Image de l'article Optimiser ses achats : Les KPI pour réussir
Découvrez l'importance des KPI dans la gestion des achats. Explorez l'aspect stratégique de ces indicateurs pour optimiser vos process approvisionnements !

Dans le monde des affaires, l'optimisation des achats est une quête incessante pour les entreprises souhaitant renforcer leur compétitivité et accroître leur rentabilité. Pour atteindre ces objectifs ambitieux, une gestion stratégique basée sur des données tangibles est indispensable. C'est ici que les KPI (Key Performance Indicators) prennent toute leur importance. Ces indicateurs clés de performance offrent une vision éclairée sur les différents aspects du processus d'achats. Dans cet article, nous allons explorer les KPI essentiels à surveiller pour une gestion stratégique des achats, en mettant en avant des exemples concrets pour mieux saisir leur utilité.

 

L'intérêt des KPI dans les achats

 

Les KPI jouent un rôle essentiel dans la gestion des achats en fournissant une boussole précieuse pour orienter les décisions et les actions. En permettant aux entreprises de mesurer et d'analyser différents aspects de leur processus d'achats, les KPI offrent une vision claire et objective de la performance achats. Grâce à ces indicateurs clés, les responsables achats peuvent évaluer l'efficacité de leur chaîne d'approvisionnement, contrôler les coûts, identifier les opportunités d'économies, renforcer les relations avec les fournisseurs et améliorer la satisfaction client. Les KPI guident également les entreprises vers une gestion plus efficiente en identifiant les domaines d'amélioration et en facilitant la prise de décisions stratégiques basées sur des données tangibles. Ainsi, en s'appuyant sur les KPI pertinents, les entreprises peuvent optimiser leurs achats, gagner en compétitivité et consolider leur position sur le marché.

 

1. Taux de couverture des besoins : Un équilibre délicat pour une chaîne d'approvisionnement fluide

 

Au cœur de toute entreprise prospère se trouve une chaîne d'approvisionnement fluide et efficiente, notamment dans le contexte actuel où l'efficience et intiment liée à la satisfaction de vos clients. Le taux de couverture des besoins joue un rôle déterminant dans cet équilibre. Il permet d'évaluer la capacité de répondre à la demande interne en produits ou services, évitant ainsi les ruptures de stock ou les délais de livraison excessifs. En veillant à maintenir un taux élevé, les entreprises peuvent garantir une continuité d'approvisionnement, une productivité accrue et, par conséquent, une satisfaction client renforcée.

Exemple : Une entreprise de production électronique surveille de près son taux de couverture des besoins pour éviter les ruptures de stock. Grâce à un taux élevé, elle peut s'assurer d'avoir toujours suffisamment de composants électroniques en stock pour répondre à la demande croissante du marché, évitant ainsi tout retard dans la livraison de ses produits. (cf. Pénurie des semis conducteurs)

 

2. Taux de satisfaction des fournisseurs : Un pilier pour des relations gagnantes

 

Derrière chaque produit ou service acheté, il y a un réseau de fournisseurs qui joue un rôle crucial. Le taux de satisfaction des fournisseurs reflète la qualité de cette relation. Un taux élevé indique une collaboration solide avec des fournisseurs fiables, offrant des produits de qualité et un service attentionné. En entretenant de telles relations gagnantes, les entreprises peuvent non seulement bénéficier de meilleures conditions tarifaires, mais aussi de partenariats durables qui contribuent à la pérennité de leur activité.

Exemple : Cela peut jouer sur la confiance que nous accordent les fournisseurs. Une entreprise de cosmétiques veille à maintenir un taux de satisfaction élevé auprès de ses fournisseurs clés. En assurant une communication transparente et une gestion optimisée des factures, elle développe des relations de confiance qui lui permettent d'obtenir des prix compétitifs, tout en bénéficiant d'autres avantages commerciaux.

 

3. Coûts d'approvisionnement par rapport au budget : Un contrôle avisé des dépenses

 

La gestion rigoureuse des dépenses est un élément clé pour un service achats. C'est dans cette optique que le suivi des coûts d'approvisionnement par rapport au budget prévu intervient. En comparant les dépenses réelles aux prévisions budgétaires, les entreprises peuvent détecter rapidement les écarts et prendre des mesures correctives. Cet indicateur permet d'optimiser l'allocation des ressources financières, évitant ainsi les dérapages budgétaires et favorisant une utilisation plus avisée des fonds.

Exemple : Une entreprise de logistique utilise un suivi précis des coûts d'approvisionnement par rapport à son budget prévu. Avec cela, on identifie les inefficiences dans ses processus d'achats et les achats qui peuvent être écartés. Cela permet de rationaliser ses opérations, d'optimiser ses dépenses et de réaliser des économies significatives.

 

4. Délais de livraison : Durée des processus de commande

 

Pour les entreprises, la satisfaction client est un objectif central. La durée des processus de commande va directement impacter cette même satisfaction, car tout retard va se répercuter sur l'utilisateur final : le client. C'est là que le délai de livraison entre en jeu. On va suivre le temps écoulé entre la passation de la commande et la réception effective des produits ou services. Un processus efficace va garantir systématiquement une meilleure satisfaction client, évitant les retards préjudiciables et pouvant porter atteinte à la réputation de l'entreprise. En analysant ce KPI, les entreprises peuvent identifier les domaines d'amélioration et optimiser leur chaîne logistique pour mieux répondre aux attentes de leurs clients.

Exemple : Une entreprise étant dans un secteur avec des délais serrés va optimiser son processus. Comment ? En automatisant et allégeant le plus possible sans perdre en qualité ces dits processus. Les KPI liés aux commandes vont être la base de cette politique d'efficience.

 

5. Le Taux d'achats effectués hors contrat : Contrôler la conformité et les coûts

 

Au sein d'une entreprise, la gestion des achats repose souvent sur des contrats d'approvisionnement encadrant la grande majorité des dépenses. Cependant, il est crucial de s'interroger sur la connaissance et le respect effectif de ces contrats par les différents métiers au sein de l'organisation. C'est ici qu'intervient le cinquième KPI de la performance achat, destiné à piloter le respect des procédures par les commanditaires. Ce KPI évalue deux aspects essentiels dans le temps : la part des dépenses engagées hors contrat malgré leur existence, ainsi que l'écart de prix induit par ces comportements alternatifs. En surveillant de près ce KPI, les entreprises peuvent identifier les dérogations aux accords établis et prendre des mesures pour renforcer la conformité aux procédures d'achat. Cette démarche permet non seulement de limiter les risques liés aux achats hors contrat, mais aussi de maîtriser les coûts et d'optimiser l'efficacité globale des processus d'achat.

 

6. La corrélation coût/valeur : Une vision plus de l'application des accords

 

Pour évaluer l'efficacité des accords conclus avec les fournisseurs, il est essentiel de dépasser le simple calcul du pourcentage de fournisseurs sous contrat. Le troisième KPI, connu sous le nom de "Linear Performance Pricing (LPP)" ou "Corrélation Coût/Valeur"offre une perspective plus pertinente de la réalité de l'application de ces accords. Concrètement, ce KPI prend en compte deux aspects cruciaux :

  1. Le respect réel des contrats est évalué à travers le calcul du nombre de lignes d'achats facturées en dehors des prix de référence convenus. Cela permet de mesurer si les fournisseurs respectent effectivement les tarifs négociés et évite ainsi toute dérive de coûts.
  2. Le pourcentage des dépenses totales que représentent ces dépassements de prix est également pris en compte. Cette mesure permet de quantifier l'impact financier de ces écarts et d'identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires.

En privilégiant ce KPI, les entreprises peuvent mieux évaluer la valeur réelle des contrats conclus avec leurs fournisseurs et prendre des décisions éclairées pour optimiser leurs achats, en favorisant une gestion plus efficiente des coûts et en renforçant la performance de leurs accords commerciaux.

 


Conclusion : Une gestion stratégique grâce aux KPI

En conclusion, la gestion stratégique des achats repose sur des indicateurs clés de performance, les KPI, qui offrent des informations cruciales pour évaluer, ajuster et améliorer les processus d'achats. Chaque KPI  joue un rôle essentiel dans l'optimisation des achats, qu'il s'agisse de garantir une chaîne d'approvisionnement fluide, de privilégier des relations de fournisseurs gagnantes, de contrôler les dépenses, d'encourager l'innovation ou de satisfaire pleinement les clients. Ainsi, en adoptant une approche stratégique basée sur ces indicateurs, les entreprises peuvent atteindre de nouveaux sommets d'efficacité, de rentabilité et de compétitivité sur le marché.

 

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Concernant l'auteur :
Anis NOUICER
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