Comment réussir son projet de dématérialisation en interne ?

Tout d'abord, il est important de comprendre qu'un projet de dématérialisation fiscale n'est pas seulement un projet financier et le passage du format papier au format numérique. C'est avant tout un projet humain !

Un projet de transformation digitale fiscale affecte toutes les personnes qui ont un rapport de près ou de loin avec la facture : de l’engagement de la dépense jusqu’au valideur de la facture, du fournisseur qui émet cette facture, jusqu'au client qui la reçoit. Il faut donc peut-être prévoir une nouvelle organisation pour au mieux optimiser l'utilisation de la nouvelle technologie qui va permettre la dématérialisation des documents.

Pour être pleinement satisfait de l'outil que vous mettez en place, le temps que votre équipe y consacre ne doit pas être ignoré.

Gestion de projet, mettre en place une équipe avec les profils suivants : 

• Contrôleur de gestion (parce que analytique doit être porté par l’achat pour gagner du temps sur la collecte de données pour la consolidation)
• Les comptables (ils sont au coeur du projet)
• Acheteurs des achats directs (car cela peut affecter le traitement des litiges)
• Acheteurs frais généraux (car les achats sont rarement formalisés dans un outil)
• Responsable informatique

Selon les profils, les implications ne sont pas les mêmes et les moments de charge non plus. De même pour les rôles de chacun. Certaines tâches peuvent être effectuées par la même personne selon la taille et la structure de votre entreprise.

Dans toutes transitions numériques, le sponsor a un rôle clé : 

• Il supervise la conception du projet
• Il alloue les ressources nécessaires au projet
• Il participe à la communication interne et externe du projet
• Il procède aux arbitrages 
• Il est le bras droit du chef de projet

Il peut être un expert métier comme le directeur financier, mais ce n'est pas obligatoire.

Le chef de projet est quant à lui une personne du métier (comme le responsable comptable), car on doit pouvoir s'appuyer sur son expertise.

Le chef de projet organise et conduit le plan d' action pour mettre en place la transformation numérique du début à la fin.

Il est responsable de différentes phases : de la mise en œuvre des besoins utilisateurs, jusqu'à la recette utilisateur, voire la mise en production. 

Si vous n'avez pas de chef de projet en interne, vous pouvez sous-traiter ce rôle à un cabinet de conseil. Il sera accompagné d'un chef de projet SI chargé de la mise en œuvre technique, ainsi que du travail d'interface avec les outils métiers. Il fait le lien avec les intégrateurs ou éditeurs de ces outils, ce qui permet de fluidifier et centraliser les échanges. 

Sans la mise en place d'une équipe projet, il y a un risque que le reste des acteurs n'adhèrent pas à la solution. Les membres de l'équipe projet sont les meilleurs ambassadeurs de votre entreprise et participent à la conduite du changement.

Ils garantissent également que les processus qui ont été définis, correspondent aux besoins de l'entreprise.