Comment adopter une dématérialisation responsable quand on est une PME ?

Les défis écologiques sont de plus en plus présents et prennent de plus en plus de place dans la stratégie des entreprises.

Les PME semblent avoir du mal à adopter la dématérialisation et ce à cause de plusieurs facteurs comme un manque de connaissances de la part des dirigeants et de l'autre un manque de moyens financiers ou d'organisation.

Voyons donc comment adopter une dématérialisation responsable lorsqu'on est une PME.

Mais d'abord, qu'est-ce qui caractérise une dématérialisation responsable ?

Comme nous l'avons dit, la dématérialisation va s'inscrire dans une démarche durable. Elle va permettre principalement la réduction de la quantité de supports papier présents au sein de l'organisation et permettre au passage de mettre un pied dans la transformation digitale de l'entreprise. Lorsque l'on sait qu'environ la moitié des documents imprimés sont des PDF à l'origine la question de la dématérialisation devient une évidence.

En effet ce n’est pas juste vouloir supprimer le papier et l'économiser mais c'est aussi simplifier les processus internes et donc gagner du temps. De plus, la digitalisation se doit d'être pertinente et les entreprises ne doivent pas passer à une digitalisation énergivore qui transformerait la pollution papier en pollution numérique.

C'est donc sur ce dernier point que tout l'aspect "responsable" de la digitalisation va reposer.

Que dématérialiser en priorité ?

Les documents qui transitent le plus au sein des entreprises ainsi que ceux qui sont susceptibles de contenir des informations clé doivent être traités en priorité.

Effectivement, réduire la masse de papier va d'une part simplifier le traitement de ces informations mais aussi garantir plus de réactivité pour l'entreprise et ses tiers. Par exemple, un contrat avec un fournisseur est un document majeur et souvent lourd. Dématérialiser le document ainsi que les tâches qui y sont liées permet de gagner en temps, en organisation et en sécurité via la signature électronique notamment et via le stockage sur des plateformes sécurisées (physiques ou cloud).

Ainsi, les documents les plus intéressants à dématérialiser sont les documents financiers propres à l'entreprise ainsi que les factures, devis et contrats signés électroniquement. Du côté de l'organisation interne la dématérialisation des bulletins de salaire et autres documents RH (notes de frais etc.) doit aussi être considérée.

Ce sont donc ces documents, ceux qui pèsent sur l'organisation que l'entreprise doit cibler.

Quels avantages à la dématérialisation ?

Le mot d'ordre de la dématérialisation est de simplifier les processus et optimiser les ressources.

La dématérialisation va naturellement permettre aux entreprises de réduire les coûts liés aux impressions qui peuvent représenter entre 1 et 3 % du chiffre d’affaires des PME (selon IDC). En effet, c'est en moyenne 1000 pages qui sont imprimées par mois et en limitant cela, on limite les nombreux coûts liés comme l'entretien des imprimantes, l'encre et enfin le papier.

En se concentrant d'abord sur ce type de documents, les PME pourront mettre un pied dans la digitalisation de leur masse papier et donc intégrer progressivement et selon leurs besoins les processus qui les arrangent en termes d'organisation.

Cela va par la suite se matérialiser par des gains de productivité comme nous l'avons dit, mais aussi par une réduction des coûts liés au management interne. Cette réduction est fortement liée au gain de temps et d'organisation. On passe moins de temps à imprimer, transmettre, traiter et classer la paperasse et par conséquent on passe plus de temps sur des tâches à meilleure valeur ajoutée.

Comment dématérialiser efficacement et durablement ?

Pour dématérialiser vos documents et profiter des avantages que nous avons énoncés; plusieurs options se présentent à vous.

Premièrement, choisir un partenaire spécialisé dans les politiques "Zéro Papier" peut vous permettre d'optimiser votre transition et bénéficier de conseils personnalisés selon la nature de votre entreprise.

Ensuite, le cloud est une option intéressante. Qui représente mieux la dématérialisation que le cloud ? Il va permettre de mutualiser vos données, les sécuriser (car oui ! Le cloud c'est sûr) et éviter les coûts liés à la mise en place d'une infrastructure cloud complète. Les écosystèmes français sont d'ailleurs plus sécuritaires en termes de fuites de données.

Quels obstacles ?

Les obstacles que vous rencontrerez seront principalement de l'ordre organisationnel. La dématérialisation instaure une nouvelle manière de travailler, et qui dit nouvelle manière de travailler dit possible résistance au changement de la part des collaborateurs.

Pour éviter cela, prenez le temps de construire d'une part une communication interne efficace et d'autre part un plan de déroulement managérial concret et pertinent. Vous devez faire comprendre à vos collaborateurs que c'est une solution qui permet plus de flexibilité et qui assure un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents. Préférer le format numérique au format papier pour un document de travail permet d'en faire au passage un support collaboratif.

Combien de temps avant un ROI ?

La dématérialisation nécessite un certain investissement, de ce fait, plus elle est faite efficacement et rapidement plus les retombées seront rapides. En prenant compte des avantages et conseils donnés précédemment votre dématérialisation sera rentabilisée rapidement au vu des nombreux domaines qu'elle touche.
Le retour sur investissement va donc dépendre de l'exécution de la stratégie, mais au final des retombées positives auront lieu au sein de votre organisation.

Comme vous pouvez le constater, la dématérialisation est un enjeu majeur pour les entreprises au vu des différents avantages qu'elle apporte (gains de productivité, réduction des coûts de gestion, nouvelles formes de travail). Aujourd'hui, tout document (bons de commande, avis d'expédition, factures, etc.) peut être dématérialisé, et nous nous dirigeons progressivement vers des entreprises sans papier.