La dématérialisation des factures fournisseurs : une priorité pour votre entreprise

Dans les services comptables et financiers, la dématérialisation des factures fournisseurs est désormais une évidence.

D'après le FNFE-MPE, plus de 2 milliards de factures sont échangés en France chaque année en B2B et B2 (Source). En 2018, plus de 70% des entreprises déclaraient échanger des factures en format électronique. Mais en vrai, beaucoup d'entreprises utilisent encore le papier pour leurs factures entrantes et sortantes (80%).

Pour inciter les entreprises à recourir à la facturation électronique, la Loi Finances 2020 va rendre obligatoire son utilisation à compter de 2024.

Au delà de l'aspect règlementaire, passer à la dématérialisation des factures fournisseurs peut vous permettre d'améliorer la productivité et l'efficacité de vos équipes. Découvrons ensemble pourquoi.

Dématérialisation des factures, de quoi parle-t-on ?

Lorsque l'on évoque ce type de dématérialisation, il peut exister une confusion entre deux procédés :

• La Lecture automatisée de documents (LAD), qui a pour but de numériser une facture papier. On parle alors de dématérialisation de document.
• L'Échange de données informatisées (EDI), qui est un outil informatique permettant l'échange de données concernant des transactions, par le biais de réseaux et de formats normalisés. Il s'agit ici de dématérialisation fiscale.

Entre LAD et EDI, quelle est la différence ? Lorsque l'on parle de LAD, le document qui a été numérisé n'a pas de valeur auprès de l'administration. L'original du document au format papier doit alors être conservé par l'entreprise.

On parle de facture électronique lorsqu'elle est créée dans un format visible et sécurisé, elle est échangée de manière électronique entre fournisseurs et clients et elle est traitée de manière automatisée.

La facture électronique contient l'ensemble des mentions obligatoires et doit être conforme au principe de la PAF (Piste d'Audit Fiable). Lorsqu'elle respecte le principe de la PAF, elle est alors considérée comme un document officiel et pouvant être transmis à l'administration fiscale.

Il s'agit donc d'un processus plus avancé que la simple numérisation. La dématérialisation concerne l’ensemble du processus de génération, de transmission et de stockage des documents.

Calendrier de la dématérialisation des factures fournisseurs

Le déploiement de la dématérialisation des factures a été en grande partie accompagné par l'Etat.

En 2017, l'Etat met en place la plateforme Chorus Pro qui permet d'échanger des factures via une plateforme électronique entre les services de l'Etat et ses sous-traitants. Dans un premier temps, elle a concerné les grandes entreprises puis progressivement les ETI (2018), les PME (2019), et enfin les TPE et micro-entreprises (2020). Aujourd'hui, n'importe quelle entreprise qui travaille avec les services publics doit déposer sa facture en format numérique sur la plateforme Chorus.

En 2019, la Loi Finances 2020 a accélérée cette transition en imposant la mise en place d'une facturation électronique entre entreprises et en annonçant qu'à compter du 1er juillet 2024, l'intégralité des sociétés devront pouvoir recevoir des factures électroniques. Concernant leur émission, les grandes entreprises devront être en capacité d'émettre à compter du 1er juillet 2024 puis les ETI en janvier 2025 et enfin les TPE / PME en 2026.

Les avantages pour les entreprises de la dématérialisation comptable

La dématérialisation comptable, au-delà de l'aspect réglementaire, apporte de nombreux avantages pour votre entreprise et vos collaborateurs.

A commencer par le coût de traitement entre une facture au format électronique et au format papier : « Pour une entreprise, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste alors que le document papier est supérieur à 10 euros »

Autre avantage, cela réduit considérablement le temps de traitement. Le traitement et la gestion d'une facture papier représente une tâche faible valeur ajoutée et souvent chronophage. Grâce à la dématérialisation et à l'automatisation des documents électroniques, le temps de traitement est considérablement réduit et offre une meilleure tenue de votre comptabilité.

La dématérialisation permet également d'apporter transparence et traçabilité. Elle améliorer les relations commerciales et réduit le nombre de litiges en évitant :

• La fraude
• Les erreurs de saisie
• Les erreurs de paiement
• La perte ou le vol de documents

Processus de digitalisation : un levier de performance pour l’entreprise

Quelques chiffres selon le baromètre CFO Digital 2021, "13% des DAF affirment connaître en détail les modalités du passage à la facture électronique en 2023 . 85% affirment en connaître les grandes lignes tandis que 2% l’ignorent encore."

 "89% des DAF considèrent maîtriser les aspects techniques et opérationnels de la réforme parce qu’ils traitent déjà des factures électroniques." L’étude affirme cependant qu’il s’agit le plus souvent de factures PDF.

À noter que si la fraude à la TVA est une des raisons pour lesquelles l'Etat souhaite instaurer la facture électronique, le gouvernement précise également que cette révolution permettra d'améliorer la compétitivité des entreprises.

En faisant le choix de la facturation électronique, les entreprises vont pouvoir faire un état des lieux complet de leurs organisations et processus et ainsi adopter les outils qui permettront d'améliorer leur performance.

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