Factures, TVA, URSSAF : comment une freelance a divisé par 4 son temps administratif avec Artinove

Facturation : une corvée mensuelle

Quand elle lance son activité de chasseuse de têtes indépendante, Audrey travaille seule.

Ses clients sont des grands groupes du secteur de l’assurance.
Ses missions sont simples : quelques jours par semaine chez un client, quelques jours pour un autre.

Mais côté administratif, rien n’est facile.

Les devis et les factures sont faits sous Word.
Les heures sont suivies dans un fichier Excel.

Chaque mois, elle recommence la même mécanique :

• Dupliquer un document.
• Changer le nom du client.
• Modifier le nombre de jours.
• Transformer le document en PDF.
• L’envoyer par mail.

Puis recalculer son chiffre d’affaires pour l’URSSAF.
Et vérifier sa TVA.

Rien de très compliqué, mais mises bout à bout, ces manipulations prennent beaucoup de temps.

Un outil pensé pour les petites structures, ça existe ?

Son activité se développe.
Audrey ne veut pas passer ses soirées à faire de l’administratif.

En cherchant depuis son téléphone un outil pour faire ses factures, elle tombe sur plusieurs applications.
Sur les stores, un logiciel ressort régulièrement : Artinove.

Les avis sont nombreux.
La note est élevée.

Elle télécharge l’application pour tester.

Très vite, Audrey comprend que l’outil correspond à son besoin.

Elle facture souvent les mêmes prestations.
Deux jours par semaine pour un client.
Trois pour un autre.

Avec les factures récurrentes, tout est déjà prêt.
Chaque mois, il suffit de les valider.

Elle enregistre aussi ses dépenses :
assurance, téléphone, déplacements.

Certaines charges sont fixes.
Elles peuvent être programmées à l’avance.

Dans le tableau de bord, elle voit immédiatement :

• son chiffre d’affaires
• ses dépenses
• sa TVA à déclarer

Plus besoin de sortir la calculatrice.

Des automatismes qui changent le quotidien

Au fil des mois, Audrey utilise d’autres fonctions.

Elle suit ses missions dans un module projet.
Chaque projet regroupe ses heures, ses devis et ses factures.

Le calcul de la facture devient automatique.

Les factures fournisseurs, elles, sont simplement photographiées.
L’OCR les enregistre dans l’outil.

Son compte bancaire est synchronisé.

Quand un client paie, elle le voit immédiatement.
Le rapprochement bancaire se fait presque tout seul.

Même son expert-comptable peut accéder aux données.
Plus besoin d’envoyer des scans ou de déposer une pochette de documents.

Une heure par mois, pas plus

Aujourd’hui, Audrey ne passe presque plus de temps sur son administratif.

Ses factures récurrentes sont déjà prêtes.
Ses dépenses arrivent automatiquement dans l’outil.
Son chiffre d’affaires et sa TVA sont visibles immédiatement.

Au total, elle estime que toute la gestion administrative de son activité lui prend moins d’une heure par mois.
Avant, c’était facilement quatre fois plus...

Le reste du temps, elle le consacre à ses missions et à ses clients.

Et si son activité évolue un jour — plus de missions, plus de volume, peut-être même un premier collaborateur — elle sait qu’elle ne repartira pas d’une feuille blanche.

Son outil est déjà là.

Il est suffisamment simple pour une freelance.
Et suffisamment structuré pour suivre l’évolution d’une petite entreprise si son activité continue de grandir.

👉 Pour découvrir comment fonctionne le logiciel de devis et facturation Artinove, vous pouvez consulter le site de l’éditeur.