Comment un négoce de matériaux a divisé par deux ses temps de réception en adoptant Iteck ?

Un matin ordinaire, dix petites pertes de temps

7h15. Deux camions arrivent quasiment en même temps. Les chauffeurs attendent qu'on décharge. Au comptoir, les premiers artisans veulent récupérer leur commande avant de partir sur chantier.

Dans l'entrepôt, le réceptionnaire contrôle les palettes, compare les bons de livraison papier avec ce qu'il a à l'écran, note les écarts à la main. Il ressaisit ensuite les informations dans l'ERP depuis son poste fixe, ce qui implique d'abord de quitter le quai, de traverser l'entrepôt, d'ouvrir les bons modules dans le bon ordre.

Ce n'est pas une catastrophe. C'est simplement dix petites pertes de temps qui se répètent à chaque réception, plusieurs fois par jour.

Thomas dirige ce négoce depuis plus de dix ans. Une cinquantaine de personnes, plusieurs centrales d'achat, une clientèle de pros qui travaille sur des délais serrés. Le logiciel de gestion en place fait le travail de base : devis, commandes, facturation. Mais il a été conçu pour tous les secteurs, pas pour le négoce de matériaux.

Des équipes expérimentées qui compensent jusqu'à ce qu'elles ne puissent plus

Le problème ne saute pas aux yeux parce que les équipes en place l'ont absorbé. Au fil du temps, elles ont appris à naviguer dans l'outil. Elles connaissent les raccourcis, les étapes à enchaîner dans le bon ordre, les erreurs à éviter. Elles ont adapté leur façon de travailler au logiciel.

Ce fonctionnement tient. Sauf lors des pics d'activité.

Quand la charge augmente, Thomas fait appel à des intérimaires pour renforcer les préparateurs. Et là, tout ce que les anciens avaient intégré sans même y penser devient impossible à transmettre rapidement. Former un intérimaire sur les outils prend deux jours. Deux jours pendant lesquels un salarié expérimenté est occupé à former plutôt qu'à préparer des commandes. Et parfois, au bout de ces deux jours, l'intérimaire n'est pas au rendez-vous le lendemain matin.

Ce n'est pas tant le turn-over qui pose problème. C'est que le logiciel rend chaque intégration aussi lourde que la précédente. Les bonnes pratiques restent dans la tête des anciens. À chaque nouveau collaborateur, tout est à réexpliquer depuis le début.

Une recommandation de confrère, une conversation différente

Thomas sait depuis un moment qu'il faudra changer. Il sait aussi ce que ça représente : une migration qui mobilise les équipes pendant des semaines, un risque réel sur la continuité de l'activité. Ce n'est pas une décision que l'on prend sur un coup de tête.

C'est lors d'une réunion régionale du groupe qu'il entend parler d'Iteck. Un confrère a fait le changement l'année précédente. Thomas note le nom et appelle.

Dès les premières minutes, la discussion porte sur les centrales d'achat, sur les mises à jour de catalogues fournisseurs, les réceptions volumineuses, la gestion des pics de commandes. Thomas n'a pas eu à expliquer ce qu'est un négoce de matériaux avant d'aborder ses problèmes concrets.

Il prend rendez-vous.

Ce qui change physiquement dans l'entrepôt

Yann, le dirigeant de Tech-Infor, ne fait pas de démonstration à distance. Il se déplace, observe les équipes travailler, suit une réception de bout en bout.

Le déploiement d'Iteck prend quelques semaines. Le changement le plus visible est immédiat : au lieu de contrôler une palette sur papier puis de ressaisir les informations depuis un poste fixe, les réceptionnaires valident maintenant les écarts directement pendant le déchargement, depuis un terminal mobile. Une seule manipulation remplace plusieurs allers-retours entre le quai et le bureau.

Côté fournisseurs, les mises à jour de catalogues qui demandaient auparavant un travail manuel de comparaison ligne par ligne, sont traitées automatiquement depuis l'outil : les nouveaux produits, les suppressions et les changements de tarifs sont identifiés en quelques clics.

Les règles de gestion sont paramétrées une fois dans le logiciel. Les équipes ne travaillent plus avec des fichiers différents selon les personnes ou les postes. Les mêmes règles s'appliquent à tous.

Des gains mesurables et leurs causes

Les résultats se mesurent sur deux indicateurs précis.

La formation d'un intérimaire passe de deux jours à une heure. Le terminal mobile guide les opérations étape par étape. Un nouveau collaborateur n'a pas besoin de comprendre l'architecture du logiciel pour être opérationnel.

Sur les réceptions fournisseurs, le temps de traitement est divisé par deux pour les grosses commandes. Sur quatre cents produits, ce qui prenait une journée prend maintenant une matinée.

Le gain ne vient pas d'une accélération des équipes. Il vient de la disparition des doubles saisies, des contrôles manuels sur papier et des allers-retours entre le quai de réception et le bureau.

Les bénéfices d'un logiciel de gestion négociant matériaux

Le logiciel n'a pas changé la façon dont le magasin reçoit ses marchandises. Il a supprimé une grande partie des manipulations qui s'étaient accumulées au fil des années, des tâches devenues normales parce qu'elles existaient depuis longtemps, mais qui n'apportaient aucune valeur.

Là où un ERP généraliste propose des fonctions communes à tous les secteurs, Iteck intègre des mécanismes propres au négoce de matériaux : mises à jour automatiques des catalogues des centrales d'achat, gestion native des réceptions fournisseurs, terminaux mobiles conçus pour les opérations en entrepôt.

Quelques mois après le déploiement, Thomas ne parle presque plus du logiciel. Ce qu'il remarque surtout, c'est que les nouvelles recrues deviennent rapidement autonomes et que les grosses réceptions ne désorganisent plus toute la matinée. Pour lui, le projet n'a pas consisté à changer d'ERP, mais à supprimer une série de petits irritants qui faisaient perdre du temps à chaque livraison.

Vous gérez un négoce de matériaux, une quincaillerie ou un magasin de bricolage et vous vous reconnaissez dans cette situation ?
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