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ERP et gestion des traçabilités sont étroitement liés

Proposé par Camille BOULET
En poste chez LeBonLogiciel.com
30/09/2022

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Nous examinons les questions générales relatives à la traçabilité, notamment son importance pour les industries de la santé et de l'alimentation.

Quel est l'impact futur de la traçabilité ? Deux cas de figure : d’un côté, une entreprise souhaite suivre ses opérations comptables et financières en temps réel et favoriser l’imputabilité afin de fiabiliser ses processus ; de l’autre, dans un monde où la transparence devient un véritable levier de création de valeur, il s’agit de pouvoir encadrer parfaitement toute la chaîne de production. Pour ces raisons, l'ERP est le meilleur outil pour suivre les actions d'une entreprise.

 

Mieux connaître les enjeux de la traçabilité

La traçabilité, souvent synonyme de transparence et de qualité, est un élément essentiel de la nouvelle génération d'ERP. Il existe dans "la capacité de suivre l'historique, la mise en œuvre ou l'emplacement de ce qui est examiné".

Il peut alors identifier avec précision tous les événements qui se produisent sur le flux de données depuis l'approvisionnement jusqu'aux utilisateurs finaux.

Ce mécanisme de traçabilité ou chaîne de contrôle peut également attribuer chaque création, modification ou suppression d'informations à un participant.

Selon cet objectif, l'enjeu des processus de traçabilité sera d'établir des processus continus, homogènes et de les documenter afin qu'ils puissent bénéficier d'informations fiables, sécurisées, partagées et facilement exploitables en temps réel (suivi de production/extraction/tableau de bord/SAV service/décision/BI...).

 

Le périmètre de la traçabilité

Dans le secteur pharmaceutique, l'industrie automobile ou les entreprises alimentaires - et dans tout autre type d'activité commerciale - les avantages liés à la mise en œuvre d'outils de traçabilité sont nombreux et contribuent de manière significative aux performances de la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise.

Nous identifions trois niveaux de traçabilité qui sont totalement imbriqués :

 

La traçabilité relative à l’ensemble des services

La mise en œuvre de processus bien conçus qui s'adaptent en permanence à l'évolution des exigences commerciales contribue à accroître la qualité, l'efficacité et la rentabilité des organisations.

Cette traçabilité transversale permet de rationaliser les flux et les processus, des matières premières aux produits finis, qu'il s'agisse de la gestion des stocks, de l'ordonnancement ou de la production. Les activités de vente/distribution (préparation des commandes, conditionnement...) sont également couvertes.

Cette traçabilité interne est multi-niveaux et donne donc une visibilité accrue du fonctionnement et de la cohérence des différentes unités :

  • Toutes les données financières sont traçables.

  • Tracer les chemins des utilisateurs et des stations de connexion

  • Des matières premières aux produits finis et des commandes aux factures, l'ERP suit le parcours de chaque article.

 

La traçabilité amont, obligatoire pour les secteurs d’activité comme l’agroalimentaire et l’industrie pharmaceutique

Le champ d'application de la traçabilité concerne la phase d'approvisionnement, depuis l'identification de la source et des caractéristiques des matières premières ou des composants jusqu'à la distribution des produits finis.

 

La traçabilité aval, qui se concentre sur l’autre bout de la chaîne

L'étape de la distribution implique l'identification de tous les éléments relatifs à un produit ou à un service et à son emballage, ainsi que la spécification de ceux qui vont l'acheter - grossistes, détaillants, etc.

Bien que la mise en œuvre des procédures de traçabilité soit soumise à de fortes contraintes, nous constatons que ces procédures ont un impact déterminant sur la qualité et la sécurité des produits - ainsi que des processus de l'entreprise.

 

ERP nouvelle génération : une traçabilité parfaite intégrée

Les innovations technologiques, telles que le développement du stockage physique des données et la normalisation des protocoles de communication Internet, facilitent la collecte, le tri et l'analyse de grandes quantités d'informations. Les systèmes ERP de nouvelle génération promettent d'intégrer les différents domaines ou activités d'une entreprise dans une architecture technique homogène et sécurisée.

Les principales applications :

  • La comptabilité et la gestion des immobilisations.

  • La gestion financière

  • L'approvisionnement, les achats et la gestion des stocks sont trois clés importantes pour le succès des opérations commerciales.

  • La gestion de la production

  • La gestion des ventes

  • Gestion de l'écosystème de l'entreprise (clients, vendeurs, partenaires commerciaux...)

  • La gestion des ressources humaines

Les applications métiers nativement connectées à une base de données unique peuvent fusionner l'ensemble des flux numériques de l'entreprise, assurant ainsi une traçabilité complète des données dans son système d'information de gestion.

 

La traçabilité et les flux financiers

Les flux financiers sont un excellent exemple de la manière dont les fonctions de traçabilité transversales peuvent apporter des avantages aux entreprises qui mettent en œuvre un ERP connecté. Grâce aux différents services et processus de l'entreprise (flux d'achats, flux financiers, inventaires), ils constituent des pistes d'audit fiables pour les contrôles internes.

Ces mécanismes sont directement inspirés des lois organiques françaises sur les finances (LOLF/2001) et la sécurité financière (LSF/2003), qui visent à fiabiliser la chaîne de valeur des informations financières dans les secteurs public et privé.

Avec l'avènement de l'innovation financière et le renforcement de la sécurité, il est impératif que votre système ERP soit certifié aux normes NF Comptabilité informatisée (article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales concernant la description du FEC) et NF Comptabilité internationale (normes IFRS/IAS) pour que votre entreprise se conforme aux exigences légales, produise les documents appropriés et sécurise la gestion.

 

La traçabilité dans les ERP s’adressant à des secteurs spécifiques

Les systèmes ERP ont été développés à l'origine pour aider les grandes entreprises industrielles à calculer les besoins en matières premières et les calendriers de leurs opérations de fabrication. Toutefois, l'ERP est désormais utilisé par un large éventail d'entreprises dans divers secteurs.

Il est réputé pour sa fiabilité et la richesse de ses fonctionnalités, et s'est imposé notamment parce qu'il est suffisamment souple pour gérer les processus les plus complexes.

Il garantit également que tous les processus sont documentés et peuvent être retracés du début à la fin, ce qui est important pour respecter les réglementations.

 

Dans la santé

De la même manière que toute industrie dont la production concerne la santé et la sécurité des citoyens doit se conformer à un grand nombre de règles et de normes, l'industrie pharmaceutique est elle aussi soumise à de telles réglementations.

La traçabilité d'un médicament par le biais d'un codage CIP (Classification, Identification et Conditionnement) est une obligation dès qu'il est autorisé à être commercialisé.

La directive européenne sur les "médicaments falsifiés" a placé la traçabilité au cœur de la sécurité des citoyens, en exigeant que chaque médicament prescrit soit marqué d'un numéro de série unique par son fabricant et/ou sa pharmacie.

La sérialisation permettra d'authentifier les médicaments et de valider leur intégrité. Les médicaments seront également emballés avec des dispositifs anti-falsification.

 

Dans l’agro-alimentaire

Dans l'industrie alimentaire, la traçabilité est une composante essentielle de l'assurance qualité.

Pour que le système fonctionne correctement, il doit suivre certaines règles afin de suivre les matériaux de l'origine à la production et à la distribution.

Dans l'industrie agroalimentaire, la traçabilité nous permettra d'enregistrer toutes les données relatives à l'approvisionnement, à la production, au stockage et à la distribution, afin de pouvoir identifier rapidement les endroits où des contaminations ont pu se produire.

 

Dans les secteurs du commerce et de la grande distribution

Grâce à la mise en œuvre d'un ERP aux fonctionnalités avancées et évolutives, les acteurs ont pu intégrer pleinement ces usages.

Ces systèmes prennent en compte les flux des canaux de vente (magasins physiques/sites de commerce électronique d'une marque ou d'une enseigne/plateformes de commerce en ligne, etc.) et de l'approvisionnement.

Dans ce contexte, la traçabilité est essentielle pour maintenir la qualité et la sécurité tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

En amont, avec l'identification de l'origine et des caractéristiques des produits ; en interne, avec la réception et le stockage par les employés ; en aval, selon les canaux utilisés, avec identification des acteurs et traçabilité des envois ; ainsi que la gestion après-vente.

 

Dans le secteur de la location

Là encore, la traçabilité est essentielle. Totalement gérée par des ERP connectés de nouvelle génération, la chaîne de contrôle établie entre un locataire et ses biens lui permettra d'enregistrer les événements survenus dans votre parc (appartement/maison/caractéristiques…) et être utilisé pour suivre et analyser l'impact financier de transactions individuelles, telles que les frais de loyer ou d'assurance.

 

Dans les établissements de service public

Dans les institutions de service public, la transparence est fortement liée à la traçabilité.

Ces établissements bénéficieront de systèmes de gestion (ERP) prêts à l'emploi qui leur permettront de contrôler leurs engagements et leurs recettes et de fournir les services qu'ils doivent offrir, quoi qu'il arrive. Dans le domaine des soins de santé, la traçabilité concerne non seulement les produits et les matériaux, mais aussi les activités qui ont lieu pendant la prise en charge du patient.

La chaîne d'approvisionnement alimentaire est un environnement complexe dans lequel le système de traçabilité répond aux obligations légales, aux impératifs de santé publique et à la recherche constante d'optimisation et de rationalisation des processus.

 

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