Les défis de facturation des entreprises de services : comment un ERP peut vous aider ?

Un remède contre les tracas liés à la facturation : L'ERP

La facturation et la tarification des entreprises de services représentent souvent un défi complexe. Ces sociétés doivent établir des méthodes de facturation adaptées aux services fournis, en prenant en compte plusieurs éléments tels que la complexité des contrats, les tarifs horaires ou basés sur des livrables, ainsi que les coûts indirects.

Face à cette problématique, de nombreuses entreprises se tournent vers les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour les aider à gérer efficacement leur facturation et leur tarification.

Afin d'explorer en profondeur comment un ERP peut aider les entreprises de services à mieux gérer leur facturation, nous avons sollicité l'expertise de dirigeants d'ERP spécialisés dans ce domaine. Leurs connaissances et leurs expériences nous permettront d'appréhender les avantages concrets qu'un ERP peut offrir pour surmonter les défis de facturation et de tarification auxquels sont confrontées ces entreprises.

Les défis de facturation des entreprises de services

Les défis liés à la facturation pour les entreprises de services vont se manifester de diverses manières. En effet, ce sont les subtilités liées à ces mêmes services qui vont conditionner la difficulté des challenges qui peuvent surgir.
Qui dit défis structurels, dit potentiels ralentissements, perte d'opportunités et bien plus encore. Mais, quels sont les défis qui se présentent généralement aux sociétés de services ?

Complexité des contrats

Les contrats des entreprises de services peuvent être extrêmement variés, avec des clauses spécifiques, des conditions particulières et des paramètres tarifaires différents. Cette diversité rend difficile la mise en place d'un système de facturation standardisé. Devoir s'adapter, ajuster constamment peut-être une source d'erreurs de facturation, d'incompréhension entre les diverses parties prenantes ou encore de perte de temps précieux.

De plus, les tarifs peuvent être basés sur des taux horaires, des forfaits, des livrables ou une combinaison de ces éléments, ce qui ajoute une couche supplémentaire de complexité. Par exemple, dans le domaine de la construction, les contrats peuvent inclure des pénalités en cas de retard ou des paiements échelonnés en fonction de l'avancement des travaux. Autre exemple, une entreprise de conseil peut avoir des contrats de courte durée avec des tarifs horaires pour des missions ponctuelles, ainsi que des contrats à long terme avec des tarifs forfaitaires pour des projets plus importants.

La diversité des contrats et des modalités tarifaires ajoute une couche supplémentaire de complexité à la facturation des entreprises de services. Il devient crucial d'avoir des systèmes et des processus en place pour gérer efficacement cette complexité, réduire les risques d'erreurs et assurer une compréhension claire et précise des modalités de facturation entre toutes les parties concernées.

Tarifs horaires ou basés sur des livrables

Lorsqu'il s'agit de facturer les services fournis, de nombreuses entreprises se retrouvent confrontées au défi de déterminer les tarifs adéquats, que ce soit en fonction des heures travaillées ou des livrables réalisés. Les tarifs horaires peuvent varier en fonction des compétences requises, de la complexité de la tâche ou de l'expérience des professionnels impliqués. Et, cela peut être quelques fois chronophage à mettre en place.

D'autre part, les tarifs basés sur des livrables impliquent la facturation en fonction des résultats ou des objectifs atteints. Cela peut être le cas pour des projets spécifiques avec des jalons clairement définis. Par exemple, une agence de marketing numérique peut proposer un tarif horaire pour les services de consulting et un tarif basé sur des livrables pour la création et le déploiement d'une campagne publicitaire. Dans tous les cas, un outil permettant de gérer efficacement les coûts est fort utile, notamment pour les coûts indirects et l'anticipation du besoin en ressources.

Anticipation et gestion des ressources

La gestion efficace des moyens humains et des ressources nécessaires pour répondre aux besoins des clients peut être souvent délicate notamment lorsque l'on fait face à une demande inédite ou très spécifique. Lorsqu'un service est fourni, cela peut impliquer la mobilisation de personnel qualifié, la planification des horaires, et la coordination des équipes pour garantir une prestation optimale. La gestion des ressources humaines peut devenir complexe, notamment lorsqu'il s'agit de trouver le bon équilibre entre les compétences disponibles, les charges de travail et les délais à respecter. Il est crucial de pouvoir anticiper tout cela. Par exemple, une anticipation en main-d'œuvre ou en temps de conseil afin d'assurer une allocation appropriée des ressources.

Pour continuer dans le thème de l'anticipation, la facturation anticipée (facturation à l'avancement) constitue un type de facturation bien spécifique et largement utilisé par les entreprises de services. Elle constitue un moyen de sécuriser les paiements et de réduire les risques financiers pour l'entreprise, mais elle nécessite une gestion rigoureuse et précise de l'allocation initiale des ressources ainsi que du suivi des progrès et des étapes de réalisation.

Gestion de la demande fluctuante

Les sociétés de services doivent faire face à une demande de travail qui peut varier considérablement d'un projet à l'autre, entraînant des périodes d'intense activité suivies de périodes plus calmes.

Cependant, cette fluctuation de la demande pose un défi majeur : comment allouer efficacement les ressources disponibles pour répondre aux besoins des clients tout en évitant la surcharge ou le sous-utilisation du personnel ?

Le plan de carge est l'une des solutions poru optimiser la gestion des ressources. Il permet de visualiser et d'organiser la charge de travail prévue, en tenant compte des projets en cours, des tâches à accomplir et des ressources disponibles. En utilisant un plan de charge, les sociétés de services peuvent :

• Prévoir la demande de travail : Le plan de charge permet d'anticiper les périodes de pic d'activité et de basse activité, en analysant les projets en cours, les contrats signés et les tendances du marché. Cela aide les entreprises à se préparer en conséquence, que ce soit en ajustant les effectifs, en planifiant des recrutements ou en mettant en place des partenariats de sous-traitance.

• Optimiser l'allocation des ressources : Grâce au plan de charge, les ressources disponibles peuvent être attribuées de manière équilibrée et efficace en fonction des projets et des tâches à accomplir. Cela permet d'éviter la surcharge de travail pour certains employés et les périodes d'inactivité pour d'autres, en optimisant l'utilisation des compétences et des disponibilités.

• Gérer les priorités : Le plan de charge permet de hiérarchiser les tâches et les projets en fonction de leur importance et de leur urgence. Cela aide à concentrer les ressources sur les projets stratégiques ou critiques, tout en assurant une gestion équilibrée des autres projets en cours.

Prise en compte des coûts indirects

Un autre défi auquel les entreprises de services sont confrontées est la prise en compte des coûts indirects. Contrairement aux entreprises de fabrication qui peuvent attribuer facilement les coûts directs aux produits, les sociétés de service doivent tenir compte de dépenses indirectes telles que les frais généraux, les charges sociales et les frais de gestion.

La difficulté réside dans le fait que les coûts indirects ne sont pas directement liés à un produit tangible et peuvent être partagés entre plusieurs projets ou services. Leur répartition précise peut être un défi complexe à relever sans un logiciel dédié. Si ces coûts ne sont pas pris en compte de manière adéquate, cela peut entraîner une sous-évaluation des tarifs facturés, compromettant ainsi la rentabilité de l'entreprise.

Ces coûts indirects doivent être inclus dans le calcul des tarifs afin d'assurer la rentabilité de l'entreprise, mais cela peut être difficile sans un système approprié.

L'importance d'un ERP pour la gestion de la facturation : Témoignages

Pour mieux comprendre l'impact d'un ERP dans la gestion de la facturation et de la tarification des entreprises de services, nous avons interrogé plusieurs dirigeants d'éditeurs d'ERP spécialisés dans ce domaine. Leurs témoignages fournissent un aperçu des avantages qu'un ERP peut offrir aux entreprises de services.

"La facturation est effectivement un enjeu majeur pour toutes les sociétés de services, ESN, cabinet de conseils ou agences web. Sans un process de facturation rapide, fiable et efficace, elles peuvent vite devoir faire face à des soucis de trésorerie.

La principale difficulté est que, très souvent, la facturation se base sur les temps passés dans le mois par les consultants sur leurs projets/missions. C'est donc une course qui se répète chaque fin de mois pour récupérer les feuilles de temps, consolider l'information sur les projets et calculer la facture à émettre au client.

Sans outil, c'est une vraie galère !
Retard dans la collecte des données, mauvaise ressaisie, référence du contrat manquante... Les risques d'erreur se multiplient. Et ces erreurs de facturation vont à leur tour rajouter du travail et du délai avec la génération d'avoir.

Un ERP spécialisé sur les métiers du service comme atimeüs va pouvoir vous assister dans tout le processus.
En amont, on s'assure d'avoir des contrats signés.
En fin de mois, les consultants saisissent facilement en ligne leur compte-rendu d'activité.
La donnée collectée par l'outil est consolidée et enrichie pour générer automatiquement les échéances à facturer.
La facturation devient facile.

En bonus, atimeüs calculera pour vous la rentabilité des projets, les provisions comptables, la balance âgée des factures, et tout un ensemble d'indicateurs pour piloter sereinement son activité."

"Pour moi, les principales difficultés pour les entreprises de services sont :

• L'exactitude de la facturation :

C'est une préoccupation cruciale. De nombreuses sociétés de service luttent pour établir des factures précises en raison de la complexité de leurs structures tarifaires. Les erreurs peuvent entraîner des litiges avec les clients, des retards de paiement et une diminution de la satisfaction du client.

• La conformité réglementaire :

C'est également un défi important. Les entreprises sont obligées de se conformer à une multitude de lois et de régulations, qui peuvent varier d'un pays à l'autre, en matière de facturation, de taxes et de TVA. Cela peut entraîner une charge administrative importante et le risque de pénalités en cas de non-conformité. La facturation électronique est également un défi de taille pour toute entreprise française devant se mettre en conformité avant le 1er juillet 2024 - et donc utiliser un logiciel agréé

• Le suivi des heures travaillées :

La facturation adéquate des heures vendues VS travaillées est souvent un casse-tête pour les entreprises de service. La nécessité de suivre les heures travaillées avec précision, souvent sur plusieurs projets simultanément, peut s'avérer complexe et chronophage. De plus, la facturation basée sur le temps peut être difficile à comprendre pour les clients, ce qui peut causer des problèmes de communication et de satisfaction.

Enfin, la facturation différée est un autre obstacle important. De nombreuses sociétés de service envoient des factures bien après la livraison des services, ce qui peut entraîner des problèmes de flux de trésorerie. De plus, cela peut conduire à des conflits avec les clients si des problèmes de service sont identifiés après la facturation.

Pour surmonter ces défis, les sociétés de service peuvent envisager l'automatisation de la facturation, la formation continue de leur personnel sur les réglementations en vigueur et l'amélioration de la communication avec leurs clients. Il est crucial pour elles d'adopter des systèmes et des processus efficaces afin de gérer la facturation de manière précise, efficiente et conforme à la loi.

Dans le défi de la gestion de la facturation, un ERP comme Furious devient crucial. Il automatise et simplifie le processus, assure une facturation précise et cohérente, facilite le suivi des factures, et gère efficacement les remboursements et avoirs, apportant ainsi précision et efficacité à l'ensemble de la gestion financière. Ses tableaux de bord financiers et de trésorerie prévisionnelle sont un atout majeur pour nos clients, qui ainsi peuvent prendre des décisions éclairées en ayant une vision précise et prospective de leurs flux et finances, actuels et à venir.
Furious est par ailleurs certifié NF203, gage de respect des exigences qualité basées sur la norme internationale ISO 25051, relatives aux méthodes de tests et à la validation de notre logiciel. Cette certification sera obligatoire dès 2024 pour tous les logiciels de facturation dans le cadre de la réforme de la facturation. C'est donc un avantage supplémentaire pour nos clients. "

"Les sociétés de services font face à des défis multiples dans leur processus de facturation.

En effet, la diversité des modes et des rythmes de facturation qu’implique leur métier, rend sa gestion complexe et peut entraîner des erreurs.
De plus, pour les structures de taille importante, la sous-traitance intragroupe nécessite des mécanismes de facturation transparents et une communication claire entre les entités pour éviter les litiges. Enfin les impayés et retards de paiement représentent toujours un challenge et un enjeu essentiel.

Cela nécessite de mettre en place un processus permettant de produire des factures incontestables dans leur contenu et conformes à ce qui a été commandé.

L’ERP Akuiteo, en centralisant votre gestion interne, vous garantit une maitrise complète de ces différents aspects, pour optimiser et fiabiliser votre processus de facturation.”

"La facturation constitue un véritable défi pour les entreprises de service (ESN, cabinet de Conseil,...).
D'après mon expérience, une entreprise de service aspire à se développer en recherchant des projets et des nouveaux clients, qui lui permet ainsi d'attirer de nouveaux collaborateurs.

Pour accompagner leur croissance, ces sociétés engagent des Administrateurs des Ventes (ADV) qui agissent comme un lien entre les commerciaux, les consultants et les services financiers.

Cependant, sans un logiciel adapté, l'ADV se retrouve à récupérer manuellement une multitude de dossiers, de contrats, à gérer les renouvellements, à collecter les feuilles de temps des consultants, ainsi qu'à gérer les notes de frais qui sont à refacturer. Tout ces processus sont effectués manuellement et les informations sont souvent dispersées dans plusieurs fichiers Excel. Malheureusement, cela conduit à une perte de temps considérable et surtout, cela multiplie les risques d'erreurs ; et une erreur côté facturation entraîne ensuite une nouvelle perte de temps à travers, par exemple, l'émission d'avoirs correctifs. Cela se répète chaque mois...

En tant qu'ancien dirigeant d'une entreprise de services : j'ai créé VSA pour répondre à ces problématiques.
Avec un ERP comme VSA, la donnée ajoutée dans le logiciel est utilisée ensuite partout.
Plus d'erreurs possible !
Dès qu'un service ou un produit est vendu, une pré-facture est automatiquement générée ; elle reflète exactement ce qui doit être facturé. Dès qu'il y a un changement (que ce soit sur le temps déclaré par le consultant / l'ingénieur, sur une échéance de forfait, une heure supplémentaire, une unité d'œuvre, un frais refacturable,...) : la pré-facture est mise à jour.

Ces préfactures n'ont plus qu'à être contrôlées, éventuellement modifiées / fusionnées et il n'y a plus qu'à valider. C'est un principe dans VSA que nous appelons le « fast billing »
Un logiciel adapté aux entreprises de service comme VSA permet de simplifier les process et permet de ne plus avoir besoin de recruter en permanence des ADVs pour compenser la croissance."

Que doit-on retenir ?

La gestion de la facturation et de la tarification constitue un défi majeur pour les entreprises de services, soumises à une grande diversité de contrats et de modalités tarifaires. Face à ces enjeux, les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) se révèlent être un remède efficace pour simplifier et automatiser ces processus complexes.

Les témoignages des dirigeants d'ERP spécialisés dans ce domaine nous ont permis de comprendre les nombreux avantages qu'un ERP peut apporter aux entreprises de services. Ces systèmes permettent d'améliorer l'exactitude des facturations, de se conformer aux réglementations en vigueur, de suivre précisément les heures travaillées, de gérer la fluctuation de la demande, et de prendre en compte les coûts indirects de manière rigoureuse.

Parmi les solutions ERP dédiées aux entreprises de services, Furious, atimeüs, Akuiteo et VSActivity se démarquent par leur capacité à répondre aux besoins spécifiques de ces sociétés. Ils offrent des outils adaptés pour automatiser les processus de facturation, garantir la précision des données et faciliter la gestion financière.

En conclusion, l'adoption d'un ERP adapté aux entreprises de services constitue une étape essentielle pour relever les défis liés à la facturation et à la tarification. Ces systèmes permettent d'accroître l'efficacité opérationnelle, de réduire les risques d'erreurs, d'améliorer la communication avec les clients, et de mieux anticiper les besoins en ressources. Grâce à un ERP, les entreprises de services peuvent prospérer en offrant un service de qualité tout en assurant leur rentabilité et leur pérennité sur le long terme.