Cette directrice achat a arrêté de piloter les achats par mail, a économisé 15% sur son budget et libéré 40% de temps de comptabilité grâce à Weproc

Dans cette grande école multi-campus, les achats sont partout.
Fournitures. Prestations. Intervenants externes. Petits services du quotidien.
Des achats “type C”, dispersés entre des dizaines d’équipes. Et un budget global qui pèse lourd.

Sacha, directrice achats, connaît le décor.
Quand un groupe grandit, l’achat devient vite un sport collectif.
Sauf que, chez eux, il se jouait encore à l’ancienne.

Elle ne manquait pas de budget. Elle manquait de visibilité

Avant, les demandes partaient par mail. Parfois via un fichier Excel.
La validation se faisait au fil de l’eau, entre deux réunions.
La commande, quand elle existait, n’était pas toujours reliée à la demande.
Et quand la facture arrivait, la compta devait deviner à qui elle appartenait.

La création d’une commande prenait environ 15 minutes.
Ce n’est pas énorme sur une commande. Mais à l’échelle d’une année, ça devient un puits sans fond.

Et surtout, il n’y avait pas de traçabilité.
Impossible de répondre simplement à ces questions basiques : combien de demandes ont été faites, qui a validé, où ça bloque, quel campus dépense quoi.

Le déclic arrive quand la réforme 2026 se rapproche

Sacha voit venir le mur.
Procure-to-pay flou + facturation électronique qui arrive = risque de chaos.

Elle veut structurer vite, sans lancer un projet ERP de deux ans.
Elle veut un outil spécialisé achats, ergonomique, et déployable rapidement.
Et elle veut un ROI visible, parce que l’organisation a déjà d’autres projets digitaux en parallèle.

Elle rencontre Weproc et comprend que l’approche est différente

Sur un salon, elle échange avec l’éditeur.
Elle sent que la promesse n’est pas “un module de plus”.
C’est un process complet : demande → commande → réception → facture.

Ce qui la convainc, c’est la façon dont l’outil s’adapte aux usages.
Un demandeur ne voit que le bouton “faire une demande”.
Il n’est pas noyé dans la commande, la réception, les factures.
L’ergonomie est pensée pour des populations non-achats. Et, dans une école, c’est vital.

Elle pousse un appel d’offres.
Environ 2 mois plus tard, c’est signé.

Elle démarre petit, mais elle veut du concret vite

Le déploiement se fait en lots.
Pas un big bang.

Weproc organise des ateliers par population : compta, acheteurs, demandeurs, validateurs.
On aligne les règles. On clarifie la différence entre demande d’achat et commande. On pose les circuits.
Puis on mappe les budgets, les fournisseurs, les référentiels.

Les intégrations s’enchaînent selon les besoins : ERP, compta, boîte mail factures, Power BI.
L’objectif est simple : que la donnée circule sans ressaisie. Et que la facture retrouve sa commande.

Sacha veut une première victoire rapide.
Les premières commandes passent en production en 1,5 à 2 mois.

Le quotidien change, surtout là où ça faisait mal

La demande n’est plus un mail perdu. Elle est tracée.
La validation est horodatée. On sait qui a fait quoi.
La commande suit naturellement. La réception aussi.
Et la facture arrive dans un process qui la reconnaît.

Pour la compta, c’est un choc.
Moins d’appels, moins de “ qui a commandé ça ?”.
Moins de ressaisie. Moins de rapprochements manuels.

Sacha résume ça simplement : ils ont “arrêté une partie du travail inutile”.

Les chiffres qu’elle retient

Côté temps, les gains sont partout.
Les équipes récupèrent 3 à 4 heures par personne sur les tâches liées aux achats (saisie, tracking, relances, recherche d’infos).

Côté comptabilité, l’impact est encore plus visible : jusqu’à 40 % d’activité évitée sur certaines tâches de rapprochement et de ressaisie.

Et côté budget, elle voit enfin le potentiel qu’elle soupçonnait : regrouper, négocier, éviter les micro-commandes dispersées. L’estimation “prudente” évoquée parle d’au moins 10 % d’économies possibles. Sur un budget achats annuel de l’ordre de 40 M€, ça représente un ordre de grandeur de 4 M€.

Deux ans après, elle pilote vraiment

Le sujet n’est plus “faire passer des commandes”.
Le sujet devient “piloter la dépense”.

Sacha a des KPIs fiables. Elle peut comparer les campus, voir les volumes, identifier les familles où il y a une marge de négociation.
Elle garde aussi un point clé : la relation éditeur. Support réactif (réponses en moins de 2 heures citées), projet géré sans intégrateur externe, et une roadmap où le client participe.

Et surtout, l’organisation est mieux armée pour la suite : facturation électronique, contrats, IA sur les factures. Le process tient, donc les évolutions peuvent se greffer.

“On a arrêté de courir après les factures. On suit la dépense du début à la fin.”