5 éléments à connaître pour choisir le bon ERP

Proposé par Mélanie Berthet
En poste chez APTESIA
27/01/2022

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Trouver l'ERP qui correspond à ses besoins, n'est pas toujours simple. Voici 5 conseils pour bien choisir son ERP !

1. Prenez le temps qu’il vous faut

Un projet ERP ne se compte pas en semaines, mais plutôt en mois. Dès le début, il est important d’avoir conscience de l’investissement que demande l’implantation d’un logiciel ERP.

Détaillez correctement les étapes de votre projet pour ne rien oublier :

Etape 1 : Tout d’abord, identifiez vos besoins. Cela permettra d’établir un cahier des charges ERP.

Etape 2 : Ensuite, examinez les solutions qui se présentent à vous. Parmi celles que vous sélectionnerez, vous devrez chercher par la suite, des prestataires adéquats.

Etape 3 : Pour finir, lorsque vous aurez choisi vos prestataires, soumettez-leur votre cahier des charges. Pour éviter d’avoir des délais d’analyses trop long, vous pouvez imposer une date butoir.

Si nous pouvons vous donner un conseil, pensez que la mise en place d’une solution ERP demande des disponibilités importantes de vos collaborateurs. En effet, un projet ERP, demande de l’analyse, des nouveaux choix de gestion, des formations, des ajustements, des tests et ajustements. Cela implique un changement d’habitudes dans l’entreprise et peut donc générer quelques réticences au changement. Pour anticiper et vous préparer au mieux, planifiez les différentes étapes de votre projet ERP avec votre prestataire.

 

2. Impliquez les utilisateurs

Lors du choix de votre ERP, consultez les futurs utilisateurs. Ils sont les principaux intéressés par le changement d’ERP. Il est donc préférable que ce nouvel ERP, soit le plus adapté possible à l’utilisation qui en sera faite dans votre entreprise. De plus, s’ils ont déjà utilisé un ERP, l’expérience acquise, leur permettra de déterminer les éléments importants et primordiaux.

Vous devrez nommer un référent, auquel les salariés pourront s’adresser en cas de problème ou de questionnement. Cela permet d’avoir une centralisation des choix, qui évitera les incompréhensions et les possibilités d’erreurs. Cependant, leur imposer un ERP sans qu’ils ne puissent donner leur avis, peut être source de conflit, en plus d’accentuer la résistance aux changements.

Attention ! N’oubliez pas la partie formation. Mettre en place un ERP dans votre société est une chose, mais savoir l’exploiter en est une autre, on parle ici d’intégration. Pour cela, Aptesia, éditeur et intégrateur de l’ERP BeeGest, nous en dit plus dans son article « la formation, une charge ou un atout ».

 

3. Analysez les différentes fonctions que propose l’ERP​

Il est important d’analyser différents ERP, mais aussi d’approfondir vos recherches concernant les fonctionnalités qu’ils proposent. Vous arrêter sur le design d’un logiciel, ne vous aidera pas à être performant. Il peut même cacher un manque de fonctionnalités. En revanche, c’est la combinaison de l’ergonomie, et des fonctionnalités qu’il propose, qui sont à étudier. Un logiciel simple d’utilisation et intuitif facilitera vos actions et vous fera gagner du temps. Bien que similaire, certains ERP offrent néanmoins des spécifications sur demande de leurs clients, dû à l’évolution de leurs besoins.

Choix ERP

Avoir la possibilité d’adapter son ERP est un avantage considérable ! Et pourtant, ce ne sont pas forcément les ERP les plus gros éditeurs qui vous proposent ce genre d’opportunité.

Pour vous donner une idée et comparer les différents points forts ou points faibles, confrontez environ 3 ERP. Vous pouvez associer à votre recherche, la documentation des logiciels, la participation de vos salariés (comme vu ci-dessus), l’avis des clients.

Cependant, faites attention : la solution la plus connu du marché, n’est pas forcément celle qui vous correspondra le mieux.

 

4. Pensez au futur lorsque vous choisissez votre ERP !​

Choisir un ERP pour aujourd’hui, c’est bien, mais avez-vous pensé à demain ? Eh oui, toutes les fonctionnalités que propose un ERP, ne vous seront peut-être pas nécessaires, mais vous pourriez en avoir l’utilité plus tard. Alors ne négligez pas vos futures évolutions et besoins.

Ne pas anticiper ces besoins peut vous amener dans une situation où vous seriez obligé de changer d’ERP ou de faire appel à une société pour développer une fonctionnalité par rapport à vos nouveaux besoins. Ceci demanderait un investissement supplémentaire en termes de temps et d’argent.

Pour vous aider, vous pouvez commencer par segmenter vos fonctions. D’un côté, les fonctions indispensables et de l’autre celles que vous pourriez juger nécessaires à l’avenir. De plus, prenez en compte l’évolution de vos effectifs. Le turnover au sein de votre entreprise, aussi maîtrisé qu’il puisse être, demandera toujours de prévoir et d’assurer la transmission. Profitez de cette occasion pour remettre à niveau l’ensemble de vos salariés. Pour cela, contactez votre prestataire, il devrait vous fournir une documentation adéquate ou vous proposer des formations adaptées à votre demande. 

Alors un conseil : anticipez. Choisissez un ERP qui pourra vous accompagner tout le long de votre croissance.

 

5. Prévoyez un budget

Comme vous pouvez vous en douter, le projet d’intégrer un ERP à votre entreprise représente un budget conséquent. Le comparatif des différents logiciels vous permettra de vous donner un ordre d’idée.

Après analyse de votre capacité financière, vous pourrez déterminer quelles solutions s’offrent à vous. Il ne faut pas oublier qu’obtenir un ERP ne contient pas seulement le coût de l’acquisition et de l’installation. Il faut penser aux coûts des maintenances et d’assistance (en fonction de leur fréquence), de l’acquisition des licences, mais aussi ceux des formations ! Comparez bien le coût global entre une solution en mode locatif (SAAS) ou en acquisition de licence (On Premise).

Il est parfois nécessaire de revoir son mode de financement ou de repousser votre projet ERP, le temps d’avoir les ressources essentielles pour l’obtention du logiciel qui va convenir parfaitement à votre entreprise.

 

Conclusion : 

L’intégration d’un ERP dans votre entreprise prendra un certain temps. Il impliquera des changements, parfois importants et bousculera les habitudes de chacun. La venue d’un ERP, est un travail d’équipe, où tout le monde peut apporter une connaissance ou un besoin, afin de choisir la solution qui vous correspondra.

Cependant, il ne faut pas oublier, qu’elle demande un investissement humain et financier conséquent, qui doit être anticipé.

Pour finir, pensez à l’avenir et à votre évolution. Prenez en considération vos besoins futurs ainsi que le changement ou l’accroissement du nombre de vos salariés. Choisissez l’ERP qui vous correspond et qui évoluera en même temps que vous !

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