9 CLES D'UNE IMPLEMENTATION REUSSIE D'UN LOGICIEL WMS

Comme tous projets d'installation d'un progiciel, plusieurs facteurs concourent à une implémentation réussie, nous en avons retenu 9 qui nous semblent clé.

1 - Un projet court avec un rythme imposé :

rien de plus glissant qu'un projet qui s'étale sur plusieurs mois, qui démotive les équipes et qui fait perdre de vue l'objectif. A l'inverse un projet court nécessitera de pouvoir tenir le rythme des ateliers, des temps de préparation individuels, des points d'avancement…. et cela d'autant plus quand on doit en plus assurer les tâches quotidiennes. La clé est d'inscrire dès le démarrage dans son agenda, l'ensemble de cette charge, mais aussi dans celui des équipes, du moins le "noyau dur" du projet, et ce quitte à bouger quelques-dates par la suite.

2 - Une disponibilité de l'équipe projet "noyau dur" :

C'est un lieu commun que d'affirmer cela mais il ne faut pas négliger le temps que représente l'intégration d'un WMS, notamment lorsque c'est la 1ère fois. Il est habituel de prendre un ratio de "un pour un", entre les jours à passer pour un chef de projet côté client et celui côté intégrateur, et un ratio de "1 pour 0,5" pour chaque membre de l'équipe projet ! Un intégrateur doit en tous cas être capable de vous fournir ces éléments en amont du démarrage d'un projet pour que cette "désorganisation" temporaire puisse s'anticiper par exemple lors d'une période d'activité plus calme dans l'année.
 

3 - Bien intégrer les concepts régissant le WMS qu'on a choisi

Pour être suffisamment autonome le jour J en cas d'aléas, et par la suite quand il s'agira de faire évoluer des pratiques. Un WMS comporte des milliers d'algorithmes répondant à des règles s'appuyant elles-mêmes sur un modèle conceptuel de données. Il est important de comprendre sans en être un spécialiste, les grands concepts qui se cachent derrière :

• Les notions de zones de gestion ou de de familles logistiques,
• Les types de contrôle d'inventaire proposés et leurs intérêts,
• La façon dont est calculé un capacitaire de stocks,
• Les règles régissant des regroupements de commande de vente à préparer,
• Le fonctionnement des différents modes de préparation de commande
• Enfin les méthodes de consolidation des marchandises en fin de préparation.
• Il sera donc important de comprendre comment son métier logistique sera transposé dans les concepts de fonctionnement du WMS. En général, les éditeurs proposent une montée en compétence progressive sur un WMS avec une base "école" simplifiée qui, certes, ne correspondra pas à son type de logistique mais qui aura le mérite de toucher du doigts ces concepts et de gagner en autonomie. La qualité de la documentation remise pendant l'implémentation du WMS, les supports de formation, les aides en lignes contribuent aussi à ancrer ces connaissances.

4 - Savoir positionner le curseur au bon endroit entre :

Trop élargir le périmètre fonctionnel par rapport au délai de démarrage souhaité du WMS,

Mettre en œuvre des fonctions (trop) nouvelles et méconnues des équipes métiers, fonctions qui pourraient être en déphasage avec les besoins,

Ou à l'inverse, chercher à se calquer sur l’organisation actuelle sans tirer profit des nouvelles fonctionnalités du WMS.

Très souvent l'expertise en logistique de votre prestataire intégrateur du WMS est primordial. En effet, son expérience joue dans cette position de curseur, mais pas uniquement. Un bon intégrateur aura aussi pris le soin de collecter en amont des données quantitatives (quand elles sont disponibles et de qualité), par exemple, sur vos commandes d'achats et de vente ou sur vos nomenclatures produites. Avec ces éléments ajoutés à un questionnaire bien pensé qu'il vous aura remis préalablement, il sera capable de vous "conseiller" sur la bonne position de ce curseur, le bon compromis entre risques et bénéfices, et ce en l'objectivant avec quelques analyses et ratios bien sentis.
 

5 - Intégrer suffisamment les experts métier interne (les Keys Users) et susciter l’adhésion :

Déjà savoir qu'un WMS changera en profondeur le quotidien des équipes sur le terrain. Rien ne sera plus comme avant : gain de mobilité, moins de stress plus d'efficacité. Les changements sont souvent vertigineux et pour rien au monde, un magasinier ou un préparateur ne souhaiteront "revenir en arrière". Il faudra d'une part s'assurer que le noyau dur (l'équipe projet) qui sera choisi pour définir le fonctionnement du futur WMS connaisse suffisamment les subtilités de chaque métier de l'entreprise, mais aussi composer avec les futurs utilisateurs (à la fois avec des "anciens" difficiles à faire changer dans leurs habitudes et des jeunes ayant un profil de zappeurs). Notons que cela nécessitera de la part des outils type THF (terminaux haute fréquence), une très grande simplicité de prise en main.

6 - Collecter les données qui seront injectées en connaissance de cause :

La bonne compréhension des concepts qui se cachent derrière un WMS (point 3) et des fonctionnalités qui seront mises en œuvre et leur impact sur l'organisation (point 4) doivent permettre une collecte efficace des données pertinentes. Cela veut dire qu'on mesure parfaitement l'enjeu qui se cache derrière la donnée qui sera injectée. Cela veut dire aussi qu'on sait prioriser l'investissement en temps à y passer.
 

7 - Pratiquer la solution en long en large et en travers jusqu'au jour J :

. Un biais est souvent de confondre « j’ai compris » et « je sais le faire » ! Or en logistique le diable se trouve dans le détail. Démarrer un WMS ne doit pas laisser la place à l'improvisation le jour J. Il est donc important d'avoir consacré un temps important et avec les équipes métiers à se former certes, mais aussi à pratiquer (ce qui présuppose bien évidemment qu'on a évité de garder la compétence dans la maîtrise de l’outil au sein de l'équipe projet sans l’étendre au "métier") Ne pas pratiquer c'est prendre le risque de se retrouver vite démuni quand on tournera la clé de démarrage du WMS. Le moindre caillou dans la mécanique pourra gripper le système et l'effet boule de neige ne pardonnera pas. Donc pratiquer la solution veut dire réaliser "en chambre" l'ensemble des cas de figure (appelé scenarii métier), s'exercer encore et recommencer.

8 - Bien programmer les dernières étapes avant le compte à rebours :

Mettre en œuvre sa stratégie d’inventaire, anticiper la charge d’étiquetage des produits, des containers ou des emplacements de stocks. Bien souvent le WMS propose une fonction d'édition "au kilomètre" de toutes les étiquettes dont vous aurez besoin pour cela grâce à un générateur associé. Par ailleurs informer les clients, ses prestataires stratégiques, les fournisseurs de marchandises et transporteurs, des "petits désagréments" que pourront engendrer les premières heures d'un démarrage d'un nouveau WMS à la fois pour qu'ils soient compréhensifs, mais pour qu'ils y perçoivent aussi leur intérêt.

Négociez avec eux la possibilité d'alléger les activités durant la semaine de démarrage :

Anticiper ou reporter par exemple des réceptions de marchandises ou des expéditions de commandes, gonfler si possible les stocks. Former quelques jours avant le démarrage le reste des utilisateurs (End Users), ni trop tôt car les connaissances seront perdues, ni trop tard non plus afin de garder un maximum de sérénité le jour J. Et ne pas négliger enfin de petits détails comme disposer de suffisamment de consommables pour les imprimantes ou de matériels portatifs suffisamment chargés.

9 - Enfin stabiliser le fonctionnement le plus rapidement possible :

Stabiliser c'est déjà s'assurer que les mauvaises habitudes ne reviennent pas au galop. Cela veut dire de s’assurer en permanence et pas des échanges réguliers avec les End Users, de leur adhésion et du respect des procédures par les équipes. C'est aussi "ne pas succomber à la tentation" de refaire comme dans le passé sans profiter des nouvelles fonctionnalités (pour faire par exemple un inventaire). Enfin stabiliser le fonctionnement, c'est enlever les derniers cailloux qui trainent dans la chaussure en relevant au fil de l’eau les problèmes non anticipés pendant les phases de pratique de la solution, les éléments d’adaptation nécessaires et les petites améliorations qui mettront du beurre dans les épinards.