Comment une TPE de ramonage a structuré sa planification d’interventions avec RosaLog Planning

Des tournées au feeling, des journées qui débordent

Dans cette société de ramonage d’une quinzaine de personnes, les journées commencent tôt.
Et pour Julie, secrétaire de direction, elles commencent surtout… avec des piles de dossiers.

Les clients sont dans Excel.
Les rendez-vous dans Google Calendar.
Les trajets dans Google Maps.
Le reste dans sa tête.

Elle jongle avec les demandes urgentes, les contraintes des techniciens, les zones à couvrir.
On traverse parfois tout le département pour revenir l’après-midi… à deux rues du rendez-vous du matin.

Tant que le volume reste gérable, ça passe.
Mais les demandes augmentent.
Les campagnes de rappel tournent bien.
Et Julie se voit mal continuer à tout planifier “à la main” encore des années.

Elle le sait : le temps passé sur la route coûte cher,
le moindre imprévu la replonge dans les tableaux et les cartes.

Le risque n’est plus seulement de perdre du temps.
C’est de ne plus suivre.

Un salon, une carte… et un artisan du logiciel

Sur un salon professionnel, Julie tombe sur un stand avec un écran.
Dessus : une carte. Des tournées. Des techniciens.

Derrière, Samuel.
Ancien ingénieur développeur, passé par un éditeur de solutions cartographiques.
Il raconte son choix de quitter “l’usine à code” pour concevoir des outils avec les utilisateurs, qui leur parlent.

Samuel a créé RosaLog Planning avec une idée simple :

• une version standard pour les petites structures,
• du sur-mesure pour les entreprises qui ont des contraintes particulières.

Sur le moment, elle le range mentalement dans la case "à creuser plus tard".

Quelques semaines plus tard, elle recontacte Samuel.
Elle lui explique sa réalité : le ramonage, les saisons, les contraintes horaires, les zones, les déplacements.

Planifier sous contraintes, pas à la volée

En écoutant Julie, Samuel reformule.
Il parle de ce que RosaLog Planning sait déjà faire… et de ce qu’il peut adapter.

Le cœur de l’outil : la planification sous contraintes.
Chaque technicien a :

• des jours et des heures de disponibilité,
• des zones d’intervention,
• des durées moyennes de prestation,
• des annulations ou aléas émanant des clients.

Le logiciel se charge de placer les rendez-vous au bon moment.
Il comble ensuite les “trous” pour remplir les journées de façon cohérente.

Autre point clé pour Julie : les interventions récurrentes.
Beaucoup de clients ont un contrat d’entretien annuel.
Avant, il fallait penser à les rappeler, retrouver la dernière date de passage, vérifier qui était disponible…

Avec RosaLog Planning, elle paramètre une fois la règle :

• la fréquence (chez elle : une fois par an, mais ça peut être tous les 3 mois, toutes les semaines, etc.),
• une période possible (par exemple quelques jours avant ou après la date anniversaire),
• les contraintes éventuelles (compétence du technicien, jours autorisés, créneaux horaires…).

Le logiciel ne bloque pas un créneau un an à l’avance.
Il crée une intervention “à programmer”.
Quand la bonne période approche, le moteur d’optimisation propose automatiquement :
le meilleur jour, l’horaire et le technicien adapté, en tenant compte du planning existant.

Julie ne passe plus ses journées à recaler les visites annuelles : elles se placent quasiment toutes seules.
Il ne lui reste qu’à valider avec le client pour verrouiller le rendez-vous.

À cela s’ajoutent :
l’application mobile pour les intervenants,
les rapports d’intervention sur-mesure,
les rappels et relances SMS aux clients,
l’historique complet des passages.

Julie y voit vite plus qu’un simple agenda intelligent.
C’est un outil pour piloter les interventions… et, derrière, la relation avec ses clients.

Un test avant l'adoption

Julie préfère avancer de façon pragmatique.
Avec Samuel, elle commence par un essai gratuit.

Elle importe elle-même ses données clients existantes.
Rien de magique, mais elle n’est pas seule : Samuel est disponible quand elle bloque ou hésite.

Surtout, elle se fixe une date de bascule.
À partir de ce jour-là, toutes les nouvelles interventions seront planifiées dans RosaLog Planning.
Plus de double saisie.

Pendant quelques semaines, elle jongle encore avec l’ancien système pour les rendez-vous déjà pris.
Mais pour le quotidien, le réflexe change vite :
ouvrir RosaLog Planning, regarder la cartographie, poser les créneaux.

Les techniciens adoptent l’application mobile sans résistance.
Ils voient leurs tournées, valident les interventions, remontent les informations terrain.

En quelques jours, Julie a basculé de “je maintiens un planning” à “je pilote un flux d’interventions”.

Moins de temps sur la route, plus sur les interventions

Aujourd’hui, revenir en arrière n’est plus une option.

Les chiffres parlent d’eux-mêmes :

• le nombre moyen d’interventions par technicien est passé d’environ 5 à 7 par jour, soit près de 20% de plus,
• Un seul planificateur pour gérer 10 intervenants, là où ses confrères n'arrivent à en gérer que 5 par planificateur.

Mais au-delà des volumes, c’est la qualité de la relation client qui change :

• les clients reçoivent des rappels SMS avant leur rendez-vous,
• les retards sont anticipés, pas subis,
• l’historique des passages permet de répondre en quelques secondes au téléphone.

Les techniciens passent plus de temps dans les cheminées que sur les routes.
Les journées sont mieux remplies, moins hachées.

Pour Julie, le gain est double : moins de charge mentale sur la planification et une vision plus claire de l'activité de l'entreprise.

Et Samuel continue de suivre la société.
De nouveaux besoins apparaissent au fil des saisons.
Des ajustements se discutent.
Parce que pour lui, RosaLog Planning reste un produit vivant, façonné avec ses clients, pas contre eux.

La TPE de ramonage, elle, peut continuer à grandir.
Avec un planning qui suit.
Et une relation client qui ne se limite plus à “trouver un créneau”, mais à tenir des engagements.

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