Quelle est la définition et les avantages d’un logiciel de gestion de projet ?

Cet article a pour but de vous expliquer ce qu’est un logiciel de gestion de projet, à qui sont-ils destinés, pourquoi les utiliser, comment les choisir et qu’apportent-ils à l’entreprise.

Gestion de projet définition

La gestion de projet, appelée également « management de projet », fait partie de notre quotidien, que ce soit d’un point de vue personnel ou professionnel, alliant nos ressources et nos contraintes (délai, budget, …).

La gestion de projet peut donc être définie comme un ensemble d’activités visant à organiser le bon déroulement et à en atteindre les objectifs avec les ressources dont le disposent tout en respectant les contraintes.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de projet ?

Utilisé par le chef de projets ou tout autre collaborateur travaillant sur un projet, le logiciel de gestion de projet vous aide à conduire un projet à bien.

La solution de gestion vous permettra d’avoir en temps réel une vision d’ensemble sur l’avancement de votre projet.

En effet, vous pourrez ainsi prendre du recul, sur ce qui a été fait, ce qui reste à faire, les dépenses déjà réalisées, les ressources déjà consommées et ce qu’il reste.

Ainsi, la solution de gestion vous permettra de structurer votre projet, d’avoir un suivi étape par étape et de gérer des projets de manière sereine.

Pour qui sont destinés les logiciels de gestion ?

On retrouve ces solutions dans tous les secteurs d’activités, que ce soit les services, l’industrie, la santé. Le plus souvent utilisé par le chef de projet ou encore l’entrepreneur, le logiciel peut aussi être utilisé par les collaborateurs pour permettre l’échange de fichiers, de documents entre les membres et ainsi avoir une meilleure collaboration.

Les avantages d'un logiciel de gestion de projet

Travailler avec un logiciel peut vous apporter beaucoup de bénéfice se traduit comme :

• Une plus grande efficacité
• Un travail plus collaboratif
• Un meilleur respect des délais et du budget
• Une minimisation des dépenses

Travailler avec un logiciel de gestion de projet, vous permettra de rassembler en un seul endroit l’ensemble des informations comme :

• Les fichiers et documents
• Suivre des tâches et échéances
• Messagerie collaborative permettant d’éviter de passer par les mails.
• Faciliter le travail à distance, que vous soyez une multinationale, souvent en télétravail ou encore confiné chez vous.

Comment choisir son logiciel de gestion de projet?

Il est toujours difficile de mettre en place un logiciel, savoir s'il correspondra à nos attentes. Comme pour tout autre logiciel, s’il est possible d’essayer gratuitement ou de faire une démo le logiciel, je vous préconise ce test et de ne pas avancer tête baissée dans le premier logiciel que vous trouvez.

Les chefs de projets recherchent souvent dans un logiciel, les fonctionnalités suivantes :

• Partager des fichiers
• Partager des documents
• Gestion de portefeuilles
• Gestion de tâches
• Suivi de l’avancée
• Tableau de bords
• Diagramme de Gantt

De nombreux logiciels sont disponibles sur le marché. Il faut savoir distinguer quels logiciels collent mieux à vos besoins et vous devez ainsi prendre en compte plusieurs facteurs :

• Votre activité
• Le nombre d’utilisateurs
• Le prix

Vous pouvez trouver des logiciels en version gratuite ou bien à moindre prix allant de 3€ par mois et par utilisateur jusqu’à plusieurs milliers d’euros

• En On-Premise ou en SaaS

Utiliser un logiciel de gestion de projet en SaaS, vous permettra d’accéder à tout heure et à tout moment votre logiciel mais aussi d’être régulièrement mis à jour.

De plus, un logiciel SaaS est également souvent disponible en application mobile que vous pourrez ainsi retrouver sur votre téléphone.

Conclusion :

Que vous soyez un adepte de la méthode Kanban, de la méthode Agile ou bien tout simplement utiliser des diagrammes de Gantt, vous trouverez forcément votre bonheur dans les choix de logiciels de gestion de projet.

Bien que différent par leur approche, ces outils de gestion ont le même but ; que vous restiez structuré sur ce que vous devez faire pour ne rien oublier et être à jour. Vous saurez toujours ce que vous devez faire et avec qui !

Ces logiciels deviendront vite indispensables à votre gestion de projet tant par le nombre d’atouts qu’ils disposent.

Vous retrouverez plus rapidement vos fichiers (grâce aux filtres et recherche), vous collaborerez plus vite et vous aurez une plus grande vision sur votre projet.

Ne perdez plus votre temps et utiliser un logiciel de gestion de projet.