Les question qu'on nous pose le plus souvent sur les ERP

Proposé par Camille BOULET
En poste chez LeBonLogiciel.com
08/09/2022

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Nous répondons aux questions que la plupart des entreprises nous posent au début de leur réflexions sur la mise en place d'un ERP

C'est quoi un logiciel ERP ?

L'ERP est un moyen pour les entreprises de coordonner et d'optimiser les fonctions importantes de leur activité. Les logiciels ERP aident les entreprises à mettre en œuvre la planification des ressources.

Ils intègrent tous les processus commerciaux nécessaires au fonctionnement de leur entreprise dans un seul système. Un système ERP peut automatiser de nombreuses fonctions commerciales différentes, telles que la comptabilité, les achats, la gestion des stocks et les ventes.

Ce qui différencie l'outil ERP des autres logiciels de gestion, depuis sa création dans les années 1970, c'est qu'il intègre systématiquement les systèmes de comptabilité et d'entreprise.

 

Quels avantages une entreprise tire-t-elle du déploiement d'un ERP ?

 

Pour économiser de l'argent

Les systèmes ERP combinent différentes fonctions commerciales en un seul système intégré, ce qui permet aux employés de faire un meilleur usage de leur temps et de leurs compétences.

La base de données centrale rend les informations plus accessibles. Les utilisateurs ne sont plus obligés d'apprendre à utiliser plusieurs outils distincts ; ils peuvent se concentrer sur l'utilisation du nouveau système une seule fois, ce qui leur fait gagner un temps précieux et de l'argent.

Pour avoir une meilleur collaboration

Les logiciels ERP rationalisent la collaboration en fournissant une source unique d'informations. Comme tous les membres de l'équipe peuvent accéder aux mêmes données, les projets ne sont pas retardés par l'incertitude quant à savoir qui détient tel ou tel élément de connaissance.

Tous les fichiers sont compilés et stockés dans un seul système afin qu'ils puissent être facilement partagés, consultés et mis à jour. L'utilisation des bonnes données réduit le risque d'erreur, ce qui rend le processus plus rentable.

Réaliser une analyse de l'intelligence économique

Les systèmes ERP enregistrent et organisent toutes les données saisies par les utilisateurs, ce qui facilite l'examen de l'historique de ces enregistrements. La plupart des solutions ERP proposent aux dirigeants des tableaux de bord personnalisés afin qu'ils puissent accéder aux rapports d'activité dès leur première connexion.

Pur libérer les talents des employés

Un système ERP bien conçu peut automatiser des processus fastidieux et effectuer des calculs complexes en quelques secondes. En permettant à vos employés de faire un travail plus réfléchi, vous augmentez leur productivité et leur efficacité. Résultat : des bénéfices plus élevés pour l'entreprise.

Pour augmenter la satisfaction client

La plupart des systèmes ERP intègrent un outil de gestion de la relation client ou peuvent être intégrés à un tel outil. Avec un ERP et un CRM travaillant ensemble, votre entreprise a accès aux données de toutes les fonctions de l'entreprise. Un système CRM intégré peut fournir à une entreprise des informations détaillées sur ses clients. L'équipe peut ainsi avoir une vision plus complète des besoins des clients, ce qui améliore la compréhension et conduit à une meilleure prestation de services.

Une meilleure compréhension des besoins de vos clients peut vous aider à élaborer une stratégie commerciale plus efficace.

Pour être en conformité et gérer les risques

Les entreprises doivent respecter les réglementations en matière d'environnement, de sécurité de l'information et de ressources humaines.Les ERP peuvent également être utilisés pour documenter, par exemple l'utilisation des produits chimiques ou encore les dispositions fiscales, ainsi que pour répondre à d'autres exigences de conformité. Il est très simple de générer automatiquement des rapports et de les envoyer directement aux organismes de réglementation compétents .

Les systèmes ERP améliorent la gestion financière en fournissant des informations fiables et précises pour la budgétisation, la programmation et le développement de produits.

Pour surveiller les stocks au plus près

L'ERP dynamise votre gestion de la chaîne d'approvisionnement, en automatisant les tâches de l'équipe (codes-barres et étiquettes RFID) afin que vous puissiez suivre les niveaux de stock en temps réel.

La visibilité de l'entrepôt augmente l'efficacité du prélèvement, de l'emballage et de l'expédition. Les technologies de suivi fournissent des chiffres précis que les utilisateurs peuvent utiliser dans les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) comme indicateurs clés de performance. Ils savent quels sont les produits les plus demandés et ils connaissent également le temps nécessaire à la livraison des différentes marchandises.

Les gestionnaires d'entrepôts obtiennent des données en temps réel sur leurs stocks et peuvent prendre des décisions commerciales plus précises.

Pour mieux planifier la production et la gestion des ressources

Les logiciels ERP, lorsqu'ils sont utilisés dans le cadre de la fabrication, peuvent optimiser les calendriers et les ressources de production en fournissant une vue d'ensemble de toutes les étapes concernées.

La gestion des actifs en temps réel permet de planifier la maintenance préventive, ce qui réduit les temps d'arrêt non planifiés et augmente la rentabilité. Les relations au sein de la chaîne d'approvisionnement sont optimisées grâce au partage et à l'analyse des données en temps réel.

 

Quels domaines de l'entreprise seront couverts par l'ERP ?

Les logiciels ERP couvrent un large éventail de processus opérationnels dans tous les services.

La gestion de la comptabilité

La gestion comptable comprend les comptes clients, les comptes fournisseurs et la gestion du personnel. L'ERP permet à ce processus de définir plus clairement l'organisation financière de l'entreprise.

La gestion de la production

Le système ERP vous permet de planifier vos ressources (finances, matériaux, etc.) et de les programmer. Il assure également la traçabilité et la maîtrise de la chaîne de production.

Le contrôle de gestion

Le contrôle de gestion est un processus qui permet à l'entreprise de mettre en place un système de pilotage qui optimise les relations entre les ressources utilisées et les résultats produits. Ces ressources peuvent être financières ou humaines.

La gestion des stocks

La gestion des stocks d'une entreprise doit être précise et cohérente pour assurer la pérennité d'une entreprise. L'ERP optimise le taux de rotation des stocks et réduit les dépenses qui y sont liées.

La gestion des achats

Une gestion proactive des achats - dans un système ERP qui la prend en charge - permet aux entreprises d'augmenter leurs revenus tout en réduisant leurs coûts.

La gestion des ventes

L'ERP aide les entreprises de tous types à mieux planifier et organiser leurs opérations, à faciliter le financement en fournissant des informations plus ponctuelles sur les ventes.

 

Comment utiliser un ERP ?

Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel ERP, vous devez suivre quelques règles de base. Tout d'abord, standardisez les processus et les données de l'entreprise afin que toutes les applications partagent une même définition. Ensuite, créez des règles de traitement - par exemple, quelles sont les étapes nécessaires pour accomplir chaque tâche ? Enfin, établissez des normes de format - comment les informations seront-elles présentées ?

Les logiciels ERP vous permettent de répartir la saisie des données et le contrôle d'accès sur toutes les parties de l'organisation. Cela accélère le traitement et garantit que les informations sont plus précises que lorsqu'elles sont réparties entre plusieurs systèmes.

Les communications interservices sont rationalisées par le routage électronique des informations d'un rôle à l'autre. Cela réduit encore la latence des communications avec les clients et augmente l'efficacité de l'entreprise dans son ensemble.

Intégrez votre ERP aux systèmes de vos clients et de vos fournisseurs, afin qu'ils puissent accéder aux informations plus rapidement et les livrer avec plus de précision. Les systèmes ERP comprennent souvent des outils qui permettent aux parties externes de communiquer avec votre système tout en préservant l'intégrité et la sécurité des données.

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Qu'est-ce que l'ERP et l'IGP ont en commun ?

ERP pour Entreprise Resources Planning et PGI pour Progiciel de Gestion Intégré.

Ces deux termes désignent le même outil informatique, une application destinée à aider une entreprise à gérer ses finances.

Les progiciels de gestion intégrés peuvent représenter un investissement important et sont développés sur mesure, ce qui signifie qu'ils présentent toutes les limitations fonctionnelles qui en découlent. En raison de leur coût élevé, il est peu probable qu'ils permettent à votre entreprise de réaliser des économies, même s'ils peuvent s'avérer utiles pour rationaliser les processus dans certains secteurs d'activité.

L'ERP regroupe de nombreux systèmes différents - développement de produits, comptes fournisseurs, service clientèle, etc. - et permet aux utilisateurs d'y accéder par le biais d'une application centralisée.

 

Quelle est la différence entre ERP et CRM ?

Le CRM, ou outil de gestion de la relation client, permet aux entreprises de gérer les relations avec leurs clients.

Il rationalise l'enregistrement et la gestion des informations de contact, automatise les tâches de marketing courantes (telles que l'envoi de courriels de prospection ou de promotion) et inclut un historique des contacts pour suivre les communications passées. Le service marketing ou le service commercial peuvent utiliser les données d'un CRM pour cibler des listes de diffusion vers des groupes spécifiques de clients.

L'ERP ou Enterprise Resource Planning est un logiciel qui permet de gérer, administrer et contrôler les ressources de l'entreprise. Ce logiciel rassemble les informations nécessaires à la gestion des stocks, aux achats, aux rapports de vente et au suivi budgétaire, le tout en temps réel.

 

Lier un logiciel ERP à un système CRM tiers, ou choisir un ERP qui intègre le propre CRM de l'éditeur ?

À mesure que les entreprises ont numérisé leurs opérations, les responsables des systèmes d'information ont commencé à voir l'intérêt de la convergence dans le traitement des données. Pour être utilisées le plus efficacement possible, les ressources numériques d'une entreprise doivent communiquer entre elles. Ce faisant, c'est l'ensemble du flux de travail qui est affecté. Pour s'assurer que les processus opérationnels d'une entreprise fonctionnent correctement et donnent de bons résultats, il faut aligner tous les traitements de données. Par exemple, le système ERP se connecte au logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour produire ce résultat. Ce lien peut se faire par le biais d'un logiciel tiers, ou "connecteur", qui relie une application ERP à une application CRM. Certains éditeurs qui proposent les deux types d'applications rendent également les deux compatibles en proposant des connecteurs naturels entre elles.

Au moment de choisir entre un connecteur tiers et un système ERP/CRM intégré, les entreprises sont motivées par deux facteurs. Premièrement, elles doivent avoir les moyens d'acquérir l'une ou l'autre solution. Si une entreprise choisit d'utiliser un connecteur tiers parce qu'elle n'a pas les moyens d'acheter une suite intégrée, la situation peut être inversée si elle a de l'argent mais ne possède pas l'expertise nécessaire pour construire elle-même de tels systèmes. L'intégration est un facteur clé dans le choix d'un logiciel d'entreprise, et payer pour cette intégration peut être coûteux. Cependant, modifier la façon dont votre entreprise fonctionne pour s'adapter à un nouveau logiciel peut également comporter des risques en raison des inefficacités opérationnelles introduites par les nouvelles plateformes.

Cependant, un connecteur tiers peut ne pas être aussi compatible ou fiable qu'une solution intégrée.

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