Les 5 fonctionnalités indispensables d’un ERP pour les Bureaux d’Etudes Technique ?

Dans cet article, nous étudierons les fonctionnalités clés d'un ERP pour les bureaux d’études techniques ainsi que les différentes fonctionnalités essentielles pour ceux-ci.

Les 5 fonctionnalités :

1) Suivi de l’activité (feuilles de temps, absences et frais)
2) Gestion de l’avancement des projets
3) Achat de prestations sous-traitées
4) Facturation à l’avancement et suivi du reste à facturer
5) Suivi, analyse des résultats (production et charges, comparaison prévisionnelle et réalisée)

Suivi de l’activité

Vous avez déjà oublié de décompter une journée d'absence ou un congé ? Ou oublié qu'un de vos salariés n’était pas là ? Si oui, c'est que votre suivi de l'activité n'est pas bon ! Rassurer vous, on a la solution.

Il vous faut un ERP qui vous permet de faire le suivi de l'activité. On sait que le suivi de l'activité est une contrainte pour vous mais il ne faut pas oublier qu’il s’agit d’une aide importante pour le suivi de projet et pour savoir qui est absent ou présent ; il faut que tout cela soit répertorié sur votre planning.

Un logiciel de gestion des temps permet d’automatiser une partie des tâches administratives liées au suivi des présences, des absences, des temps travaillés, telles que :

- Le suivi des temps de travail, des heures supplémentaires, des heures de délégation
- La gestion des temps de présence et des pauses
- La gestion des absences : congés, RTT, récupération, congés spéciaux
- Le suivi analytique des activités et heures passées par tâches
- Le calcul des compteurs individuels pour chaque salarié - Le suivi des facteurs de pénibilité pour alimenter le Compte Pénibilité.

Nous pouvons vous conseiller OpenTime et TimePerformance qui sont deux très bons logiciels pour le suivi d'activité.

Gestion de l’avancement des projets

Avez-vous déjà eu des retards sur la réception de vos projets et donc des frais de retard ? Si oui, c'est que vous avez fait un mauvais suivi de projet ! Encore une fois, nous avons également la solution.

Avec un ERP spécialisé dans les bureaux d’études techniques, plus de retard sur les projets. Ceci est possible grâce à l'outil de gestion de projet qui gère pour vous les délais ou encore le nombre de personnes sur ce projet. Grâce à cet outil, vous allez rendre vos projets à l'heure… Finis les frais de retard !

Parmi les softs conseillés pour l'avancement de projet, nous pouvons citer Everwin et BusinessShare.

Achat de prestation sous-traité

Vous avez déjà eu trop de chantiers et pas assez de personnel pour avancer sur chacun d’entre eux ? C'est que vous devez faire appel à des prestations sous-traitées qui seront gérées par un ERP spécialisé dans les bureaux d'études techniques.

C’est une convention de droit privé qui permet à un entrepreneur de faire exécuter une partie de son travail par une autre entreprise. Le contrat de sous-traitance se déroule entre l’entrepreneur principal et son sous-traitant et non pas entre le maître d’ouvrage et le sous-traitant.

Les softs conseillés pour gérer les prestations sous-traitées sont IXbat et Proginov.

Facturation à l’avancement et suivi du reste à facturé

Vous avez déjà fait de longs projets pour lesquels vous avais dû attendre qu’il prenne fin pour être rémunéré ? Le délais était trop long ou vous avez oublié de facturer des petits travaux supplémentaires ? Si oui, c'est que vous n'avez pas fait de facturation à l'avancement. Encore un avantage que propose les ERP dédiés aux bureaux d’études techniques !

Une facture à l'avancement (ou de situation) c'est quoi ? Une facture a l'avancement c'est ce qui permet de ne pas attendre trop longtemps avant de réaliser une facture et donc de se faire payer plus rapidement. En effet, comme certains travaux prennent du temps (parfois plusieurs mois voire plusieurs années), la réalisation de la facture à la fin du chantier peut décaler les échéances de trésorerie. De plus, faire une facture de situation permet de comptabiliser le chiffre d’affaires et le résultat, proportionnellement à l’avancement des travaux et non à l’achèvement des travaux. Elle reflète ainsi davantage la réalité de la situation économique et financière.

Le softs que nous pouvons vous conseiller pour la facturation à l'avancement est Onaya Facturation.

Suivi, analyse des résultats

Vous avez déjà perdu de l'argent sur un projet ? Si oui c'est que votre suivi et l'analyse de vos résultats ne sont pas bons et que faire appel à un ERP spécialisé dans les bureaux d’études techniques peut être utile.

L'outil de suivi et analyse des résultats vous permet de :

1. Suivre votre niveau d’activité réel
2. Comparer cette activité réelle avec celle qui a été prévue ou budgétée
3. Analyser les écarts entre l’activité réelle et l’activité budgétée
4. Mettre en place des actions correctives afin d’améliorer la performance de l’entreprise

Il est indispensable dans un premier temps de définir ce que l’on va faire en définissant ses objectifs. À la suite de la mise en pratique, il faut vérifier ce que l’on a fait en utilisant des outils de mesure. Et enfin il faut vouloir faire mieux en utilisant des actions d’amélioration.

Pour l'analyse des résultats, Herakles et Fitnet Manager sont deux outils sur lesquels vous pouvez tout à fait vous reposer.

Conclusion

Nous conseillons donc aux bureaux d’études techniques recherchant un logiciel ERP pouvant répondre à certaines problématiques que nous avons soulevées, de se tourner vers les logiciels dont nous avons parlé tout au long de cet article. Sachez que certains d'entre eux permettent de répondre à différentes problématiques. Pour avoir plus d'informations sur ces logiciels, nous vous invitons à aller découvrir leur "fiche solution" présentes sur notre site !