Comment une société de / du génie climatique gagne 50 % de temps sur la réponse à des appels d'offres en passant d'Excel à Optima ?

Une gestion des appels d'offres laborieuse et inefficace

Dans le domaine exigeant du génie climatique, répondre aux appels d'offres requiert une précision technique et une capacité à traiter des données complexes rapidement. Jusqu'à récemment, cette société s’appuyait sur des outils comme Excel pour gérer ses réponses, une méthode qui posait plusieurs défis :

• L’intégration et le traitement manuel des DPGF sous Excel (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire), un processus long et sujet aux erreurs.
• Un manque de standardisation, d’uniformisation des référentiels tarifaires au sein de la société et potentiellement des agences, rendant difficile la prise en compte des remises négociées avec les fournisseurs.
• Des difficultés à produire des études de prix détaillées et personnalisées, limitant la pertinence technique des offres pour des besoins spécifiques aux clients.

Ces inefficacités impactaient directement la possibilité de l’entreprise à soumettre des propositions compétitives tout en respectant les délais stricts des appels d’offres.

OPTIMA : une solution taillée pour le génie climatique

Depuis l’adoption d’OPTIMA, cette société a transformé son approche des appels d'offres grâce à des processus revus et des fonctionnalités spécifiques et innovantes :

• Importation simplifiée des fichiers DPGF : OPTIMA permet de charger directement les DPGF dans le logiciel. Les lignes sont automatiquement reconnues et intégrées, réduisant considérablement les efforts nécessaires pour organiser le chiffrage. Les lots concernés n’ont plus qu’à être complétés avec les articles, les ouvrages et les mains-d’œuvre nécessaires et adaptés au chantier en question.
• TAMZAG, une bibliothèque tarifaire incluse dans OPTIMA : l’outil centralise les tarifs publics de plus de 3 millions d’articles et plus de 300 fournisseurs, tout en permettant leur intégration dans les lignes du devis. En option, tous les fournisseurs de la société ont pu être intégrés pour associer, en plus des prix publics, les prix négociés avec ses fournisseurs sur des familles de produit ou bien encore l’ensemble de catalogues fabricants. Cela garantit une cohérence dans les devis et un chiffrage précis, tout en mettant en avant la compétitivité de l’entreprise. Pour compléter cet aspect compétitivité, grâce à la connexion OPTIM A <> TAMZAG l’entreprise est en mesure de lancer en simultané des consultations de prix auprès de plusieurs fournisseurs afin de disposer de leviers d’ajustements si le chiffrage venait à être challengé.  
• Génération d’études de prix et de devis détaillés : OPTIMA offre la possibilité de regrouper des articles spécifiques sous forme d’ouvrages. Ces ouvrages facilitent la structuration des devis, améliorent la lisibilité pour les clients, et permettent une analyse technique et financière plus approfondie des projets. Ce niveau de détails, permettant de retranscrire dans un document type Mémoire Technique, toutes informations techniques sur les produits qui seront utilisés  pour garantir de leur conformité en termes de norme et/ou de capacité pour la réalisation du projet.

Des gains concrets et mesurables

Grâce à OPTIMA, cette société a pu réduire de 50 % le temps consacré à la réponse aux appels d'offres. Ces gains de productivité s’accompagnent également d'une amélioration qualitative :

• Une meilleure compétitivité grâce à des propositions financières détaillées et cohérentes.
• Une plus grande précision technique dans les études de prix, renforçant la crédibilité de l’entreprise face aux clients et aux partenaires.
• Une diminution des erreurs humaines, rendant les offres plus fiables et adaptées aux besoins des projets.
• Une marge sécurisée, dès la réalisation du chiffrage.

Dans tous ces projets, SYDEV met un point d’honneur à l’accompagnement des équipes avec des formations sur-mesure pour minimiser l’impact et les réticences aux changements.

L’intégration d’OPTIMA a été soutenue par une équipe d’experts, avec :

• Un diagnostic personnalisé des besoins métiers pour aligner l’outil sur les pratiques de l’entreprise et celles du secteur.
• Des paramétrages guidés pour personnaliser les éléments essentiels du logiciel, comme les éditions, les bases ouvrages, les feuilles de coefficient et le cas échéant les contrats cadres et remises de l’entreprise auprès de ses fournisseurs ou encore la liaison avec les systèmes d’information existants.
• Des formations adaptées aux différents profils d’utilisateurs, garantissant une adoption rapide et efficace.

Le mot de la fin

Avec OPTIMA, cette société a su relever les défis de son secteur, alliant rapidité et précision dans la réponse aux appels d’offres. Cette transformation a non seulement amélioré sa compétitivité, mais a aussi renforcé sa capacité à offrir des solutions techniques de grande qualité à ses clients.

Jonathan PRELAT, représentant SYDEV

« OPTIMA est bien plus qu’un simple logiciel de devis : c’est un véritable partenaire stratégique pour les entreprises du génie climatique. En centralisant les données et en automatisant des processus complexes, nous permettons à nos clients de se concentrer sur ce qui compte vraiment : leur expertise technique. »
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