MS PROJECT : L'outil de gestion de projet le plus utilisé !

Les fonctionnalités de Microsoft Project

Planification et pilotage des projets

Microsoft Project permet la planification des projets, c’est-à-dire la création d’un plan. Il permet la création de tâches et de jalons, leur hiérarchisation, et de définir des liens entre les tâches. Une estimation de la durée et de la charge (ou travail) nécessaire à la réalisation de chaque tâche peut ensuite être réalisée.

Des modèles peuvent être créés afin de proposer des plans types aux utilisateurs (par exemple, si les projets nécessitent de suivre une méthodologie ou un processus précis.

Microsoft Project propose différentes représentations graphiques du projet : diagramme de Gantt, réseau des tâches…

Les possibilités de pilotage des projets sont nombreuses : définition de la planification initiale (c’est-à-dire l’enregistrement d’une photographie de référence du plan de projet), saisie de l’avancement des tâches, re-planification.

Le chef de projet peut mettre à jour l’avancement du projet :

• via la saisie d’un pourcentage d’avancement (délai ou charge) ;
• via la mise à jour de la durée réelle et de la durée restante ;
• via la mise à jour du travail réel (réalisé) et du travail restant (reste à faire).

Gestion des ressources

Microsoft Project permet la gestion des ressources de chaque projet, c’est-à-dire la création de l’équipe projet puis l’affectation des ressources définies.

Il est possible de créer différents types de ressources :

• ressources « travail », à qui l’on peut attribuer des charges de travail : individus, mais aussi des machines-outils par exemple ;
• ressources « matérielles », correspondant à des matériaux (ressources consommables avec des unités) : béton (m3), câble (km)…
• ressources « coût » (apparue depuis la version 2007 de Microsoft Project), pour pouvoir associer aux tâches du projet des postes de dépense : frais de déplacement, achat de prestation au forfait…

Les ressources, en particulier celles de type travail, peuvent être typées comme génériques : elles correspondent alors à des profils de compétences.

Chaque ressource peut être ensuite affectée aux tâches du projet. Via le planificateur d’équipe, nouveauté de la version 2010, il est possible de gérer un plan de capacité des ressources et d’allouer ainsi les tâches du projet aux ressources.

Lorsque les ressources ont été affectées, Microsoft Project rend possible l’analyse des plans de charge des ressources affectées, via par exemple l’affichage d’un graphe des ressources. Une fonctionnalité, l’audit des ressources, peut être utilisée pour résoudre les problèmes de sur-utilisation des ressources détectés, en réorganisation les tâches du projet.

Gestion des coûts

Chaque ressource peut avoir un coût : taux journalier pour une ressource de type travail, coût unitaire pour une ressource matérielle… Ainsi, en fonction des affectations des ressources réalisées sur les tâches du projet et de coûts fixes pouvant être définis pour chaque tâche, Microsoft Project calcule le coût du projet. Pour les individus, il est également possible de gérer les heures supplémentaires.

Depuis la version 2007, des ressources budgétaires permettent par ailleurs de définir le budget initial du projet, qui peut être comparé au coût du projet calculé.

Analyse et communication des informations du projet

Microsoft Project offre une palette de possibilités d’analyse des données du projet et propose de nombreux rapports. Il est même possible d’exporter les informations du projet dans Microsoft Excel ou Microsoft Visio pour analyser le travail et les coûts du projet en fonction de différents axes d’analyse (tâches, ressources, affectation, temps), via des tableaux, graphiques et diagrammes croisés dynamiques.

Microsoft Project permet de communiquer les informations des projets : copie du diagramme de Gantt, impression et surtout, depuis la version 2010, possibilité de créer une frise chronologique exportable vers Microsoft PowerPoint ou dans un message électronique.

Le prix du logiciel

Il coute tout simplement 800 euros par licence et par an.

Les avantages de MS

• C’est l’outil le plus utilisé sur le marché
• Il est complet, beaucoup de fonctionnalités
• La dernière version (2016) est plus ergonomique et intuitive que les autres

Les désavantages de Microsoft Project

• Problèmes de compatibilités entre les différentes versions
• Difficile de s’y retrouver avec les nouvelles versions
• Peut être trop de fonctionnalités, il faut être formé pour bien l’utiliser

Conclusion : l'outil de planification numéro 1

Ms Project est l’outil de planification le plus utilisé sur le marché. Utilisé par plus de 20 millions de chefs de projet, Microsoft Project est le logiciel de gestion de projet le plus utilisé au monde. Plus de 10 000 entreprises ont aussi déployé la version serveur de Microsoft Project, nommée Microsoft Project Server. C’est donc plus simple pour tous les planificateurs d’avoir un outil commun pour être compatible avec leurs clients.

Mais est-ce vraiment pertinent d’investir 800 euros par licence sachant que des versions similaires à Ms Project gratuite existent sur le marché ?