Comment le nouveau PMO d'un laboratoire pharmaceutique remplace Excel par FoxPlan pour la gestion de son portefeuille projets en 3 mois ?

Excel comme outil pour la gestion du portefeuille projets

Marc, PMO fraîchement arrivé dans ce laboratoire pharmaceutique, s'est retrouvé confronté à un raz de marée de fichiers Excel.
Chaque chef de projet avait les siens : des formats différents, des structurations variées, et aucun référentiel commun.
Centraliser ces informations relevait de l'exploit. Marc perdait du temps à parcourir chaque service pour récupérer manuellement les fichiers, souvent obsolètes ou incomplets.

Cette dispersion des données, en plus de freiner les projets, posait une véritable question de sécurité concernant les informations sensibles.
Sans contrôle ni traçabilité, les fichiers circulaient librement entre départements.
Dans cette situation, impossible pour Marc de se concentrer sur ses missions stratégiques, ni même d’avoir une vision fiable et globale de l’avancée des projets.

Passer à une solution PPM : Ok, mais facile et souveraine

Pour Marc, il n'était pas question de travailler sans un outil de gestion de portefeuille projets.
Il est alors allé chercher le Go du COMEX pour remplacer Excel.
Ce qu'il a obtenu avec quelques exigences.

Pour eux, pas question de déployer un logiciel lourd et complexe.
Plus important encore, l'outil devrait répondre aux exigences suivantes :

• Souveraineté des données et sécurité (ne pas être soumis au patriot act)
• Pas de charge supplémentaire pour l'équipe IT au déploiement de l'accès à la solution (proposer un accès cloud)
• Pas de charge supplémentaire pour les équipes projets (que la migration de Excel vers un PPM ne s'ajoute pas au portefeuille projet pour les équipes mais représente une charge supplémentaire uniquement pour Marc).

Marc savait vers quelle solution se tourner : FoxPlan.
Son mentor, grâce auquel il est devenu le PMO qu'il est aujourd'hui, l'avait fait participer à la mise en place de ce logiciel dans sa précédente société avec succès.

De la collecte de données à l'alignement des projets sur la stratégie de l'entreprise

La mise en place de FoxPlan s'est faite par étapes.
Il a suffi d'un mois pour paramétrer la solution selon les besoins du laboratoire et la déployer.
Ils ont fait le choix de sélectionner quelques chefs de projets pour utiliser FoxPlan et valider les processus.
Trois mois après, tous les chefs de projets s'y étaient mis.

Résultats :

• Gain de temps immédiat pour la collecte et la consolidation des données.
• Visibilité globale sur le staffing et l’avancée des projets.
• Réduction des erreurs de reporting grâce à la saisie unique et collaborative des informations.

Marc ne passe plus son temps à collecter les données, il les analyse et prend les décisions nécessaires pour piloter efficacement.

FoxPlan n’impose pas de méthode rigide.
Marc et son équipe ont pu l’ajuster selon leurs propres processus et terminologie.
Chaque projet a été structuré à partir de modèles conçus pour coller aux spécificités du laboratoire :

• Des typologies adaptées aux objectifs stratégiques.
• Des règles claires pour prioriser et allouer les ressources.
• Des vues personnalisées pour chaque utilisateur, du PMO aux chefs de projet.

Cette personnalisation a facilité l’adoption.
Les équipes ont retrouvé leurs repères et la transition s’est faite naturellement.
Les mêmes données qu’avec Excel, mais avec une organisation fluide et intuitive.

FoxPlan : l'alternative française aux solutions anglo-saxonnes

En 2019, Gilles travaillait sur un projet bancaire complexe.
Il a constaté qu’aucun outil ne permettait d’intégrer un projet sans alourdir la gestion quotidienne.
Un constat partagé par de nombreux PMO.
Les solutions américaines existaient déjà, mais leur politique d’hébergement posait un problème pour les entreprises françaises.

FoxPlan est né de cette double exigence :

• Une mise en place rapide et fluide.
• Une souveraineté totale des données.

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