Comment un gestionnaire de flotte VTC a divisé par 3 le temps passé à faire son dispatch avec le logiciel Droovi

De chauffeur à gestionnaire de 78 véhicules

Luc n'a pas créé une entreprise de transport depuis un bureau.
Il a d'abord conduit et connaît les codes du métier dans le détail : ce qu'implique un pick-up long-courrier par rapport à un transfert hôtel, le temps réel entre l'atterrissage et la sortie des bagages selon la compagnie, les vols qui décalent systématiquement.

Au fil des années, son activité a grandi.
D'abord quelques véhicules, puis une équipe, puis des sous-traitants pour absorber les pics de volume.

Aujourd'hui, l'entreprise tourne avec 37 chauffeurs salariés et 41 sous-traitants partenaires — 78 véhicules disponibles.

Il sait ce qu'un bon dispatch doit produire : zéro trajet à vide évitable, zéro chauffeur qui attend inutilement, zéro course sous-traitée quand un salarié aurait pu la prendre.
Le problème, c'est que son organisation ne lui permettait plus d'atteindre ces standards.
Il lui fallait un logiciel de gestion de flotte dédié aux VTC.

Dispatch VTC sur Excel : ce que ça coûte de ne pas avoir le bon outil

Le planning de la flotte reposait sur un fichier Excel et une série de groupes de messagerie.
Un logiciel interne avait été développé à la va-vite par un prestataire pour gérer le calendrier — fonctionnel à l'époque, impossible à faire évoluer.
Le vrai coût de ce système, ce n'était pas les erreurs ponctuelles. C'était le temps, et les opportunités manquées.

Chaque matin, le dispatcheur consacrait entre trois et quatre heures à construire le planning de la journée.

Qui prend quelle course ?
Comment éviter qu'un chauffeur finisse une course à l'aéroport et reparte à vide vers la ville alors qu'un pick-up est prévu trente minutes plus tard au même terminal ? Comment enchaîner les courses sans imposer des attentes inutiles entre deux missions ?

Ce travail se faisait à la main, dans la tête, sur un écran — sans vue d'ensemble en temps réel, sans alerte si un vol avançait ou reculait.

Et en parallèle, une contrainte structurelle propre au transport VTC aéroport : le contrat avec les donneurs d'ordre est clair, le chauffeur doit être disponible à l'heure réelle d'atterrissage, pas à l'heure prévue initialement.

Un vol prévu à 13h15 qui atterrit à 11h57 : le chauffeur doit être là, mais il est peut-être encore sur une autre course.
Un vol retardé de 90 minutes : le chauffeur attend sur le parking au lieu de prendre une course dans l'intervalle.
Certaines compagnies arrivent systématiquement en avance.
D'autres impliquent 45 minutes à une heure entre l'atterrissage et la sortie des bagages.

Tout ça, le dispatcheur le gérait de tête, ou via des SMS qu'il fallait répercuter manuellement sur le planning, puis appeler le chauffeur, puis vérifier que la modification n'entrait pas en conflit avec une autre course.
Et quand un imprévu survenait — un chauffeur indisponible au dernier moment, un vol qui atterrit deux heures tôt — tout était à refaire.
En urgence, par téléphone, en espérant que quelqu'un décroche.

Le coût réel, c'était ça : des courses sous-traitées à tort parce que personne n'avait le temps de vérifier qui était disponible, des trajets à vide qui auraient pu être évités avec une meilleure visibilité, et un dispatcher épuisé chaque matin avant même que la première course ne commence.
À l'échelle de 78 véhicules, chaque course sous-traitée inutilement, c'est de la marge qui sort de la société.

Pourquoi Droovi, et pas un autre logiciel de gestion VTC

Luc n'attendait pas qu'un commercial vienne le démarcher. Il a cherché lui-même, sur le Play Store : gestion VTC, logiciel flotte VTC.
Plusieurs résultats apparaissent.

Ce qui l'a attiré vers Droovi en premier, c'est l'existence de petits outils gratuits accessibles sans engagement — une façon de tester la logique de l'application avant même de s'engager sur un essai.
En quelques minutes, il a compris que l'outil avait été conçu par des gens qui connaissaient le métier de l'intérieur.
La façon dont les courses sont structurées, la gestion des vols intégrée au dispatch, le rôle du dispatcheur clairement distinct de celui du manager, la marketplace sous-traitants VTC : tout correspondait à ce qu'il vivait au quotidien.

Il y avait aussi un point différenciant que les autres outils ne couvraient pas : la connectivité API avec les donneurs d'ordre.
Les tours opérateurs et plateformes comme Booking.com exigent désormais de recevoir en temps réel les driver events — départ du chauffeur, arrivée au point de rendez-vous, prise en charge du passager, fin de course.
Pour chaque event : plaque du véhicule, nom du chauffeur, géolocalisation.
Avant, remonter ces informations demandait des échanges manuels en cascade entre quatre ou cinq intermédiaires.
Droovi est connecté par API aux principaux acteurs du marché — Transfer, Sun Transfer, E-Cars, et d'autres en cours d'intégration — et envoie ces données automatiquement, sans intervention humaine.

Pour Luc, c'est devenu un argument commercial direct : les gros donneurs d'ordre commencent à conditionner leurs partenariats à cette connectivité.
Il a demandé une démonstration.
La décision a été rapide.

De l'inscription à la première course en moins d'une heure

Pas de paramétrage complexe, pas de formation de deux jours, pas de frais à quatre chiffres.
Luc s'est connecté sur Droovi.com, a renseigné les informations de base — secteur géographique, taille de la flotte, aéroport de rattachement, devise, TVA — et une offre d'essai de 30 jours sans engagement s'est activée, avec accès à l'ensemble des fonctionnalités.

L'application guide l'utilisateur étape par étape : création des véhicules, paramétrage des zones d'opération, import des premières courses.

Chaque chauffeur reçoit une invitation par WhatsApp ou par e-mail pour télécharger l'application mobile et rejoindre la flotte — pas besoin qu'il vienne au bureau, tout se fait depuis son téléphone.

Les sous-traitants s'inscrivent de leur côté et commencent à recevoir les courses disponibles sur la marketplace dès leur validation.
Les premières courses ont tourné en parallèle de l'ancienne organisation, le temps que tout le monde soit à bord.

Quelques jours plus tard, l'Excel était fermé.

Un quotidien transformé

Dispatch VTC avec Droovi : de 4 heures à 20 minutes

Avant, construire le planning de la journée prenait trois à quatre heures.
Avec la vue en temps réel des disponibilités — quels chauffeurs sont libres, lesquels sont en mission, lesquels ont une course dans l'heure — ce travail est tombé à environ une heure.

Et depuis l'activation du module de dispatch assisté par IA, qui analyse les disponibilités, les contraintes de chaque course et les profils des chauffeurs pour suggérer les meilleures affectations, certains jours la revue du planning se fait en moins de vingt minutes.
Le dispatcheur valide, ajuste si nécessaire, et passe à autre chose.

Suivi des vols en temps réel et ajustement automatique des courses

Chaque course est rattachée à un numéro de vol.
Droovi surveille les horaires et remonte une alerte dès qu'un vol avance ou retarde — sans que le dispatcheur ait à guetter ses SMS ou vérifier manuellement.
Si un vol avance, le chauffeur est alerté immédiatement.
S'il retarde, le dispatcheur voit en un coup d'œil si le chauffeur peut enchaîner une autre course dans l'intervalle et peut réaffecter en quelques secondes.
L'application intègre aussi les données historiques par compagnie : délai moyen entre atterrissage et sortie des bagages, tendances de ponctualité.
Le chauffeur n'arrive plus ni trop tôt ni trop tard.

Alertes en temps réel : mauvais véhicule, chauffeur en retard, vol décalé

Le dispatcheur reçoit une alerte avant que le problème ne devienne une plainte client — mauvais véhicule affecté à une course, chauffeur qui risque d'arriver en retard, vol significativement décalé.
Il n'a plus besoin de surveiller en permanence : c'est l'outil qui vient à lui quand une décision s'impose.

Dispatcher depuis son téléphone, même en conduisant

Luc conduit encore. Quand il est au volant, il ne peut pas être coupé de l'exploitation.
L'application mobile lui donne accès à l'ensemble du tableau de bord : statut des courses, alertes actives, planning, courses non affectées.
Il peut dispatcher, consulter la position des chauffeurs, réaffecter une course en urgence depuis son téléphone.
Ce qui était réservé à un ordinateur de bureau est accessible en quelques secondes.

Driver events, facturation, reporting : ce que Droovi centralise

Au-delà du dispatch, Droovi a absorbé tout ce qui gravitait autour.
Les driver events remontent automatiquement aux donneurs d'ordre via API — plus d'échanges manuels en cascade.
La facturation est automatisée : chaque course est rattachée à son client et son donneur d'ordre, les factures sont prêtes en fin de mois sans ressaisie.
Le reporting centralise les statistiques par chauffeur, par sous-traitant et par donneur d'ordre — taux de retards, d'incidents, de no-shows — et les alertes de qualité remontent avant que ça devienne un problème contractuel.

Ce qui occupait plusieurs jours par mois se règle désormais en quelques heures.

« Avant, le plus dur c'était de mettre le client dans la voiture. Maintenant, dès que le passager est embarqué, 95 % du travail est tracé et prouvé. »