Quelle différence entre Facture électronique et Lecture automatique de documents (LAD) ?

Entre 2024 et 2026, la facturation électronique va devenir obligatoire pour les échanges B2B en France. Certaines entreprises utilisent déjà ce processus de dématérialisation toutefois près de 8 factures sur 10 sont encore échangées en format papier.

La plupart des entreprises utilisant la facture électronique pour leurs factures factures ont recours à des technologies de LAD / RAD (lecture automatique de documents). Toutefois, il existe d'autres solutions. Dans certains secteurs comme par exemple la grande distribution, les factures sont échangées par EDI (échanges de données informatisés) qui utilisent des formats de factures structurés. Ces formats permettent d'être analysés automatiquement par des solutions informatiques.

Comment fonctionnent ces technologies ? Quels sont les avantages ? En tant qu'entreprise, vous allez être obligé d'investir dans une nouvelle solution, tour d'horizon des solutions existantes.

Quel est le principe de la lecture automatique de documents (LAD/RAD) ?

La LAD est un ensemble de technologies permettant de scanner un document et son contenu pour l'analyser. Le but de cette technologie est de reconnaître des caractères ou des termes et ainsi identifier des informations particulières. Pour une facture par exemple, les éléments à analyser seront le montant, le taux de TVA, la date d'émission ...

La lecture automatique de documents sert en général à traiter du papier

Comment cela fonctionne-t-il ? En tant qu'entreprise, vous allez recevoir des factures, les trier et les passer au scanner. La lecture automatique de documents va analyser vos factures et faire ressortir les informations voulues (avec plus au moins de réussite). Un de vos collaborateurs devra ensuite comparer les informations fournies par la LAD et s'assurer qu'elles concordent avec votre original papier. Mais attention ! Ce processus ne permet pas de se targuer de faire de la facture électronique, l'original papier doit être conservé. Avec l'obligation de la facture électronique à partir de 2024, ce processus devrait tendre à disparaître.

La LAD peut également permettre de traiter des factures au format PDF

Dans le cas de factures au format PDF, elles sont généralement reçues par mail avec un fichier PDF en pièce jointe joine. Même processus, un de vos collaborateurs devra récupérer le fichier et l'intrégrer dans la solution de LAD puis contrôler les informations. Dans ce cas de figure, si le PDF a été signé de manière électronique ou que votre outil de LAD respecte le principe de la PAF (piste d'audit fiable), on peut alors parler de facture électronique.

Toutefois, on estime que le taux de réussite de ces outils atteint, dans le meilleurs des cas, 90%. L'intervention humaine est donc obligatoire afin de s'assurer de la conformité des informations reçues par la LAD.

La LAD présenter l'avantage de pouvoir à la fois traiter des fichiers PDF et également du papier permettant de "dématérialiser" l'ensemble des factures.
Toutefois, la réalité est un peu plus complexe. Comme les formats de factures varient et ne sont pas standaridsés, il faut constamment paramètrer et entrainer les logiciels de LAD, ce qui rend la tache complexe. Des mises à jours régulières sont donc nécessaires pour reconnaître de manière efficace les nouveaux formats de factures.

Qu’appelle-t-on une facture structurée ?

Il existe un autre moyen d'échanger des factures électroniques, c'est ce que l'on appelle les factures au format structurées. Ces types de formats sont échangés selon des protocoles automatisés, que ce soit par des API ou par de l'EDI. Dans ce cas de figure, les facturent sont échangées de manière informatique et automatique entre deux SI.

Ces formats structurées (CII, UBL, Pivot Chorus, Edifact ...) permettent à des solutions informatiques d'être analysés automatiquement.

L'un des avantages de la facture strucutées et qu'elle peut être facilement et automatiquement intrégrée dans votre logiciel de gestion / ERP et réduit ainsi les interventions humaines (réception trie, saisie, vérification ...). Il est même possible d'automatiser des étapes du workflow.

Un autre avantage de cette technologie est que les factures peuvent être enrichies avec des informations supplémentaires par le fournisseur pour améliorer le traitement par le client.

LAD ou facture électronique, que choisir ?

Evidemment : Freedz, le meilleur des deux mondes ! Notre plateforme collaborative réunit les clients et leurs fournisseurs autour des factures électroniques qu’ils échangent. Freedz permet de réunir les modes de dépôts automatisés et une technologie de LAD pour les PDF.

Pour la gestion des dépôts automatisés, les solutions sont nombreuses ! Les fournisseurs disposent de modes de dépôt automatisés variés (EDI et API) et de différents formats de facture afin de s’adapter à toutes les situations. La plateforme se charge ensuite d’adapter le format de la facture afin de mettre à disposition du client toutes les factures reçues dans un format unique et intégrable automatiquement dans l’ERP.

Pour la gestion des PDF, Freedz propose une technologie de LAD de nouvelle génération. Son mode de fonctionnement est en rupture avec les technologies traditionnelles. La LAD de Freedz atteint des performances inégalées en termes de pourcentage de réussite et de rapidité.