La méthode Kaizen ou le principe d’amélioration continue

« Patience et longueur de temps font plus que force ni que rage. » Dans sa fable "Le lion et le rat", La Fontaine illustre, sans s'en rendre compte, l'esprit d'une technique de productivité japonaise appelée kaizen, qui permet de réaliser de grandes choses grâce à de petits changements initiés au quotidien. Le kaizen - le principe japonais d'amélioration continue dans tous les domaines de la vie - peut être appliqué aux entreprises, à la vie personnelle et à d'autres activités.

Ce concept est né dans les années 1950 dans les usines Toyota et s'est répandu dans le monde entier.

Qu'est ce que la méthode Kaizen ?

Le mot Kaizen est une contraction japonaise de deux mots : "Kai" pour changement, et "Zen" pour amélioration.

Le kaizen est une philosophie japonaise d'amélioration continue qui repose sur l'apport quotidien de petites modifications aux processus. Pour que ce processus soit couronné de succès, tous les membres de l'équipe doivent apporter des idées d'amélioration. L'idée est de se concentrer sur l'élimination des problèmes et l'optimisation des processus de travail au quotidien. La méthode est donc douce, par opposition aux notions de "disruption" ou de "révolution", qui impliquent des changements plus brutaux.

L'histoire de la méthode Kaizen

Au lendemain de la Seconde Guerre mondiale, les entreprises japonaises ont cherché à reconstruire leurs infrastructures et leur industrie en mettant en œuvre un système appelé kaizen.

Chez Toyota, Taiichi Ono a appliqué la gestion allégée au cadre de l'amélioration continue afin d'accroître la qualité de la production. Masaaki Imai est l'homme qui a fait connaître le système Kaizen au public occidental.

Né en 1932, il a travaillé pour le Centre de productivité du Japon après la Seconde Guerre mondiale - un groupe créé pour améliorer la productivité japonaise à cette époque. C'est au début de sa carrière, dans les années 1960, qu'il rencontre Taiichi Ono. Plus tard, en 1985, il a fondé le Kaizen Institute pour aider les entreprises à mettre en œuvre le Lean management (ainsi que tous ses outils), qui est encore largement utilisé aujourd'hui.

Prendre le temps d'y aller lentement

Il est important d'être patient lorsque vous essayez d'atteindre un objectif qui semble très lointain. Ralentir et faire les choses étape par étape peut vous aider à atteindre votre but.

Parce que notre cerveau résiste aux changements brusques comme un mécanisme de survie. Décomposer un objectif ambitieux en petites tâches faciles à réaliser est le meilleur moyen de surmonter la résistance que notre esprit éprouve naturellement face au changement.

Si une personne qui n'a jamais couru de sa vie partait le lendemain matin avec l'intention non seulement de finir, mais aussi de gagner, le marathon de New York. S'il se fixait chaque jour un objectif à peine plus ambitieux que le précédent, il lui serait beaucoup plus facile de courir un marathon en quelques mois.

Les principes centraux de la méthode Kaizen :

Dans ses livres, Masaaki Imai expose les principes essentiels qui peuvent être utilisés lors de la mise en œuvre d'un système Kaizen:

Remettez toujours en question votre propre travail : même lorsqu'un projet est réussi, vous devez chercher de nouvelles façons de le faire mieux.

Visez l'amélioration continue, pas la perfection. La SEULE façon d'atteindre la perfection est de répéter les petites améliorations apportées quotidiennement.

Pour vraiment résoudre un problème, vous devez identifier sa cause initiale. En réglant les symptômes sans chercher l'origine, vous vous exposez à être confronté au même problème encore et encore.

Il est important d'aborder les problèmes dès qu'ils se présentent, avant qu'ils ne deviennent plus compliqués et coûteux en temps et en énergie à résoudre.

Concentrez-vous sur la mise en œuvre de changements qui sont rapides et faciles à mettre en œuvre, ainsi que sur ceux qui ont un faible coût.

Dans une équipe, faire participer tous les membres à la recherche de solutions : les responsables doivent être disposés à écouter l'opinion de chacun et à tenir compte des différents points de vue lorsqu'ils prennent des décisions.

5 méthodes à mettre en place facilement

Le Kaizen est un système d'amélioration continue qui met l'accent sur l'itération, la gestion visuelle et la collaboration.

1 - Les 5S

L'objectif de cette méthode est d'améliorer notre espace de travail et notre bien-être, ce qui permet de gagner en efficacité en perdant moins de temps et d'énergie et de réduire les risques d'accidents.

Les 5 S sont un ensemble de mots japonais:

Seiri : espace de travail ordonné, dégagé et allégé.

Seiton : organiser son espace de travail de façon à ce que tout soit facile à trouver et à utiliser.

Seiso : nettoyer toutes les surfaces de façon réfléchie, sans se précipiter.

Seiketsu: maintenir l'ordre au quotidien en mettant les choses à leur place, pas dans l'espace des autres.

Shitsuke : se discipliner chaque jour jusqu'à ce que les bonnes habitudes deviennent une seconde nature, ce qui amènera l'autodiscipline

2 - Le cycle PDCA

Il s'agit d'un plan en quatre étapes qui vous permet de tester rapidement de nouveaux produits ou processus et de les ajuster jusqu'à ce qu'ils produisent les résultats souhaités. Pour ce faire, nous associons les actions suivantes:

Plan : décrire ce qui doit être fait, des grands objectifs aux étapes concrètes.

Do : mettre en œuvre

Check : vérifier.

Adjust ; si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, changer de cap.

Cette approche permet d'initier de nombreux changements et de les vérifier en montrant qu'ils ont eu un impact positif. Des adaptations peuvent alors avoir lieu en fonction des besoins.

3 - Les 5 pourquoi

Cette méthode est l'un des grands principes de la philosophie Kaizen de Masaaki Imai, qui nous conseille de remonter à la source des problèmes afin d'en trouver les causes profondes et de les résoudre. Pour ce faire, nous nous demandons 5 fois "pourquoi ?".

Exemple : mon chantier a du retard.

Pourquoi ? Parce que l'un des intervenants n'a pas respecté le programme.

Pourquoi ? Parce qu'il manquait des matériaux essentiels.

Pourquoi ? Parce que la livraison était en retard.

Pourquoi ? Parce que la commande a été passée trop tardivement..

Pourquoi ? Parce que la personne en charge des achats était absente, et personne d'autre n'a repris les responsabilités.

L'entrepreneur qui n'a pas respecté le calendrier est en fait responsable d'avoir contribué au retard, mais pas de l'avoir causé. C'est le manque de main-d'œuvre qui a été à l'origine du report de la date d'achèvement.

4 - Examinez votre travail

Dans les systèmes Kaizen, le stand-up est un rituel au cours duquel les équipes se réunissent pour examiner le travail en cours et placer des post-it sur leurs tâches. Chaque membre de l'équipe prend son tour pour partager le travail qu'il a effectué, ainsi que les problèmes ou les succès qui se sont présentés.

5 - La méthode Kanban

Les méthodes de flux visuel permettent de réduire le temps de production et d'améliorer la réactivité des équipes. Il s'agit d'une méthode visuelle facile à comprendre pour fournir des informations aux membres de l'équipe, qui sont ensuite chargés de savoir ce dont ils ont besoin et quand ils en ont besoin.

Pour aller plus loin: Apprenez ce qu'est la méthode Kanban