Editeurs de logiciels : Préparez-vous à la réforme 2024 de la facture électronique

Facture électronique : Quels sont les prérequis logiciels pour sa mise en place ?

Etape 1 : Générer des factures au format imposé par la réforme 

Les trois formats électroniques sont les suivants :

• UBL (Universal Business Language)
• CII (Cross Industry Invoice)
• Factur-X

Ces trois formats reposent sur le format d’encodage XML. La Factur-X se différencie des deux autres formats, car elle permet de présenter un visuel de la facture (car le XML est embarqué dans un PDF) ce que ne font pas les deux autres formats.

Etape 2 : Emettre et distribuer des factures avec les plateformes privées et publiques

Une fois que les factures de vente et d’achat sont dématérialisées, il faut être capable de pouvoir distribuer et réceptionner ces factures par voie électronique.

Pour cela, il est impératif pour les entreprises d’établir des connecteurs depuis leur suite logicielle vers un portail de facturation publique ou privée, afin de permettre les flux ascendants et descendants.

Etape 3 : Communiquer le statut de la facture

Dans le cadre de cette réforme, les informations relatives au cycle de vie de la facture (du statut « déposé » au statut « encaissé ») devront être automatiquement remontées au Ministère des Finances.

Etape 4 : Conserver les factures électroniques à vocation probatoire

Enfin, la mise en place d’un projet de dématérialisation des factures nécessite la conservation des documents, de façon pérenne et sécurisée (en garantissant leur intégrité dans le temps). De ce fait, un coffre-fort électronique intégré à votre suite logicielle vous permettra d’archiver électroniquement vos documents à vocation probatoire.

Réforme 2024 : Comment choisir le bon partenaire ?

Vous l’aurez compris, les exigences de la réforme de la facture électronique 2024 contraignent les entreprises à s’équiper d’outils techniques afin d’accompagner les utilisateurs en toute sérénité.

L’échéance étant relativement proche, les entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires en interne peuvent faire appel à un partenariat avec un éditeur de logiciel, disposant des briques complémentaires et capable de s’interfacer avec les progiciels.

Mais comment choisir le bon partenaire ?

Plusieurs critères sont à observer chez les éditeurs de logiciels : expertise, ergonomie de la solution, sécurisation des données, facilité d’intégration, etc. Mais un point essentiel est à prendre en compte par rapport à cette réforme : c’est de s’assurer de la conformité avec la PAF (Piste d’Audit Fiable).

En effet, la dématérialisation fiscale des factures suppose de pouvoir garantir l’intégrité et l’origine d’un document. Pour cela il est nécessaire d’intégrer un mécanisme de signature électronique des factures qui s’associe à la mise en place d’un outil permettant alors de réaliser des contrôles internes spécifiques à la gestion des factures.

Une solution clé en main de facturation électronique

Dans le cadre de la réforme 2024, la société Open Bee a mis en place une plateforme à destination des éditeurs de logiciels souhaitant compléter leur offre sur la thématique de la facturation électronique, intégrant un ensemble de web services API, permettant d’établir les connections entre les clients, les plateformes publiques ou privées et les fournisseurs de vos clients (via leur logiciel de comptabilité par exemple).

Concrètement, cette solution de « facture électronique » est équipée :

• D’un coffre-fort électronique
• D’un workflow de validation
• D’un tableau de bord pour la traçabilité des flux
• De la signature électronique
• De la gestion des formats pivots (Factur-X, …)

Enfin, pour l'intégration cette solution est basée sur une architecture low-code qui permet de connecter en un temps record votre actif logiciel et de lui donner la puissance d’une gestion documentaire regroupant les besoins actuels du marché, et de répondre aux exigences de cette nouvelle réforme.