Bien choisir son logiciel de gestion pour une société d'ingénierie

L'intégration d'une nouvelle solution de gestion représente un tournant majeur dans la gestion quotidienne des sociétés d’ingénierie. Afin d'assurer le succès d'un tel projet, une préparation méthodique est essentielle. Nous vous accompagnons dans cette démarche en vous présentant, dans les lignes qui suivent, les trois étapes fondamentales pour bien démarrer la mise en place de votre future solution de gestion d'activité.

1. Analyse des exigences du projet

La phase initiale consiste à établir un bilan complet de vos pratiques internes. Ce processus vous permettra de clarifier vos objectifs, de mettre en lumière les principaux aspects de votre fonctionnement, et de repérer les points d'amélioration de votre organisation.

Chaque flux d'information et chaque méthode de travail doit alors être analysé minutieusement, afin d'établir la liste des problématiques que votre nouvelle solution de gestion devra résoudre.

Dans ce contexte, désigner des collaborateurs référents est une étape judicieuse. Ces personnes seront chargées de synthétiser les résultats de cette évaluation pour la préparation du cahier des charges et veilleront à la bonne conduite du projet dans sa globalité.

2. Élaborer un cahier des charges pour son projet

L'intégration d'une solution de gestion au sein de votre organisation constitue une stratégie de développement qui exige un cadre précis. Pour cette raison, vous devez impérativement documenter de manière exhaustive vos exigences au sein d'un document de spécifications. Ce support servira de référence aux responsables du projet pour l’étape suivante : la sélection de la solution qui correspond à vos besoins.

Ce document doit donc aborder des aspects précis, notamment : l'évaluation du nombre d'utilisateurs potentiels, la définition d'une enveloppe budgétaire, l'établissement des échéances à respecter pour le déploiement, et l'identification des contraintes techniques auxquelles la solution devra s’adapter. Comme par exemple le niveau de sécurité attendu, ou encore les modalités d'accès à distance.

Bien évidemment, vous devrez également décrire dans ce fichier les fonctionnalités principales que vous souhaitez retrouver sur votre future plateforme logicielle.

3. Sélectionner le logiciel adapté à vos besoins

En s’appuyant sur notre expérience, nous avons identifié les fonctionnalités essentielles pour une entreprise d’ingénierie désirant implémenter un système de gestion et vous les présentons ci-dessous.

A. Suivi de l’évolution de vos projets

Votre futur outil de gestion doit vous permettre d'avoir une vision précise de l'ensemble de votre activité. C'est l'un des points essentiels d'une solution de ce type. Ce qui signifie qu’elle doit inclure le suivi du temps passé par vos collaborateurs sur chaque tâche d’un dossier.

Vous devez aussi avoir la possibilité de visualiser votre plan de charge en fonction de vos ressources humaines, par rôle ou par projet. Si le système permet une visualisation de vos données sur différentes échelles de temps, notamment par semaine et par mois, c’est encore mieux. Nous vous recommandons également de veiller à la présence de fonctionnalités qui permettent gérer les temps de présences / absences et heures supplémentaires de vos collaborateurs, ainsi que de leurs frais divers.

Le but étant de centraliser l'intégralité des informations relatives à vos projets au sein d'une seule et même interface, afin de simplifier leur pilotage.

B. Gestion et avancement de vos projets

Afin d'assurer le succès de vos projets, votre solution de gestion doit impérativement disposer d'un système de planification.

Un tel module vous permettra d'organiser les différentes étapes de vos projets, de définir une durée estimée pour chaque tâche, et d'avoir une vue globale sur les échéances en cours, passées ou à venir. De plus, il est également essentiel que vous ayez une vision claire du taux d'occupation de vos collaborateurs.

L'option idéale étant une solution suffisamment flexible pour vous permettre d'ajuster ces paramètres en fonction des imprévus.

C. La facturation par avancement

En tant que société d’ingénierie, la gestion simultanée de plusieurs projets peut entraîner des erreurs dans votre facturation. Alors pour vous faciliter la tâche, votre système de gestion doit justement vous épauler dans la création de vos factures et le suivi de leurs paiements.

Votre futur logiciel doit vous permettre d'établir des factures en fonction de l'état d'avancement de chaque étape de vos projets. Cela vous permettra non seulement de prévenir les oublis, mais aussi d'avoir une meilleure maîtrise de votre trésorerie et une vision fidèle de la situation financière de votre société.

Une solution idéale vous proposera également des options supplémentaires, telles que des alertes en cas de retard de règlement ou d’émission de facture, voire une fonctionnalité de scénarisation de la facturation.

D. L’évaluation de vos performances

Le rôle de votre logiciel de gestion est aussi de vous donner des indicateurs clairs pour mesurer la rentabilité de votre activité.

Ses fonctionnalités doivent donc vous permettre de consulter vos recettes réelles sur une période donnée et de les comparer avec les montants qui étaient budgétés initialement. Elles doivent également vous donner un aperçu synthétique de vos informations clés, comme votre marge, vos meilleurs clients, ou le suivi des paiements.

Ces indicateurs de mesure vous aideront ainsi à mieux suivre vos objectifs et à déterminer rapidement s'il est nécessaire d'apporter des modifications à vos processus internes ou de modifier votre approche de gestion.

BONUS : Un partenaire pour votre projet logiciel

Forte d'une solide expertise dans le secteur de l'ingénierie, notre entreprise a développé une solution pour répondre aux besoins spécifiques de ces professionnels.

Notre logiciel, Gestactiv'2, est conçu pour vous permettre de piloter votre activité dans ses moindres détails, notamment grâce aux fonctionnalités fondamentales évoquées dans cet article et qu’il embarque. Cet outil vous aide à suivre avec précision les coûts et la rentabilité de vos affaires, tout en facilitant la gestion de l’avancement de vos projets et l’édition de vos factures. De plus il vous fournit également une analyse de vos résultats, et permet une centralisation des informations vitales pour votre activité.

Pour en savoir plus sur notre solution, demandez-votre démonstration gratuite. Nous sommes à votre disposition pour vous présenter les fonctionnalités et les bénéfices de cet outil lors d'un échange personnalisé.