Comment une banque internationale a gagné 50 % de temps dans l’organisation de ses événements internes avec Acquity FM ?

Avant Acquity FM : des fichiers Excel et des semaines de préparation

Dans cette grande banque internationale, les services généraux étaient au cœur de tout : gestion des bâtiments, suivi des prestataires, déménagements internes, organisation d’événements clients, coordination des achats.
Un service indispensable, mais sous pression constante.

À chaque demande (un séminaire, un événement client, un transfert d’équipe, une maintenance technique), tout reposait sur Excel.
Des fichiers partagés, remplis manuellement, multipliés par service et par site.
Rien n’était vraiment centralisé.
Pour organiser un événement stratégique, il fallait jongler avec plus de 22 onglets : logistique, sécurité, prestataires, invitations, achats, refacturation interne…

Résultat :

• des heures de coordination et de saisie manuelle,

• des erreurs fréquentes dans les plannings,

• un manque de visibilité sur les coûts réels,

• et un stress permanent à l’approche de chaque échéance.

Le service fonctionnait au mérite, mais sans outils adaptés.
Et la direction, malgré les efforts de l’équipe, n’avait qu’une visibilité partielle sur l’activité et les coûts.

Le déclic : un nouveau responsable qui connaît déjà la solution

Lorsque Philippe (nom fictif), nouveau responsable des services généraux, rejoint la banque, il découvre une organisation engagée, mais essoufflée.
Ancien d’un grand groupe où il avait déjà mis en place Acquity FM, il reconnaît immédiatement le potentiel de transformation que la solution peut apporter.

« Je voyais des équipes motivées, mais bloquées par des outils obsolètes.
Tout ce qui pouvait être fluide était devenu lourd.
Je savais qu’avec Acquity, on pouvait changer la donne sans révolutionner les habitudes », explique-t-il.

Dès son arrivée, il propose de lancer un pilote sur un périmètre simple : la gestion des événements internes.
L’objectif : prouver que la digitalisation peut simplifier sans complexifier.

Une mise en place rapide et structurée

Le projet démarre par un audit des processus existants : identification des circuits de validation, des fichiers critiques et des tâches redondantes.
Acquity FM reprend ensuite le relais avec une approche agile.

En quelques semaines, les workflows sont modélisés, les espaces et prestataires intégrés, et les tableaux de suivi paramétrés.
L’outil est prêt pour une première phase test.

Les équipes découvrent une interface claire, intuitive, où chaque demande peut être suivie du début à la fin :

• une réservation de salle,

• un besoin de matériel,

• une intervention technique,

• ou un événement client.

Les validations se font en ligne, les relances automatiques remplacent les mails à rallonge, et les indicateurs se mettent à jour en temps réel.

L’adoption est immédiate.
Les assistantes, les hôtesses d’accueil et les prestataires externes utilisent le même outil, sans formation lourde.
Acquity FM devient peu à peu le point d’entrée unique de toutes les demandes internes.

Après Acquity FM : un service fluide, mesurable et reconnu

En moins de trois mois, les résultats sont là :

• 50 % de temps gagné sur l’organisation des événements internes.

• Un suivi instantané des coûts, par centre ou par entité.

• Une refacturation fluide entre départements.

• Des prestations tracées et mesurables.

• Et surtout, un service général enfin reconnu pour son efficacité.

La réservation des salles et équipements, auparavant source d’erreurs et de conflits, est désormais gérée directement par les hôtesses.
Les circuits de validation sont clairs, la communication est simplifiée, et les imprévus sont anticipés.

La direction financière, elle, apprécie la nouvelle précision des données :
chaque prestation, chaque événement, chaque dépense est rattachée au bon centre de coût.
Fini les retraitements manuels.

En quelques mois, l’image du service change : d’un centre de coût à un véritable centre de valeur.

Une solution qui s’adapte et évolue

Fort de ce succès, le périmètre d’Acquity FM s’élargit.
Après les événements et les réservations, le service intègre la gestion des achats, du nettoyage, puis la maintenance technique.
Tout est à présent piloté dans le même environnement.

La banque bénéficie d’un outil unique, capable de couvrir l’ensemble du spectre des services généraux : de la GMAO à la logistique événementielle.
Et grâce à la souplesse du framework low-code, chaque nouvelle demande (comme la mise en place d’un module pour gérer les prestataires d’accueil), est intégrée en quelques jours seulement.

Mot de la fin — Alexandre Tieri, Directeur Marketing & Commercial d’Acquity Software

« Ce projet montre à quel point la simplicité peut transformer des organisations très structurées.
Dans cette banque, tout était déjà organisé, mais rien n’était fluide.
En apportant de la centralisation et de la visibilité, Acquity a redonné du sens au quotidien des équipes.
Aujourd’hui, leur performance se mesure autant en chiffres qu’en sérénité, et c’est exactement ce que nous voulons construire avec nos clients. »

Découvre Acquity → https://www.acquitysoftware.com/