Quel ERP Pour les Métiers d’Installation et Entretien ?

La transformation digitale des métiers d’installation et d’entretien met en avant les ERP avec une signification pas toujours partagée par les professionnels. En effet, la plupart le considère comme un « Excel Replacement Program », c’est-à-dire une alternative à Excel, plutôt qu’une solution de gain en compétitivité.

Et si en fait la mise en place d’un ERP provoquait la création de nouveaux tableaux Excel ? Ne seraient-ils pas trop lourds et/ou trop rigides au point de contraindre les utilisateurs à se débrouiller avec des tableaux Excel et autres types de bidouilles pour effectuer leur travail ?

Avec un ERP fait pour votre métier, vous n’aurez plus besoin d’investir dans des licences pour chaque département et/ou service ou de perdre davantage de temps en créant plus de tableaux Excel : il gère l’ensemble des processus métier et partage les informations en temps réel avec les personnes concernées : managers, agents de support, techniciens présents à l’atelier ou sur le terrain...

Mais quel ERP choisir parmi les centaines de systèmes proposés sur le marché ? Peut-on trouver des ERP maintenance ? Ou des logiciels de sav ? Voici donc les 4 principaux critères pour choisir l’ERP qui saurait répondre à vos besoins spécifiques :

1. Le système ERP est adapté à la complexité de votre métier

De la diversité des pratiques et métiers rencontrés dans le marché (installateurs d’équipements thermiques et climatisation, maintenanciens de piscines, professionnels des énergies, spécialistes de la protection incendie et du second œuvre dans bâtiment...), aucune solution ERP généraliste n’est en mesure de répondre à la complexité de vos processus métier ou de satisfaire vos besoins immédiats.

Inversement, un logiciel ERP conçu pour votre domaine d’activité permet d’apporter une souplesse globale et de l’agilité à votre entreprise. Avec une solution de gestion faite pour votre métier vous arriverez à gérer avec sérénité la complexité de vos processus opérationnels, vous optimisez la rentabilité de vos chantiers et interventions SAV, et améliorez la productivité de vos équipes pour répondre de manière ponctuelle à la demande du marché.

Astuce : veillez à ce que tous vos collaborateurs définissent leurs besoins et classez-les pour définir les fonctionnalités vitales, importantes ou simplement souhaitables. Comme ça, vous éviteriez de perdre du temps dans votre processus de sélection d’un logiciel adapté et vous démarrerez le plus rapidement possible.

2. Le système ERP couvre un large périmètre fonctionnel

Le meilleur logiciel ERP, c'est un logiciel de gestion adapté à votre activité, mais surtout un logiciel qui propose des modules et fonctionnalités pour répondre à vos besoins actuels et futurs. Vue la nature de l’activité des filières d'installation et de maintenance, il ne doit en aucun cas vous forcer à changer ou adapter vos processus. Votre ERP métier est plutôt là pour :

• Centraliser les données sur l'ensemble des intervenants dans votre activité, et de vos données clients (CRM, Gestion de la relation client) ;
• Vous aider à maîtriser votre chaîne commerciale et fluidifiez vos processus opérationnels (Gestion Commerciale, Devis, Facturation...) ;
• Faciliter la planification et l’organisation de vos chantiers (Gestion de Chantier) ;
• Rentabiliser vos interventions (GMAO et SAV) ;
• Faciliter l’organisation des équipes de techniciens et des stocks de pièces (Gestion des Ressources) ;
• Et, enfin, vous donner une vue d’ensemble sur votre entreprise (Business Intelligence, tableau de bord).

À titre d’exemple, dans les départements SAV, les équipes de techniciens et maintenanciens gagnent ainsi du temps en automatisant les tâches rébarbatives et fastidieuses et économisent sur les frais de déplacement avec une gestion optimale des tournées. L’intégration de l’ERP dans votre activité portera votre entreprise au rang des grandes structures en termes d’efficacité et de qualité de service.

Astuce : restez toujours ouvert d’esprit, car il se peut que vous découvrirai certaines meilleures pratiques dans les fonctionnalités présentées par votre éditeur, susceptibles d’améliorer vos opérations et la productivité de vos collaborateurs.

3. Le logiciel ERP est facile à utiliser par vos techniciens

La prise en main, l'appropriation et l’adoption du système par vos techniciens et maintenanciens représentent un véritable enjeu pour votre entreprise et figurent parmi les principaux critères de choix d’un ERP. Après tout, un logiciel ERP performant est celui que l’on utilise pleinement.

Une étude publiée récemment a montré que, dans les entreprises qui utilisent Excel ou des outils de gestion indépendants qui ne communiquent pas entre eux, les techniciens de maintenance ne comprennent pas nécessairement pourquoi on leur demande tous ces travaux informatiques alors que leur métier premier est l’installation et la réparation.

Il suffit de poser la question à vos techniciens pour se rendre compte que beaucoup reste à faire en matière de convivialité, de restitution de l’information et d’automatisation des tâches. Le quotidien de ces techniciens dans leur relation avec les outils informatiques reste à améliorer, en particulier avec un système ERP qui permet de s’affranchir purement et simplement des saisies répétitives et offre un regroupement synthétique des informations qui leurs importent.

 Astuce : la meilleure façon d’évaluer l’appropriation du nouveau système par vos collaborateurs est de les rendre partenaires dans le projet d’acquisition. Par exemple, vous pouvez tirer parti d'une méthode collaborative de développement qui permet de les engager dès les premières phases du projet afin d’accélérer l’adoption du logiciel.

4. L'éditeur du logiciel ERP offre un accompagnement de qualité

Avant de vous lancer dans votre aventure ERP, examinez attentivement le profil de votre éditeur pour vous rendre compte de sa capacité à fournir un accompagnement de qualité, que ce soit en matière de service (formation des utilisateurs, support client, relation humaine...) ou de logiciel ERP (mises à jour, sécurité, conservation des données, personnalisations...).

Il est préférable voire recommandé d’opter pour un éditeur qui soit aussi intégrateur de ses solutions logicielles pour faire affaire avec un interlocuteur unique tout au long de votre projet ERP, de sa conception jusqu’à sa mise en production, et entretenir une relation directe qui facilite la déclinaison de vos besoins sur le logiciel. C'est un gain de temps assuré.

Astuce : au-delà de la qualité du service et de l’accompagnement offert, le choix d’un éditeur-intégrateur doit être motivé aussi par sa capacité à montrer le fonctionnement du système en utilisant vos propres données et son impact sur votre activité.

Dernier conseil : d’après notre expérience, il est normal d’hésiter avant de prendre une décision si importante que l’implantation d’un nouveau système ERP.

Au lieu de vous perdre dès le début, constituez une équipe projet et documentez vos processus, faites un tour d’horizon des différents prestataires, ne vous laissez surtout pas éblouir par les marques disposant d’une forte notoriété, et planifiez votre partenariat avec l’éditeur choisi sur le long terme pour assurer que votre ERP continue à coller à vos besoins maintenant et dans l’avenir.

Enfin, n’hésitez surtout pas à nous contacter si vous êtes à la recherche d’une solution de gestion qui correspond à vos besoins.