Relances et impayés : Comment déclencher le paiement de vos factures non réglées
Les factures impayées font partie du quotidien de nombreuses entreprises. Non seulement elles déséquilibrent la trésorerie, mais elles peuvent également affecter les relations commerciales avec vos clients.
Il est donc crucial de trouver un moyen efficace de récupérer ces sommes tout en maintenant une bonne entente avec les clients. Le mail de relance apparaît comme la manière de faire, combinant efficacité et courtoisie.
Cet article explore les avantages de cette méthode et propose des conseils pratiques pour rédiger un mail de relance percutant et complet.
Pourquoi recourir au mail de relance en cas d’impayés ?
Les impayés peuvent rapidement engendrer des problèmes de trésorerie.
Selon le timing, cela peut avoir de lourdes conséquences. Si les charges continuent de s’accumuler et que les paiements tardent à arriver, cela peut créer un déséquilibre financier. Les mails de relance offrent une solution préventive efficace pour gérer ces situations. Ils permettent de lancer la procédure de recouvrement à l'amiable tout en maintenant de bonnes relations commerciales.
De plus, le mail de relance présente l’avantage de la traçabilité. En cas de litige, il sert de preuve de la volonté de l’entreprise de régler le problème de manière amiable. Cette méthode est également perçue comme moins agressive qu’une lettre recommandée ou une procédure judiciaire.
Comment relancer une facture impayée ?
La relance des factures impayées doit être progressive et réfléchie. Avant de passer à des mesures plus drastiques comme la mise en demeure ou la procédure judiciaire, une démarche à l'amiable est recommandée. Le mail de relance est souvent la première étape de cette démarche. Bien qu’il n’ait pas de valeur juridique, il inscrit l’entreprise dans une dynamique de recouvrement à l’amiable.
Phases de relance :
- Premier mail de relance : Envoyé dès que l’impayé est constaté, il permet de rappeler au client son oubli de manière courtoise.
- Deuxième relance : Si le premier mail reste sans réponse, une deuxième relance peut être envoyée sous quinzaine. À ce stade, il est préférable d’utiliser une lettre recommandée avec accusé de réception.
- Mise en demeure : Si les relances restent infructueuses, une mise en demeure de payer peut être envoyée. Ce courrier, souvent formel et envoyé en recommandé, est la dernière étape avant une procédure judiciaire.
- Procédure d’injonction de payer : En dernier recours, l’entreprise peut porter l’affaire devant le tribunal pour obtenir juridiquement le paiement de la créance.
Comment Écrire un mail de relance de paiement ?
Les mentions indispensables
Il est important de structurer le mail de relance de manière claire et concise. Voici les informations clés à inclure :
- Données de la Facture : Numéro, date et montant de l’impayé.
- Pénalités de Retard : Mentionnez les pénalités applicables dès le premier jour d’impayé.
- Modalités de Paiement : Coordonnées pour l’envoi de chèques, RIB, lien vers une plateforme de paiement en ligne.
Quelques conseils pour rédiger votre mail
- Rester Courtois : Même si la situation est frustrante, il est essentiel de rester correct pour maintenir une bonne relation avec le client et votre réputation au passage.
- Être Concis : Allez droit au but. Le mail doit être clair et précis.
- Joindre la Facture : Inclure la facture en pièce jointe facilite le traitement par le client.
- Objet du Mail : Indiquez clairement qu’il s’agit d’une relance de facture impayée.
Exemple de mail
Objet : Relance - Facture N°[Numéro de la facture] impayée
Madame/Monsieur [Nom du Client], Nous constatons que la facture N°[Numéro de la facture], d’un montant de [Montant], arrivée à échéance le [Date d'échéance], n’a pas encore été réglée. Nous vous rappelons que des pénalités de retard de [Taux de pénalité] % s’appliqueront dès le [Date d'application des pénalités].
Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement dans les plus brefs délais. Vous pouvez effectuer le paiement par virement bancaire à l’aide des informations suivantes : [RIB].
Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter. Vous trouverez en pièce jointe une copie de la facture pour référence.
Restant à votre disposition pour toute information complémentaire, nous vous prions d’agréer, Madame/Monsieur [Nom du Client], l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre Nom]
[Votre Fonction]
[Votre Société]
[Vos Coordonnées]
Automatiser la relance des factures
Logiciels de Recouvrement
Automatiser les relances de factures peut grandement faciliter la gestion des impayés. Des logiciels comme Clearnox et LeanPay permettent d’envoyer des mails de relance en masse, selon des scénarios prédéfinis et personnalisés en fonction des typologies de clients.
Logiciels de Facturation
Des solutions tout-en-un comme :
Incluent des modules de facturation avec automatisation des relances. Ces outils permettent de personnaliser les mails de relance et d’intégrer des options de paiement en ligne. De ce fait, vous vous simplifiez la vie avec la relance en elle-même et vous permettez à vos clients de gérer le paiement facilement.
Conclusion
Le mail de relance est un outil indispensable pour toute entreprise souhaitant gérer efficacement ses impayés tout en maintenant de bonnes relations avec ses clients. Grâce à sa rapidité et à sa simplicité, il permet souvent de résoudre rapidement les situations d’impayés. En suivant les conseils et les étapes détaillées dans cet article, vous serez en mesure de rédiger des mails de relance efficaces, augmentant ainsi vos chances de récupérer vos paiements dans les meilleurs délais.
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