La méthode 5S : un outil d'amélioration continue !

Comment être plus efficace en entreprise : La méthode 5S

Dans un contexte professionnel où l'efficacité et la performance sont des maîtres-mots, la méthode 5S se présente comme une solution simple et efficace pour optimiser l'organisation du travail. Développée au Japon dans les années 50, cette approche vise à améliorer l'environnement de travail en se basant sur cinq principes fondamentaux.

Outre la productivité et l'efficacité, cette méthode permet aussi d'instaurer un climat professionnel plus sain, chose importante aujourd'hui où le bien être en entreprise est un sujet majeur.

Les cinq piliers de la méthode 5S

Comme son nom l'indique, la méthode 5S repose sur 5 principes simples à mettre en place et à faire comprendre mais qui permettent de provoquer des changements significatifs au sein de votre lieu de travail.

1. Seiri (Sélectionner) : L'espace de travail est un élément clé agissant à la fois sur la productivité et sur le bien être des collaborateurs. Si on pouvait résumer ce principe en 3 mots : Keep it simple. Débarrasser l'espace de travail de tout élément inutile, obsolète ou inutilisé. Cela permet de gagner de la place et de ne conserver que les outils et documents nécessaires au travail quotidien, ce qui permet de diminuer toute charge évitable pour les employés ! Contrairement à des idées reçues le cerveau humain est plus enclin à mieux se concentrer lorsque son environnement porte sur un seul élément.

Exemple : Dans un bureau, supprimer les vieux dossiers, les fournitures usagées et les documents non pertinents. En industrie, avoir des postes dégagés et simples.

2. Seiton (Situer) : Qui n'a jamais perdu du temps en cherchant un dossier, une souris pour son poste de travail ? Dans le même sens que le principe précédent, il va s'agir ici d'optimiser au mieux le temps et l'espace en proposant une organisation matérielle et même logicielle dans certains cas, de sorte à simplifier et à clarifier au mieux l'emplacement de telle ou telle ressource. Organiser et ranger les éléments de manière logique et accessible. Chaque objet doit avoir une place définie et clairement identifiée.

Exemple : Mettre en place un système de rangement pour les outils, les documents et les fournitures de bureau de manière claire et pérenne.

3. Seiso (Nettoyer) : Que ce soit dans le secteur tertiaire ou en industrie, la propreté est un élément majeur du bien être à la fois physique et mental. Nettoyer et inspecter régulièrement les postes de travail afin de maintenir un environnement propre et sain est souvent un élément négligé. Or, cela permet d'éviter d'éventuels problèmes d'usure ou des dysfonctionnements, et ce plus que jamais dans le monde de l'industrie. Ainsi prendre le temps et investir sur cet aspect peut vous éviter bien des problèmes.

Exemple : Planifier des nettoyages pour vos machines selon leur degré d'utilisation, et maintenir le bureau propre et rangé.

4. Seiketsu (Standardiser) : La simplicité est la clé de la réussite notamment dans le domaine de la conduite du changement. Définir des règles et des procédures claires pour le maintien des trois premiers S. Cela permet de garantir une application homogène de la méthode et de faciliter la transmission des consignes aux nouveaux arrivants.

Exemple : Élaborer un plan de nettoyage et d'organisation du poste de travail, et définir des procédures pour la gestion des stocks et des déchets.

5. Shitsuke (Suivre et Respecter) : Pour ancrer profondément les principes 5S il faut d'une part suivre leur évolution et leur impact et d'autre part mesurer le degré d'acceptation perçu par vos collaborateurs. Autrement dit, encourager l'implication et la responsabilisation de tous les employés dans la démarche 5S. Il est important de faire germer une culture d'amélioration continue et d'apprentissage par l'expérience.

Exemple : Organiser des formations et des ateliers de sensibilisation à la méthode 5S, et mettre en place un système de suivi notamment et de retours liés aux mesures mises en place.

Avantages de la méthode 5S

En somme, nous pouvons résumer les avantages de la méthode 5S ainsi :

• Amélioration de la sécurité et de la propreté du lieu de travail
• Réduction des gaspillages et des temps de recherche
• Amélioration de la communication et de la collaboration entre les équipes
• Augmentation de la motivation et de l'implication des employés
• Amélioration de la qualité, du bien être et de la productivité

Applications de la méthode 5S

La méthode 5S est applicable à tous types d'environnements professionnels, des bureaux aux ateliers en passant par les chantiers de construction. Voici quelques exemples concrets d'applications :

• Industrie: Amélioration de la sécurité et de la productivité dans les usines de production, réduction des accidents du travail et des arrêts de production.
• Bureaux: Amélioration de l'organisation et de la communication dans les espaces de travail partagés, réduction du stress et des tensions entre les employés.
• Services: Amélioration de la qualité du service client dans les hôpitaux, les écoles et les commerces, réduction des erreurs et des délais d'attente.

Solutions facilitant la mise en place de la méthode 5S
 

1. Logiciels de gestion documentaire:

• Notion: Permet de centraliser et d'organiser les documents, de créer des listes de tâches et de suivre l'avancement des projets.
• Evernote: Aide à capturer et à organiser des informations sous différents formats (notes, images, documents), et à les partager avec les équipes.
   

2. Logiciels de suivi et d'évaluation:

• 5S Audit Checklist: Permet de réaliser des audits 5S et de suivre l'évolution des résultats dans le temps.
• iAuditor: Application mobile pour réaliser des audits et des inspections sur le terrain, et pour générer des rapports automatiques.
   

3. Logiciels de formation et de sensibilisation:

• 5S Game Training: Application mobile ludique pour apprendre les principes de la méthode 5S.
• Lean Manufacturing Training: Plateforme de formation en ligne sur les principes du Lean manufacturing, incluant la méthode 5S.

Conclusion

La méthode 5S est un outil puissant et accessible qui permet d'améliorer significativement l'organisation et la performance du travail. Sa simplicité et sa flexibilité la rendent adaptable à tous types d'environnements professionnels. En s'appuyant sur l'implication et la responsabilisation des employés, la méthode 5S contribue à créer une culture d'amélioration continue et d'apprentissage au sein des organisations.