Pourquoi s’équiper d’un logiciel pour le bâtiment ?

Pourquoi le logiciel de gestion est devenu une nécessité pour le secteur du bâtiment ?

Les sociétés du BTP, pour la plupart, utilisent les outils bureautiques (Excel, Word) pour leur gestion.

Bien qu’ils présentent des avantages et notamment financiers, puisqu’ une simple licence Microsoft Office suffit, leurs limites sont rapidement atteintes. De surcroît, depuis le 1er janvier 2018, avec la loi anti-fraude, une entreprise utilisant un logiciel tableur ou traitement de texte pour imprimer ses factures s’expose à une amende de 7500€ et un délai de 60 jours pour se mettre en conformité par l’acquisition d’une solution certifiée qui respecte toutes les mentions obligatoires.

 Aujourd’hui des logiciels de gestion (et notamment des logiciel pour le bâtiment) existent sur le marché appelées ERP (enterprise resource planning) selon l’acronyme anglais ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français. Celles-ci répondent évidemment aux obligations légales pour l’impression des factures et offrent en plus des fonctionnalités essentielles pour la gestion de l’entreprise du bâtiment qui tournent autour de 3 grands axes :

              - le chiffrage avec un outil performant de réalisation de Devis

              - des outils de gestion de chantier

              - des outils de suivi des interventions et de la maintenance 

Un peu plus de détail des fonctionnalités d'un ERP pour votre gestion de chantier :

- suivi des affaires (de la prospection à la signature),

• Un logiciel ERP doté d’un outil de CRM , vous permet d’enregistrer dans le système toutes les informations importantes avant même la réalisation du premier devis : compte rendu de rendez-vous téléphonique ou physique, enregistrement de documents (plans par exemple) dans la GED (gestion électronique de documents), rappels automatiques des rendez-vous.
• Vous conservez ainsi l’historique complet du prospect vous permettant ainsi de le relancer
• Si le prospect devient client ses informations d’avant-vente suivront dans sa fiche, vous garantissant un historique complet.

- chiffrage (avec contrôle de la marge), intégration automatique du DPGF possible,

• Comment imaginer faire un devis complexe sans connaître exactement sa marge prévisionnelle sur chaque ligne ? Avec une solution métier permettant d’avoir une bibliothèque d’articles et d’ouvrages précise et tenue à jour simplement, vos devis sont des plus justes et vous avez loisir de jouer sur vos prix et vos coefficients pour effectuer le meilleur chiffrage pour votre entreprise et le client.
• L’intégration automatique des appels d’offres rend encore plus simple la réalisation de vos devis, sans risque d’oubli, avec un gain de temps important.

- facturation directe ou à l’avancement,

• Pour une facturation simple, l’ERP vous permet en un clic de passer du devis à la facture
• Pour un chantier important s’étalant sur plusieurs semaines ou mois, l’outil de gestion de chantier vous permet de cadencer la facturation à votre client au plus juste, en suivant vos frais engagés. Vous pouvez ainsi lui adresser des factures d’avancement (ou situations de travaux) jusqu’au décompte final de fin de chantier. 

- gestion du stock,

• Pour une entreprise qui souhaite stocker des matériaux, l’ERP peut gérer les stocks au plus juste en proposant des réapprovisionnements basés sur des seuils définis préalablement.
• Les points de stockage peuvent être multiples : dépôt central mais aussi stocks sur chantiers

- commandes fournisseurs automatiquement élaborées à partir d’une commande client,

• Un devis accepté est transformé en commande client ferme, les besoins en matériaux sont connus et le système peut proposer automatiquement les commandes fournisseurs à passer, et tout cela en tenant compte du stock disponible.
• Le passage en commande peut être précédé de demandes de prix adressées à vos fournisseurs automatiquement, cela toujours en fonction du besoin exprimé dans le devis.
• Certains éditeurs d’ERP ont conclu des partenariats avec des fournisseurs de catalogues numériques, fabricants ou grossistes, qui sont accessibles dans la rédaction d’un devis. Les conditions d’achat chez ces fabricants ou grossistes ayant été renseignées préalablement, les articles arrivent dans vos devis aux bons prix d’achats.

- gestion de chantier (avec imputation des temps et des matériaux) permettant au jour le jour de suivre la rentabilité du chantier

• Comme indiqué dans le paragraphe sur la facturation, l’outil de gestion de chantier permet de facturer le client au plus juste en fonction des dépenses engagées
• Les dépenses engagées sur un chantier sont les commandes d’achat pour les matériaux chiffrées dans le devis initial, mais aussi tout autre achat complémentaire ou frais.
• Des travaux supplémentaires (TS) faisant l’objet d’un nouveau devis accepté peuvent venir ‘’gonfler’’ le budget chantier.
• Les heures passées sont saisies à partir d’un document remis par le chef de chantier ou bien sur une tablette à distance, toutes sont affectées automatiquement au chantier, dans l’ERP .
• Des frais supplémentaires telles que des locations de matériel peuvent également être imputées
• Vous bénéficiez donc d’un tableau de bord en temps réel sur la rentabilité de votre chantier
• Au-delà des aspects économiques, la gestion de chantier au travers d’un planning ‘’phasé’’ (au niveau de détail souhaité), permet une affectation des collaborateurs en amont afin de définir le planning précis de chacun et obtenir un plan de charge de l’entreprise.   

-gestion des contrats de maintenance et des interventions techniques. Certains ERP permettent également la gestion des contrats et des interventions pour les sociétés offrant un service après-vente tels les chauffagistes.

• Un contrat d’entretien peut s’appliquer à un matériel précis (une chaudière par exemple) ou à un parc de matériel.
• Dans un contrat sont définies et planifiées, les visites préventives avec les opérations précises à conduire lors de chaque visite.
• La facturation du contrat est également paramétrable : annuelle, semestrielle, etc
• L’ERP se charge de rappeler les opérations à réaliser : intervention, facturation, et peut également établir les courriers aux clients avant les échéances : interventions prévues, échéance du contrat, …
• Les interventions techniques peuvent être planifiées (dans un contrat) ou à la demande.
• Une intervention à la demande peut faire l’objet d’un devis. Création du devis et transfert en intervention.
• La planification d’une intervention se fait à l’aide du planning des techniciens.
• Le technicien, une fois l’intervention réalisée, peut disposer d’une application sur smartphone ou tablette pour terminer l’intervention et faire signer le client. L’intervention est transférée dans l’ERP automatiquement afin d’être contrôlé au bureau et facturée    

Tout cela s’articule autour des données de base (prospects, clients, fournisseurs, articles, ouvrages, salariées) qui sont enregistrées dans le système afin d’assurer une gestion rigoureuse de votre entreprise.

La gestion des règlements clients et fournisseurs est également prise en charge par la plupart des ERP, vous offrant une intégration complète de vos données dans le même outil.

Que vous possédiez ou non votre propre logiciel de comptabilité, votre ERP correctement paramétré génère les fichiers comptables au format correct pour votre logiciel comptable ou votre expert -comptable. 

L’implémentation d’un tel logiciel de gestion peut paraître une opération énorme et très chronophage pour une petite entreprise du BTP dont les préoccupations principales sont sur le terrain.

Mais il est tout à fait possible de démarrer avec les devis, tel que vous le faites avec un outil bureautique, sans nécessairement s’appuyer sur une bibliothèque d’articles (qui peut s’élaborer au fil du temps), ainsi vous bénéficiez déjà d’une présentation normalisée de vos devis et un classement ordonné dans votre logiciel doté d’outils de recherche pour les retrouver facilement. Vous pouvez également associer à vos devis des documents tels que des plans, documents d’appel d’offre, …, grâce à une GED (gestion électronique de documents) généralement intégrée à l’ERP.

Votre devis accepté se transforme d’un clic en une facture ou encore une facture d’avancement en conformité avec la loi .

Ainsi au fil du temps vous pourrez intégrer de nouvelles fonctionnalités à votre logiciel pour bâtiment qui vous fera gagner en temps, et en efficacité.