Comment un transporteur aéroport a arrêté WhatsApp et réduit sa sous-traitance grâce à Droovi

Transferts aéroport : 2 500 courses par mois, 10 véhicules, 16 chauffeurs et 20 sous-traitants pilotés sur des groupes WhatsApp et un tableur. En reliant dispatch, suivi des vols et facturation dans un seul outil, l'entreprise a rapatrié des centaines de courses chez ses propres chauffeurs. Et la marge qui partait chez les confrères est revenue dans ses comptes.

Le dispatch tenait sur des groupes WhatsApp et un tableur

Cette société de transferts aéroport de la Côte d'Azur fait rouler 10 véhicules avec 16 chauffeurs qui tournent en rotation, matin et soir. Le mois dernier, elle a traité 2 500 courses, presque toutes vers ou depuis l'aéroport de Nice.

Ses donneurs d'ordre : des agences de voyages, des conciergeries, des plateformes de réservation et une poignée de clients directs.

À ce volume, sa flotte ne suffit pas. Alors elle s'appuie sur un réseau de 20 sous-traitants, des confrères à qui elle renvoie les courses qu'elle ne peut pas couvrir.

Sur le papier, c'est une force. Dans la réalité du dispatch WhatsApp, c'est devenu un réflexe. Les réservations arrivaient par mail, par téléphone, parfois par SMS la veille au soir. L'exploitant les recopiait dans Excel, postait chaque course dans le bon groupe, et attendait.

Quand personne ne répondait dans les dix minutes, la course partait chez un sous-traitant. Pas parce qu'aucun chauffeur n'était disponible. Parce que personne n'avait le temps de vérifier qui l'était.

Et chaque course qui part chez un confrère, c'est une marge divisée. L'entreprise gardait le client, mais reversait l'essentiel du prix de la course. Personne n'avait fait le calcul de ce que ça représentait sur un mois.

Le déclic : un vol raté, puis un calcul qu'il aurait mieux valu ne pas faire

Un jeudi de septembre, un vol Londres-Nice annoncé à 16 h 50 atterrit à 15 h 10. La compagnie avait modifié l'horaire trois jours plus tôt. Personne ne l'avait vu.

Le passager, envoyé par une agence britannique parmi les plus gros donneurs d'ordre de l'entreprise, a attendu 1 h 40 devant le terminal 2.

L'agence n'a pas crié. Elle a fait pire : elle a demandé, par écrit, quelle était la procédure de suivi des vols. Il n'y en avait pas.

Ce soir-là, le dirigeant a fait le calcul qu'il repoussait depuis des mois. Sur les 2 500 courses du mois, près de 1 000 partaient en sous-traitance. Une bonne partie aurait pu être couverte par ses propres chauffeurs. Elles partaient chez les confrères par défaut, parce que le dispatch ne suivait pas.

La question n'était plus « comment éviter un client oublié à l'aéroport ». C'était : combien de marge je laisse partir chaque mois parce que mon organisation repose sur des groupes WhatsApp.

Il choisit Droovi parce que le logiciel est construit pour son métier

Le dirigeant a regardé plusieurs outils. Des logiciels de taxi, des TMS pensés pour le transport routier, des plannings généralistes. À chaque démonstration, la même impression : il faudrait adapter le métier au logiciel.

C'est finalement Droovi, logiciel VTC spécialisé dans les transferts aéroport, qui a retenu son attention. Trois choses ont fait la différence.

D'abord, le dispatch. Les courses partent directement sur l'application des chauffeurs, avec leur disponibilité visible en temps réel. L'exploitant voit enfin qui peut prendre quoi avant de renvoyer une course à l'extérieur.

Ensuite, le suivi des vols. Chaque course est rattachée à un numéro de vol, et l'horaire de prise en charge s'ajuste quand le vol est retardé ou avancé. L'exploitant comme le chauffeur sont alertés.

Enfin, la sous-traitance est gérée dans le même outil. Les confrères reçoivent leurs courses, leurs statuts remontent, et leurs rétrocessions se calculent toutes seules.

Le modèle tarifaire a aussi pesé : un abonnement mensuel lisible, sans devis à rallonge pour chaque demande d'évolution.

La mise en place : deux mois, et tout le monde n'a pas applaudi

Soyons honnêtes : la migration n'a pas pris une semaine.

Il a fallu reprendre les grilles tarifaires des agences, zone par zone, type de véhicule par type de véhicule. Ressaisir les 16 chauffeurs, les 10 véhicules, les 20 sous-traitants avec leurs conditions de rétrocession. Et convaincre tout ce monde d'installer une application de plus sur son téléphone.

Les trois premières semaines, l'entreprise a tourné en double : WhatsApp d'un côté, Droovi de l'autre. Deux chauffeurs refusaient d'accepter la moindre course sur l'application.

Ce n'est pas un discours qui les a fait changer d'avis, c'est le planning. Les courses partaient désormais d'abord sur l'application. Ceux qui n'y étaient pas passaient après les autres.

Au bout de deux mois, les groupes WhatsApp étaient morts. Personne ne les a rouverts.

Le résultat qui compte : un tiers de sous-traitance en moins

Le changement le plus visible n'est pas dans le bureau, il est dans les comptes.

Avec un dispatch qui montre en temps réel la disponibilité des chauffeurs et des véhicules, les courses ne partent plus chez les confrères par défaut. Elles y partent quand la flotte est réellement pleine.

Résultat : la part de courses sous-traitées a baissé d'environ un tiers en quelques mois, à volume égal.

Chacune de ces courses rapatriées, c'est une marge entière au lieu d'une marge partagée. À l'échelle de plusieurs centaines de courses par mois, l'abonnement au logiciel est remboursé dès les premiers jours du mois.

Les vols, eux, sont surveillés en continu. L'entreprise comptait plusieurs prises en charge ratées par mois à cause d'horaires modifiés. Elle n'en compte presque plus.

Et l'agence britannique a eu sa réponse : oui, il y a une procédure de suivi des vols. Elle tourne toute seule, 24 heures sur 24.

Ce que personne n'avait anticipé : les soirées du dispatcheur et la fin de mois

Le dirigeant cherchait de la marge. Il a aussi récupéré du temps.

L'exploitant rentre chez lui sans son tableur. Les courses du lendemain sont affectées, chaque chauffeur a son planning sur son téléphone, et les imprévus se gèrent depuis l'application.

Et puis il y a la facturation. Avec 2 500 courses, des prix agence, des rétrocessions chauffeurs et 20 sous-traitants à payer, la fin de mois mobilisait le dirigeant pendant des jours.

Aujourd'hui, les montants sont posés course par course dans le système au fil du mois. Les factures agences, les relevés chauffeurs et les factures de sous-traitance sortent en une matinée.

Ce n'était pas l'argument d'achat. C'est devenu la raison pour laquelle personne, dans l'entreprise, ne reviendrait en arrière.

« Le logiciel ne nous a pas fait gagner des courses. Il nous a rendu celles qu'on donnait aux autres. »