Comment ce directeur de bureau d’études a gagné 1 h par semaine et par collaborateur en sortant enfin d’Excel et en passant à Waigee ?

Dans un bureau d’études, tout se vend au temps.
Des projets qui s’enchaînent. Des ingénieurs qui basculent d’une mission à l’autre. Et une question qui revient tous les lundis : “On est chargés comment, dans trois mois ?”

Dans cette PME, ils étaient une quinzaine au départ. Puis l’équipe a grandi, jusqu’à frôler la quarantaine.
Et plus l’activité montait, plus un problème s’imposait : la gestion restait artisanale.

Le directeur avait l’impression de piloter… mais en réalité, il compensait.

Excel était partout, donc la vérité n’était nulle part

Le plan de charge vivait dans plusieurs fichiers.
La facturation aussi. Le carnet de commandes aussi.
Des versions, des copier-coller, des “je t’envoie la dernière”. Et des erreurs qui coûtent cher : une formule cassée, une virgule mal placée, une mission oubliée.

Le plus dur, ce n’était pas de faire les tableaux.
C’était de leur faire confiance.

À force de vérifier, il finissait par bosser le soir.
Et parfois le week-end. Parce qu’il fallait “repasser derrière” avant de décider.

Le déclic, c’est quand recruter devient un pari

Quand on n’a pas une vue fiable à six mois, recruter est une prise de risque.
Répondre à un appel d’offres aussi.

Le directeur le sent : il pourrait grandir, mais il n’ose pas.
Il lui manque une chose très simple : une visibilité solide sur le plan de charge, pour décider sereinement.

Et autour de lui, c’est souvent son bras droit — l’assistante ou la personne qui tient le plan de charge — qui craque la première.
Parce que c’est elle qui souffre des tableaux au quotidien.

Il cherche un outil utilisable au quotidien, pas un système lourd

Il explore, il compare, il fait des démos.
Mais il garde un critère non négociable : si l’outil n’est pas agréable, personne ne l’ouvrira. Et il retombera sur Excel.

C’est là qu’il retient Waigee.
Un outil pensé pour les bureaux d’études, avec le plan de charge au centre, et une logique simple : relier missions, temps, facturation et indicateurs dans une vue unique.

Le déploiement est rapide… si les données sont propres

Ils ne font pas un big bang.
Ils démarrent avec l’essentiel. Puis ils basculent progressivement.

La mise en place suit une logique simple : récupération des bases, nettoyage, import, paramétrage, formation.
Quand ils partent d’une feuille blanche, ça peut aller très vite, parfois moins de deux semaines.
Quand il y a des historiques Excel à reprendre, il faut plutôt compter autour d’un mois. Souvent, le vrai délai dépend de la capacité du client à fournir des données propres.

L’accompagnement compte beaucoup.
Ici, l’objectif n’est pas “d’installer un outil”. C’est de faire adopter une nouvelle routine de pilotage.

La formation peut même être prise en charge par l’OPCO, ce qui facilite la décision.

Ce qui change dès que l’équipe s’y met

Le directeur ouvre le plan de charge, et il voit une réalité partagée.
Pas “son fichier à lui”. Une vue commune.

Les ingénieurs déclarent mieux leurs temps.
Les responsables voient les missions et les rôles.
Et la personne qui gère le plan de charge arrête de passer sa journée à réconcilier des tableaux.

Dans certains cas, elle récupère jusqu’à une journée par semaine.
Et, plus largement, l’objectif minimal visé est très concret : 1 heure gagnée par collaborateur et par semaine grâce à la fin des ressaisies et des vérifications.

Les chiffres qui rendent le ROI évident

Sur un exemple à 15 personnes, le coût est de l’ordre de 688 €/mois (1 licence “boss” + licences collaborateurs).
L’installation démarre vers 1 200 €, et un accompagnement complet peut aller jusqu’à 5 000 €.

En face, le calcul est vite fait.
Si 15 personnes gagnent 1 heure/semaine, et qu’on valorise l’heure à 60 €, cela fait environ 3 600 €/mois de temps récupéré.
Même avec un abonnement autour de 700 €, le cashflow peut devenir positif rapidement. Dans le scénario évoqué, dès le 2e mois, si l’usage suit.

Mais le vrai ROI n’est pas qu’un calcul.
C’est la décision. La capacité à dire oui ou non à un projet sans jouer à pile ou face.

Deux ans après, il ne parle pas d’ERP. Il parle de sérénité

Le directeur n’a pas “digitalisé son bureau d’études”.
Il a arrêté de piloter à l’aveugle.

Il a retrouvé de la visibilité sur le carnet de commandes.
Il a arrêté de travailler le week-end.
Et il a pu se remettre sur des sujets qu’il repoussait depuis longtemps : recrutement, organisation, développement.

“Avant, je tenais l’entreprise avec des tableurs. Maintenant, je pilote avec une vue à six mois.”