Comment cette ETI industrielle a structuré ses projets IT avec succès grâce à SuitePro-G !

Gérer un portefeuille de projets sans outil adéquat : un défi stratégique pour les DSI

Piloter un portefeuille de projets IT sans solution adaptée, c’est le quotidien de nombreux Directeurs des Systèmes d’Information (DSI).
Avec la multiplication des projets, l’absence d’outil structurant devient un frein à la performance et à la prise de décision.

C’est précisément le défi auquel Emmanuel a été confronté. Il y a 3 ans, son principal outil de gestion de projet était... Excel.

À chaque réunion de comité de direction (CODIR), il passait des heures à compiler des données éparpillées dans plusieurs fichiers pour produire un reporting cohérent. Résultat ?
Une perte de temps considérable : une journée entière par mois consacrée à de la simple consolidation de données.

Mais les défis ne se sont pas arrêtés là.
Avec le passage de 200 à 400 employés, le nombre de projets stratégiques a explosé.
Sans une vision centralisée et des indicateurs clairs, la gestion du portefeuille de projets est devenue un casse-tête.

De gestionnaire de projets, Emmanuel est devenu collecteur de données.

Le constat était sans appel : sans un logiciel de gestion de portefeuille de projets performant, la gouvernance IT devenait ingérable.
 

Ne plus se perdre dans les données : structurer la gestion du portefeuille de projets IT

Le manque de visibilité et la dispersion des données mettaient en péril l’efficacité de la Direction des Systèmes d’Information (DSI).
Face à cette situation critique, la direction a donné une consigne claire à Emmanuel : trouver une solution robuste pour optimiser la gestion du portefeuille de projets IT et améliorer le pilotage stratégique.

Son objectif ?
Identifier un logiciel de gestion de projets performant, capable de répondre à ces enjeux clés :

• Centraliser les données et assurer un suivi en temps réel des KPI de chaque projet, afin de garantir une prise de décision éclairée.
• Optimiser la planification et l’allocation des ressources grâce à une vision structurée de l’ensemble des projets en cours.
• Automatiser les reportings et les tableaux de bord pour gagner en réactivité et fiabilité lors des réunions de suivi.
• Analyser les budgets et mesurer leur alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, afin d’éviter les dérives financières.

L’enjeu était simple : sortir du chaos des fichiers Excel et offrir à la DSI une vision claire et maîtrisée de son portefeuille de projets.
Chaque collaborateur devait pouvoir se recentrer sur ses missions clés, sans perdre un temps précieux à chercher des informations dispersées.
La solution idéale devait être intuitive, évolutive et parfaitement adaptée aux besoins d’un DSI dans un environnement en pleine transformation digitale.
 

Un logiciel PPM réellement adapté aux besoins du terrain

Lorsqu’Emmanuel s’est lancé dans sa recherche d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM), il s’est rapidement heurté à un problème de taille.
Beaucoup d’outils estampillés PPM ne vont pas au-delà de la simple gestion des tâches.
Ils ne permettent ni la consolidation centralisée des projets ni une gouvernance efficace, éléments pourtant essentiels pour piloter un portefeuille de projets IT structuré.
 

La découverte d’une solution adaptée : IQar et la méthodologie SMP2

Alors qu’il explore les différentes options, un ancien collègue d’école lui partage sur LinkedIn les post de Stéphanie Germain, CEO d’IQar et experte reconnue en gestion de projet.
C’est ainsi qu’il découvre IQar, une entreprise spécialisée dans la gestion de portefeuille de projets et éditeur de la solution SuitePro-G.
IQar ne se limite pas à fournir un outil : elle accompagne les entreprises avec une approche méthodologique éprouvée qui facilite l’adoption des bonnes pratiques en gestion de projet.
Lors de ses échanges avec IQar, Emmanuel comprend rapidement que la clé de la réussite ne réside pas seulement dans le choix d’un logiciel, mais aussi dans l’adoption d’une méthodologie pour développer un langage commun.

En associant SuitePro-G à l’expertise d’IQar :

• Son équipe peut structurer ses processus et améliorer sa gouvernance de projet.
• Le logiciel, simple et ergonomique, garantit une prise en main rapide par les collaborateurs.
• L’accompagnement méthodologique d’IQar assure une adoption fluide et efficace, car le sujet est stratégique et l’urgence impose une montée en compétence rapide.
   

Un déploiement progressif et sur-mesure

Pour garantir une transition fluide, le déploiement de SuitePro-G a été réalisé en plusieurs étapes :

1. Analyse des besoins et de l’environnement : le consultant d’IQar a rencontré Emmanuel et ses chefs de projets afin d’identifier les attentes spécifiques et les défis propres à leur entreprise.
    
2. Paramétrage sur-mesure du logiciel, prenant en compte :

   • Le niveau de maturité de l’entreprise en gestion de projet.
   • Les méthodes de travail et l’écosystème IT existant.
   • Les fonctionnalités clés nécessaires au suivi et à l’optimisation des projets.
   • Les droits d’accès personnalisés pour garantir une gestion sécurisée des informations.

3. Phase de PV de recette : une fois le paramétrage finalisé, une phase de validation a été mise en place avec les chefs de projet et la DSI. 

L’objectif était d’évaluer l’adéquation entre les besoins métier et les fonctionnalités configurées.
Cette étape a permis de :

• Vérifier l’exactitude des données consolidées et la pertinence des tableaux de bord.
• Tester les fonctionnalités critiques pour s’assurer qu’elles correspondent aux exigences du service IT.
• Apporter des ajustements en fonction des retours utilisateurs, garantissant ainsi un déploiement efficace.

Le résultat ? Une solution totalement alignée avec les réalités du terrain, qui a permis à la DSI de retrouver contrôle, visibilité et efficacité dans le pilotage de son portefeuille de projets.
 

Une centralisation pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée

Un an après l’intégration de SuitePro-G, Emmanuel est passé du rôle de collecteur de données à celui d’orchestrateur de projets.

Grâce à SuitePro-G et à l’accompagnement d’IQar, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) a opéré une transformation profonde dans sa gestion de portefeuille de projets IT.
La solution a permis à son service de :

• Centraliser toutes les informations pour une vue d’ensemble en temps réel sur l’ensemble des projets.
• Homogénéiser les pratiques en suivant une méthodologie claire et partagée au sein de la DSI.
• Automatiser les reportings et les consolidations de données, réduisant ainsi les pertes de temps en préparation de réunions CODIR.
• Gagner en visibilité sur les KPI, les plannings, les ressources et la trésorerie, garantissant ainsi des décisions stratégiques éclairées.
• Réduire les tâches administratives chronophages grâce à l’IA Matt, qui optimise la gestion des feuilles de temps et l’analyse budgétaire.
• Éliminer les fichiers Excel qui compliquaient le pilotage des projets, au profit d’une gestion intégrée, fluide et sécurisé.

Un impact direct : avec une vision plus claire et des outils plus performants, Emmanuel et son équipe peuvent enfin se recentrer sur leur cœur de métier : piloter des projets stratégiques qui accélèrent la transformation digitale de l’entreprise.
 

Une adoption rapide qui dépasse la DSI

Face à l’efficacité prouvée de SuitePro-G et à l’adhésion rapide des équipes, la direction de l’entreprise a décidé d’étendre l’outil à d’autres services.
La solution dépasse désormais le cadre de l’IT et devient un levier de performance pour l’ensemble des directions métiers.
 

Le mot d’IQar

📢 Stéphanie, co-fondatrice d’IQar, partage la vision qui a guidé la création de SuitePro-G :

"SuitePro-G a été conçu par des ex-PMO et chefs de projet. Notre ambition était de créer un outil qui libère les entreprises des fichiers Excel et leur permette d’adopter une gouvernance de projet efficace. Mais nous savons que chaque organisation a ses propres méthodes : c’est pourquoi nous mettons un point d’honneur à nous adapter aux spécificités de chacun."