Comment choisir sa PDP pour se conformer à la nouvelle loi de facturation ?

Dans le cadre de la réforme de la facture électronique en France, les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) jouent un rôle central. Ces plateformes, une fois immatriculées par l’administration fiscale, seront les seules à pouvoir gérer intégralement la facturation B2B, qu’elle soit émise ou reçue.

Cependant, bien que les PDP figurant sur la liste officielle soient déjà identifiées, de nombreuses solutions restent en cours de développement. Cette situation rend le choix complexe pour les entreprises, qui devront se positionner avant la date butoir.

L’année 2025 sera une période décisive pour sélectionner la PDP adaptée, puisqu’à partir de 2026, son utilisation sera obligatoire pour la réception des factures électroniques.

Dans cet article, nous explorons les critères essentiels pour orienter ce choix stratégique et faciliter cette transition réglementaire.
 

La PDP : contexte et rôle essentiel dans la facturation électronique

Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un acteur clé dans la mise en œuvre de la réforme de la facturation électronique. Immatriculée par l’administration fiscale, elle a pour mission d’émettre, de recevoir et d’archiver les factures conformément aux obligations légales. Son rôle est de garantir aux entreprises une gestion documentaire conforme et sécurisée.

À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront obligatoirement être en mesure de recevoir des factures électroniques via une PDP, même si l’obligation d’émission ne s’applique pas encore à elles. De plus, les PDP jouent un rôle complémentaire en assurant la transmission des données d’e-reporting à l’administration fiscale pour les transactions hors champ du e-invoicing, telles que les ventes en BtoC ou les opérations internationales. Cette fonction contribue à simplifier la déclaration de TVA et à fournir une vision consolidée des activités des entreprises.

Le choix d’une PDP : 7 points clés à analyser

Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) immatriculées ont toutes suivi un audit rigoureux, structuré en plusieurs étapes. Cet audit vise à garantir que les fonctionnalités essentielles exigées par la réforme sont respectées. Ces fonctionnalités incluent notamment la gestion des flux de factures électroniques, la transmission des données à l’administration fiscale et la conformité aux standards légaux.

Cependant, bien que ces bases soient communes à toutes les PDP immatriculées, certains critères spécifiques peuvent vous aider à identifier celle qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

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1. Interopérabilité : un critère essentiel pour une adoption fluide

Pour répondre aux exigences de la réforme, toutes les PDP doivent être interopérables, c’est-à-dire capables de communiquer entre elles. Mais certaines solutions vont plus loin en proposant des intégrations directes avec des logiciels utilisés au quotidien, comme les ERP, les outils comptables ou les CRM.

Une plateforme interopérable simplifie l’adoption de la facturation électronique en s’intégrant de manière fluide à vos processus existants. Cela permet non seulement d’échanger des factures de manière transparente avec vos partenaires, mais également de limiter les disruptions internes pendant la transition.

Certaines solutions, comme la PDP d’Open Bee, se distinguent par leur flexibilité. Grâce à des pré-connecteurs pour les logiciels les plus populaires et un kit API permettant des intégrations sur mesure, ces PDP offrent une compatibilité étendue, adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

2. Accessibilité : un enjeu clé pour les PME

Lorsqu’il s’agit de choisir une PDP, les petites et moyennes entreprises (PME) doivent s’assurer que la plateforme est simple à utiliser et adaptée à leurs besoins spécifiques. Une interface conviviale, des outils faciles à maîtriser et un accompagnement sur mesure sont des éléments essentiels pour garantir une adoption rapide et efficace.

Un aspect important à considérer est la modularité des solutions proposées. Une plateforme adaptée doit pouvoir offrir des options ajustées à la taille de l’entreprise et au volume de factures à traiter. Cela permet aux PME de gérer leur transition vers la facturation électronique tout en maintenant un équilibre entre efficacité et contrôle des coûts.

La GED PDP est un outil à considérer, car en maîtrisant le budget, elle permet de rassembler toutes les données de facturation dans un tableau de bord unique, avec un accès gratuit pour l'expert-comptable. Pour les TPE, cela aide à réduire les coûts liés à l'achat de plusieurs licences pour un nouveau logiciel. Les solutions comme celles d’Open Bee sont conçues en tenant compte ces spécificités. Avec des offres packagées modulaires, ces entreprises peuvent accéder à des fonctionnalités clés tout en maîtrisant leur budget. Ce type de configuration permet d’installer rapidement la plateforme et de minimiser les impacts sur l’activité courante, tout en respectant les exigences de la réforme.

3. Une prise en main simplifiée pour vos équipes

Pour garantir une transition réussie vers la facturation électronique, il est crucial de choisir une plateforme intuitive et facile à utiliser pour vos collaborateurs. Une interface claire, associée à un tableau de bord qui centralise les informations clés (suivi des factures, statut des transmissions, alertes importantes), permet une adoption rapide et minimise les interruptions dans le flux de travail.

L’accompagnement des utilisateurs joue également un rôle central. Opter pour une PDP qui propose des outils pédagogiques, tels que des tutoriels ou des formations en ligne, facilite l’appropriation des fonctionnalités dès les premières étapes. Cela réduit les risques d’erreurs et optimise l’efficacité des équipes dès le départ.

Avec Open Bee, les utilisateurs bénéficient d’une plateforme de formation en ligne gratuite intégrée dans Open Bee Portal. Cette ressource ne se limite pas à la facturation électronique : elle couvre l’ensemble des fonctionnalités, incluant la gestion documentaire, l’automatisation des processus et la sécurité des données. Ces outils garantissent que vos équipes disposent des compétences nécessaires pour exploiter pleinement la solution dès son déploiement.

4. Des fonctionnalités qui vont au-delà de la conformité

Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) ne se limitent pas à répondre aux exigences légales de la réforme de la facturation électronique. Certaines se démarquent en proposant des outils d’automatisation avancés qui optimisent les processus financiers et administratifs des entreprises. Ces fonctionnalités incluent souvent :

• Le traitement automatisé des factures, incluant leur validation.
• La gestion des relances et le suivi des paiements pour un pilotage simplifié.
• Une intégration fluide avec d’autres logiciels (ERP, comptabilité, CRM) pour centraliser la gestion documentaire.

Ces outils apportent une réelle valeur ajoutée, non seulement en réduisant les risques d’erreur mais aussi en faisant gagner un temps précieux aux équipes, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Chez Open Bee, la PDP s’intègre dans une solution complète de gestion électronique de documents (GED). Cette combinaison offre une gestion centralisée pour tous les documents de l’entreprise : traitement du courrier entrant automatisé grâce à l’IA, gestion des notes de frais des collaborateurs ou encore création et utilisation de formulaires électroniques. En choisissant une plateforme comme celle-ci, les entreprises bénéficient d’une solution polyvalente qui répond à leurs besoins présents tout en s’adaptant à leur évolution future.

5. Une gestion flexible des formats de factures

La réforme de la facture électronique impose des formats spécifiques, structurés et conformes aux standards réglementaires, ce qui peut poser des difficultés aux entreprises dont les factures ne respectent pas ces exigences.

Pour répondre à ce défi, certaines plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) intègrent des technologies avancées, comme la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cet outil est capable d’analyser une facture non standardisée, de l’extraire et de la transformer en un format conforme aux exigences de l’administration fiscale, dans des cas précis.

Cette fonctionnalité permet de simplifier la transition vers la facture électronique, particulièrement pour les entreprises ayant un volume important de documents non standardisés. Elle réduit ainsi les ajustements manuels et les efforts nécessaires pour garantir la conformité, tout en assurant une transmission fluide des données.

6. Un accès optimisé pour l’expert-comptable

L’expert-comptable joue un rôle essentiel dans la gestion des flux de factures et la conformité fiscale. C’est pourquoi il est important de choisir une PDP qui facilite leur intervention en offrant un accès clair et sécurisé à la plateforme.

Certaines PDP se démarquent en incluant un accès dédié pour les experts-comptables, permettant une consultation et une gestion des données simplifiées. Par exemple, Open Bee propose un accès gratuit pour les experts-comptables, inclus dans son offre standard. Ce dispositif encourage une collaboration fluide entre l’entreprise et ses partenaires comptables, sans frais supplémentaires, tout en garantissant une utilisation efficace et transparente de la plateforme.

7. Sécurité et conformité : des priorités pour la facture électronique

Le traitement des factures électroniques via une PDP implique la gestion de données sensibles, ce qui rend la sécurité et la conformité des informations absolument cruciales. Une plateforme fiable doit répondre à des normes rigoureuses pour garantir la protection des données et la conformité légale.

Voici les principaux critères à prendre en compte :

• Normes internationales et réglementations : Assurez-vous que l’éditeur de la PDP respecte des certifications reconnues comme l’ISO 27001, qui atteste d’une gestion optimale de la sécurité des informations, ainsi que le RGPD, garantissant la protection des données personnelles.
• Technologies de pointe pour la sécurité : Optez pour une solution intégrant le chiffrement des données, une authentification forte pour les utilisateurs, et des systèmes de sauvegarde régulière afin de minimiser les risques de perte ou d’altération des données.
• Archivage sécurisé et conforme : La présence d’un coffre-fort électronique garantit un stockage sécurisé des factures, respectant les obligations légales et assurant leur intégrité dans le temps.

Avec sa certification ISO 27001, Open Bee offre une solution GED complète incluant un coffre-fort électronique intégré. Cette fonctionnalité assure un archivage sécurisé des factures, tout en s’inscrivant dans une démarche globale de sécurité et de conformité. Une approche pensée pour offrir à votre entreprise une tranquillité d’esprit à chaque étape de la gestion documentaire.

Anticiper dès 2025 pour une transition maîtrisée

La réforme de la facturation électronique, bien qu'elle prenne effet officiellement en 2026, demande une préparation en amont. Les entreprises ont tout intérêt à se mobiliser dès 2025 pour anticiper cette transition et en faire un véritable levier de modernisation.

Pourquoi se préparer à la réforme dès maintenant ?

1. Sécuriser la conformité : Adopter les outils nécessaires en amont permet d'éviter tout risque de non-conformité aux échéances légales.
2. Intégrer progressivement les outils : Une mise en place anticipée réduit la pression sur vos équipes et permet de tester les nouvelles solutions dans des conditions optimales.
3. Optimiser vos processus : La transition est l’occasion d’identifier les axes d’amélioration de vos flux financiers et administratifs, pour gagner en efficacité.

Une opportunité à saisir

La réforme n’est pas seulement une contrainte légale : elle peut devenir un moteur de transformation pour votre entreprise. En choisissant une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) adaptée, vous bénéficierez de fonctionnalités qui vont bien au-delà de la conformité réglementaire. C’est l’opportunité d’optimiser vos processus, de fluidifier vos échanges avec vos partenaires, et de renforcer la sécurité et la traçabilité de vos données.

Pourquoi ne pas attendre ?

Prendre les bonnes décisions dès aujourd’hui vous garantit une transition fluide et sereine, en évitant les précipitations de dernière minute. Avec une solution comme celle proposée par Open Bee, vous êtes accompagné à chaque étape pour que cette réforme devienne un avantage compétitif pour votre entreprise.

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