Comment une agence d'architecture a évité des mois de retard de facturation grâce à APii ?

Une agence d'architecture qui pilote à vue sur Excel

Dans cette agence d'une vingtaine de collaborateurs, deux personnes tiennent la barre. Le dirigeant, qui doit suivre la santé financière de chaque projet. Son assistante de direction, qui fait la saisie et la facturation au quotidien.

Leurs outils : une série de fichiers Excel connectés entre eux. Un pour les notes d'honoraires, un pour le suivi des temps, un autre pour la facturation. Sur les marchés publics, chaque mission avance par phases, et il faut reprendre le calcul d'avancement à la main à chaque nouvelle note d'honoraires. Il y a aussi les révisions de prix mensuelles à recalculer, et les factures à déposer une par une sur Chorus Pro, la plateforme de dépôt imposée par la commande publique.

Chaque étape prend du temps. Et à chaque nouveau projet, ce temps s'accumule.

Le jour où la facturation prend du retard pour de bon

Une note d'honoraires attend d'être calculée. Puis une autre. Quand l'agence est mandataire d'un projet, c'est à elle de valider les notes d'honoraires de chacun des cotraitants avant de les transmettre. L'avancement doit être recalculé au centime près, tout comme les révisions de prix, sous peine de rejet sur Chorus Pro. Sur un projet qui réunit plusieurs cotraitants, parfois des dizaines, ça devient vite ingérable. Le temps que tout soit prêt, la facture part avec des semaines de retard, et avec elle, des décalages de trésorerie qui pèsent lourd.

Sur un fichier Excel relié à d'autres fichiers, un incident suffit à tout bloquer : le fichier devient trop lourd, met une éternité à s'ouvrir, puis ne s'ouvre plus du tout. Le système bricolé au fil des années menace de partir en éclats d'un coup, et avec lui, la facturation de plusieurs projets en cours.

Certaines agences vivent une version différente du même problème : une solution toute faite, achetée par le passé, qui ne suit plus leurs besoins et ralentit tout autant leur facturation.

Une facture bien faite, une recommandation, une découverte

L'agence tombe sur APii en cherchant une solution en ligne. D'autres l'ont trouvé autrement : un bureau d'études envoie une facture à un architecte, l'architecte trouve la facture particulièrement claire, demande quel outil a été utilisé, et devient client à son tour quelques semaines plus tard.

Ce qui retient l'attention, c'est que l'outil parle directement le langage des marchés publics : gestion automatique des notes d'honoraires avec reprise de l'historique, révisions de prix calculées toutes seules, dépôt des factures sur Chorus Pro en un clic au lieu d'un aller-retour manuel.

Une mise en route rapide, une formation calibrée pour des équipes débordées

Dès la signature, l'outil est utilisable en SaaS. Pas d'installation à attendre. La formation tient en une journée, découpée en quatre blocs de deux heures, pensée pour une équipe qui ne peut pas se permettre de tout arrêter pendant huit heures d'affilée.

Le vrai jalon, c'est la première facture éditée dans l'outil. Il faut d'abord rentrer les clients, les partenaires, les projets en cours. Certaines agences y arrivent en deux semaines. La plupart mettent entre un mois et demi et trois mois.

La facturation qui suit le projet, plutôt que l'inverse

Une fois en place, la note d'honoraires numéro 2 reprend automatiquement l'historique de la numéro 1. Les révisions de prix se calculent seules chaque mois grâce aux formules de révision intégrées à l'outil, et un tableau de suivi se génère automatiquement après chaque facture d'avancement. Les indices utilisés sont récupérés directement sur le site de l'Insee dès leur publication, et les nombreux paramètres disponibles (formule, caractère provisoire ou définitif, saisie manuelle, antériorité au démarrage avec APii) couvrent la plupart des cas de figure. Quand un cas particulier se présente malgré tout, comme ce client architecte confronté à une nouvelle formule de révision, les équipes APii la mettent en place en moins de cinq jours, en priorité, pour ne pas bloquer la facturation. La facture part ensuite sur Chorus Pro en un clic, sans téléchargement ni ressaisie. Ce qui prenait des jours à chaque échéance se règle en quelques minutes.

Le bénéfice va au-delà de la seule vitesse. Parce que les temps sont saisis projet par projet, la rentabilité de chaque dossier s'affiche en temps réel. Une agence de six personnes s'en aperçoit un lundi matin, en réunion de suivi : un projet part en dérive à cause de travaux supplémentaires jamais prévus au contrat. Le patron arrête l'équipe, fait un devis, l'envoie à la maîtrise d'ouvrage, qui signe l'avenant. Sans cette vue en temps réel, l'agence n'aurait rien vu venir avant la fin du chantier, factures en retard et heures perdues comprises.

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