Planification des tâches et des ressources : découvrez pourquoi Beesbusy séduit tous ceux qui l’essaient, à travers le retour d’expérience de Jérôme, responsable de bureau d’étude.

Gérer la bonne exécution de plusieurs affaires simultanées dans un bureau d’études technique se fait trop souvent en mode "pompier".
La faute aux informations des projets dispersées, aux plannings approximatifs, au manque de collaboration et communication entre les personnes de l'équipe.
C'était exactement la situation de Jérôme, responsable des projets dans un bureau d'études thermiques d'une vingtaine de collaborateurs, jusqu'à ce qu'il passe à Beesbusy.

Les limites d'un coordinateur de projet sous Excel

À l'arrivée de Jérôme dans l’entreprise, toute l'exécution des affaires de ce bureau d'études thermiques repose sur Excel.
Un système de différents tableurs qui doit être complété et mis à jour par l'ensemble de l'équipe quotidiennement et dont les différents fichiers communiquent entre eux.
Enfin, en théorie.
En pratique, Jérôme court après les données d'avancement des affaires auprès de ses équipes, constate les retards, les décalages... et pilote trop souvent à l'instinct en "réaction", plutôt qu'en anticipation/planification depuis l'outil Excel.
En un mot, Jérôme fait le "pompier" plutôt que son rôle de coordonnateur des projets.

Le jour où son dirigeant annonce une nouvelle affaire majeure pour le bureau d'études, tout le monde se réjouit... sauf Jérôme.
Pour lui, c'est le déclic.
Il sait, que sans un outil adapté, la coordination des projets est un frein au développement serein du bureau.
Avec cette nouvelle affaire, il n'est plus possible pour lui de compenser les limites d'Excel par son propre dévouement.
Il demande et obtient carte blanche auprès de son dirigeant pour trouver un logiciel de planification et de pilotage des projets.
 

Un essai réussi

Des outils de gestion de projet, il en existe beaucoup.
Certains ressemblent à de simples "todo list", d'autres justifient plusieurs mois de paramétrage et de mise en place.
Alors Jérôme établit ses critères.
Il veut :

• Organiser tout le travail de l'équipe autour de tâches affectées.
• Planifier de façon visuelle en tenant compte des multiples contraintes (absences, jalons, etc.).
• Ajuster/décaler facilement en fonction des avancements réels.
• Collaborer/communiquer efficacement avec les membres de l'équipe en centralisant l'information nécessaire à la réussite des projets.
• Garantir de bonnes conditions de travail à tous les collaborateurs avec une gestion fine de l'affectation en fonction de la charge de travail et des compétences.
• Trouver une solution pouvant être mise en place très rapidement.

Ses recherches le mènent à Beesbusy.
Après une démonstration et l'usage de la version gratuite pendant quelques jours ; 3 points arrêtent son choix :

1. La prise en main simple et agréable.
2. Le calcul en temps réel du taux d’occupation, qui permet d'ajuster le planning pour garantir de bonnes conditions de travail aux collaborateurs.
3. La planification très visuelle qui permet à l'équipe de savoir d'un coup d'œil l'avancement des projets et de se mobiliser/fédérer autour des objectifs de chaque projet.

La décision est prise ; l’intégration est lancée.
Au démarrage, Jérôme appréhendait la réaction de son équipe face au changement.
Dès les premières semaines d'usage, sa crainte est effacée, toute l'équipe y trouve son compte :

• De meilleures conditions de travail (planning mieux maîtrisé, charge correctement répartie).
• Un gain de temps en saisie, mais également en recherche d'informations.
• Une meilleure communication et collaboration autour des projets.

Bilan après les premiers mois d'usage : grâce à Beesbusy, Jérôme construit avec son équipe des plannings qu'ils tiennent à 90 % et qui les rendent tous plus efficaces.
Il ne fait plus le "pompier", célèbre chaque nouvelle affaire, et investit une partie de son temps dans ce qu'il apprécie le plus dans son métier : l'amélioration des méthodes d'exécution des affaires.
 

Un nouveau standard de la planification de projet

Le cas de Jérôme n'est pas une exception.
Depuis 7 ans, 80 000 personnes utilisent au quotidien Beesbusy pour planifier et piloter leurs projets.
Tous s'accordent à dire que Beesbusy est devenu indispensable dans la bonne planification des tâches et des ressources.
La vie de l'équipe est améliorée ; la productivité aussi.

Si vous gérez des projets et que vous souhaitez faire un meilleur staffing comme Jérôme et les 80 000 membres de la communauté d'utilisateurs de Beesbusy : cliquez ici pour démarrer !