Comment une PME a réduit de 80% le temps de traitement de ses notes de frais avec N2F

Comment N2JSOFT divise par cinq le temps de gestion des notes de frais avec N2F

Une gestion archaïque et chronophage des notes de frais

La gestion des notes de frais est souvent synonyme de frustration. C’était le cas pour cette entreprise de 500 salariés dans le secteur des télécoms, où le processus relevait du parcours du combattant. Les commerciaux, souvent en déplacement, payaient leurs frais avec leur carte personnelle et devaient ensuite, une fois par mois, remplir un fichier Excel et rassembler leurs justificatifs sur papier. Ces documents étaient ensuite envoyés par courrier et email à la comptabilité, qui s’occupait des validations avec les managers et du remboursement. Avec près de 12 000 lignes à traiter, les retards étaient nombreux, les tensions s’accumulaient, et le processus était tout sauf fluide.

Coût humain, frustration et perte de productivité

Cette situation déprimait autant les collaborateurs que les équipes administratives. Les commerciaux perdaient un temps précieux sur des tâches non productives, et les comptables étaient submergés par la vérification manuelle. Le processus engendrait des tensions internes : les retards dans les remboursements mécontentaient les salariés, et les managers croulaient sous les demandes de validation. L’énergie et le temps perdus dans ce processus étaient devenus insoutenables.

Solution : L’efficacité à portée de clic avec N2F

En adoptant N2F, cette entreprise a révolutionné sa gestion des notes de frais. En moins de 10 minutes de formation, les collaborateurs ont pris en main une solution intuitive et rapide :

• Pour les commerciaux : Chaque dépense est scannée, et les informations sont extraites automatiquement en moins d’une seconde, peu importe la langue ou le pays. Plus besoin de remplir un fichier Excel ou d’envoyer des justificatifs papier.
• Pour les managers : Un workflow précis leur permet de valider les dépenses en un clin d’œil, avec des rappels automatisés.
• Pour la comptabilité : L’application intègre des algorithmes anti-fraude et gère directement l’injection des données dans le logiciel comptable, supprimant toute saisie manuelle.

Le résultat ? Le délai de remboursement est passé d’un mois et demi à seulement 10 jours, avec une satisfaction utilisateur jamais atteinte auparavant.

Le mot de Nicolas Dubouloz, CEO de N2JSOFT

« Avec N2F, nous ne nous contentons pas de simplifier les tâches administratives. Nous transformons une contrainte en une expérience fluide et agréable. Notre ambition ? Devenir le leader européen de la gestion des dépenses d’entreprises et d'organisations, tout en restant fidèles à nos valeurs : proximité, innovation et excellence du service. Réussir, pour nous, c’est rendre la vie de nos clients plus simple, chaque jour. »