Qualité multi-sites : –2 h/j, –30 % préparation d’audit, +50 % réactivité. SMQ Agilium, 100 % traçabilité.

Un responsable qualité arrive dans une PME agroalimentaire de 200 personnes sur 2 sites géographiques. Des procédures obsolètes stockées sur un serveur de fichiers. Des plans d’action gérés sur Excel. Les versions circulent par mail. On cherche. On recopie. On perd l’historique. Chaque audit devient un sprint. La charge mentale ne retombe jamais. Il passe 2 heures par jour à répondre : “où est la bonne version ?”, “qui a fait quoi ?”.

Le déclic : l’audit qui ne doit plus se jouer la veille

Un contrôle approche. Une non-conformité ancienne réapparaît.
Impossible de retracer vite les actions et leurs dates.
Il comprend que le problème n’est pas les équipes, mais le système : il faut un SMQ vivant, traçable et pilotable en continu.

La rencontre avec Agilium : des workflows plutôt qu’un dossier partagé

Après recherches et retours d’homologues responsables qualité, il teste Agilium.
Pas un logiciel de plus, non utilisé.
Un logiciel qualité qui fait le lien entre les sites, qui donne une vision commune du système qualité.
Il homogénéise les pratiques, le niveau d’information, qui rend les informations facilement accessibles, il montre ce qui avance et ce qui bloque, en temps réel.

• Les actions sont horodatées.
• Les relances sont automatisées.
• Les rôles sont clairs. Les documents sont accessibles dans la bonne version.

Quatre à huit ateliers, et on bascule

On pose les objectifs : quels processus, quels indicateurs, quels gains.
Puis des ateliers de 2 h avec un coach dédié. Paramétrage. Import de l’existant.
Tests.
La mise en production suit sans casse. Selon le périmètre GED + SMQ, compte 2 à 4 semaines. 
Les réticences tombent : écrans simples, rôles visibles, moins d’aller-retour, des utilisateurs embarqués dans les ateliers de paramétrage. L’adhésion se fait sans douleur.

L’ergonomie est au rendez-vous.

Ce qui change au quotidien

Le responsable n’est plus l’aiguillage humain. Le système qualité ne repose plus uniquement sur ces épaules.
Chaque pilote est responsabilisé, on sait qui doit faire quoi quand.

Chacun voit ses tâches, ses échéances, ses relances.
Les sites collaborent sans se marcher dessus.
Les audits se préparent en continu, pas la veille.
La traçabilité est totale : qui a modifié, quand, pourquoi. L’auditeur est satisfait, les preuves d’amélioration continue sont là sous nos yeux, de quoi obtenir un + !

Un pilotage enfin maîtrisé

Les non-conformités avancent parce qu’elles sont assignées.
Les actions se clôturent avec preuve.
La GED n’est plus une forêt de dossiers : c’est un référentiel commun que l’on peut accéder par site géographique, ou encore par processus, bref, une navigation visuelle qui ravit les pilotes.
Et l’on suit l’amélioration continue sur des indicateurs calculés automatiquement chaque mois, pas sur un fichier mensuel. On gagne du temps à chaque étape du SMQ.

Un an après, les chiffres parlent

• –2 h par jour pour le responsable qualité (moins de “où est la bonne version ?
•  –30 % sur le temps de préparation d’audit.
• +50 % de réactivité sur les non-conformités (assignations + relances auto).
• 100 % de traçabilité des actions et documents.
• Vision temps réel par site… et une vue d’ensemble consolidée.

Et après ? Un SMQ qui grandit avec l’entreprise

Deux ans plus tard, le système qualité est robuste et évolutif.
On ajoute au système de nouveaux workflows type contrôle d’équipements.
On centralise dans la plateforme l’ensemble des processus qualité, et on automatise.
Le responsable a quitté le mode pompier. Il travaille les causes racines.
Les audits ne sont plus une menace, mais un rendez-vous de progrès.

Pour en savoir plus sur Agilium → https://tn.alma.fr/logiciel-qualite