Scalabilité, surcharge mentale et croissance à risque : comment un BET a repris le contrôle avec Karanext

Plus une boîte grossit, plus elle peut tourner à "l’usine".
Et plus c’est l’usine, plus les journées s’allongent.

C'est ce qui s'est passé au sein d'un bureau d’études techniques de 30 personnes, en pleine phase de croissance.
Sur le papier, tout allait bien, mais dans la réalité, tout reposait sur une organisation bancale, bricolée à coup d’Excel et de bonnes volontés.

Chaque devis, chaque projet, chaque facture nécessitait des allers-retours entre fichiers, outils isolés, et relances manuelles.
Bertrand, l'office manager, jonglait entre RH, CRM, projets, reporting.
Sans outil dédié, sans processus fluide, mais avec une pression qui montait, mois après mois.

Plus le chiffre d’affaires augmentait, plus le temps administratif explosait.
Multipliez l’activité par 2 et le temps de traitement se trouvait multiplié par 6.
Une équation impossible à tenir dans la durée pour Bertrand.

Le dirigeant voyait bien que ça ne tiendrait pas, que Bertrand était à bout de souffle.
Pas de visibilité sur la rentabilité des projets, pas de projection fiable.
Et une équipe qui commence à saturer.
Il fallait agir.

Bertrand et sa direction se retrouvent face à deux options : recruter ou structurer.
C’est finalement un nouveau chef de projet, passé par une autre structure, qui soufflera la solution :
« Dans mon ancienne boîte, on utilisait Karanext. Croyez-moi, ça change tout. »

Un ERP taillé pour les entreprises de service

Karanext n’est pas un ERP généraliste.
C’est un outil pensé pour les structures comme la leur : bureaux d’études, ESN, cabinets de conseil.
Des structures où le temps est leur principale matière première.
Et où chaque tâche non productive devrait être automatisée, ou optimisée, comme c'est le cas pour le bureau d'études de Bertrand.

Bertrand prend rendez-vous pour une démo, et dès les premiers échanges, ça matche.
Pas besoin d’adapter l’outil : il est déjà fait pour eux.
Pas de superflu : chaque rôle retrouve ses fonctions, rien de plus.
Le CRM est intégré au projet, le projet à la facturation, la facturation au RH.
Tout est connecté, sans ressaisie.

Et surtout : c’est modulaire.
Pas besoin de tout basculer d’un coup.
On peut y aller par étapes, en fonction du besoin, sans se sentir enfermé.
Chaque utilisateur retrouve ses propres repères dans l’interface : les RH accèdent à leurs tâches, les chefs de projet aux leurs.
Résultat : moins de formation, plus d’adhésion.

La mise en place se fait sans friction : en quelques jours, les équipes sont opérationnelles, grâce à une méthodologie cadrée et à l’automatisation des imports de données.
En 15 jours, la première facture sortait de Karanext.
Un mois plus tard, l’équipe RH avait déjà gagné deux jours de boulot mensuel.

Des tâches autrefois chronophages sont devenues instantanées.
Par exemple, générer un contrat, le faire signer électroniquement, le classer : moins de cinq minutes, sans une seule ressaisie.
Et Bertrand peut enfin respirer.

De la contrainte au pilotage : quand les équipes s’impliquent vraiment

Avant, remplir un tableau Excel était une corvée.
Les chefs de projet n’en voyaient pas l’intérêt et le reporting était vécu comme une contrainte.
Et pour cause : ça ne servait qu’aux autres.

Avec Karanext, l’approche a changé.

Les collaborateurs ne déclarent plus leurs temps “pour la forme”.
Ils s’en servent pour piloter leurs projets, suivre leur charge, staffer leurs équipes.
Le retour est immédiat : visibilité, arbitrages, décisions.

En impliquant les équipes dans un outil qui leur parle, la donnée devient fiable.
Elle permet de piloter en temps réel, de détecter les écarts de marge à temps et de prendre les bonnes décisions avant qu’il ne soit trop tard. 

Fini les projets au forfait où la marge réelle s’évalue trop tard.
Les chefs de projet ajustent dès les premiers écarts.
Et les devis futurs sont mieux calibrés.

Une croissance maîtrisée, portée par la donnée

Un an après le déploiement, le bureau d’études est passé de 2 à 6 millions d’euros de chiffre d’affaires, et ce, sans recruter.
Mais ce qui a vraiment changé, c’est la façon de travailler.

Avant Karanext, chaque mission gagnée venait avec sa charge de reporting.
Les équipes déclaraient leurs temps, sans en voir l’intérêt.
La donnée servait à d’autres, pas à eux.

Depuis que Karanext a été déployé, chaque chef de projet visualise l’avancée de ses missions, suit ses charges, ajuste ses arbitrages.
Le temps renseigné est immédiatement exploité pour piloter la marge, détecter les écarts, décider en temps réel.

Le reporting n’est plus une contrainte : c’est un levier.
Les équipes s’impliquent, car l’outil leur renvoie une valeur directe.
Et c’est cette implication qui alimente, en continu, une donnée fiable, centralisée, exploitable.

Résultat ?
Un pilotage plus fin, une croissance mieux maîtrisée, et surtout : zéro corrélation entre la hausse d’activité et la charge administrative.

Avant, pour 100 000€ de CA en plus, c’étaient 6 heures de gestion supplémentaires.
Aujourd’hui, pour 100 000€ de plus, pas une minute de plus.

Bertrand et son dirigeant se projettent enfin sereinement.
Les équipes savent où elles en sont.
Et l’entreprise peut continuer à croître sans s’essouffler.