Comment le responsable administratif d'un cabinet d'architecture est passé de 5 à 25 personnes sans augmenter le nombre de personnes consacrées à l'administratif grâce à OOTI ?

Personne n'aime et ne veut faire l'administratif dans un cabinet d'architecture.
Ici, créativité, vision et esthétisme règnent en maîtres et la gestion administrative passe naturellement au second plan.
Pourtant, sans outil parfaitement adapté à l'administratif d'un cabinet d'architectes, le temps consacré à l'administratif est proportionnel à la croissance de l'activité.
Et cela, Nicolas, office manager et RAF (responsable administratif et financier) d'une agence d'architecture et de maîtrise d’œuvre de 25 personnes, l'avait bien compris.
Il y a 4 ans, Nicolas est recruté alors que son cabinet compte 5 collaborateurs avec une mission claire :

• Rendre l'administratif le plus invisible possible pour l’ensemble des collaborateurs et des associés,
• Accompagner la croissance du cabinet en maintenant les frais fixes liés à la gestion au budget actuel (une seule personne dédiée à cette fonction : lui-même).

La quête des avancements de facturation

À son arrivée, le cabinet était équipé d'un logiciel de gestion commerciale très connu des TPE.
Ce logiciel était utilisé par un des associés comme une « machine à écrire » des factures.
À ce moment-là, pour faire la facturation mensuelle, Nicolas devait multiplier les échanges avec les différents architectes pour obtenir, pour chaque phase de chaque projet, l'avancement lui permettant d'éditer les factures traduisant le travail du cabinet auprès des clients.

• Temps passé par les architectes : entre 1h et 2h / mois.
• Temps passé par Nicolas : entre 4h et 5h / mois.
• Niveau de frustration pour l'équipe : 99,9 %.

On ne parle même pas du fait qu’il n’y avait :

• Aucun process d'encaissement et suivi de la trésorerie.
• Aucun outil de planification et suivi de la charge de travail actuelle et à venir.
• Aucun outil de communication et de pilotage des projets pour les architectes.

Nicolas avait accepté d'être recruté dans ce cabinet avec une condition : mettre en place le logiciel de gestion OOTI qu'il utilisait dans son ancien cabinet.

Le passage à OOTI
 

Pour migrer le cabinet sur OOTI, Nicolas a procédé étape par étape.
La première a été d'installer la version d’essai d’OOTI pour qu'ils puissent commencer à montrer à ces collègues l’intérêt de la solution sans risque.
Il a ensuite basculé l’ensemble du cabinet sur OOTI en moins d’un mois, en cours d’exercice comptable, sans que cela soit un casse-tête.
Le support des équipes d’OOTI, lui a permis de faire la récupération des données de l’exercice en cours très facilement.
Il a pu expliquer à ses collaborateurs les usages de la solution (gestion de projet, collecte des avancements de facturation) et les former en quelques réunions de 30 minutes chacune.

La croissance d'activité sans frais supplémentaires
 

OOTI est désormais parfaitement en place depuis 4 ans.
Depuis, le cabinet est passé de 5 à 25 collaborateurs, les projets se sont multipliés et Nicolas est toujours le seul à gérer l'administratif.
Défi réussi !

Le mot de Maxime Riahi, fondateur d'OOTI :

" L’objectif d’OOTI n’est pas de rendre la gestion administrative d’un architecte agréable, mais de rendre ces tâches presque invisibles, transparentes, pour que les professionnels puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment : leur créativité et leur expertise.
Nous ne créons pas juste un joli logiciel, mais un outil qui enlève un vrai poids des épaules de nos clients.
Avec OOTI, l'administratif passe enfin au second plan et le temps à y consacrer n’est plus proportionnel au volume d’affaires."

Curieux de savoir combien vous perdez à cause de vos tâches administratives quotidiennes ?
Pour essayer le simulateur d’OOTI, pour évaluer le temps que vous pourriez économiser → https://app.ooti.co/roi
Ou
Pour essayer OOTI gratuitement → https://app.ooti.co/account/signup