Les tâches de comptabilité à automatiser les yeux fermés !

Comment marche l’automatisation comptable et pourquoi automatiser ?

L'automatisation comptable consiste à utiliser des logiciels spécialisés pour accomplir des tâches autrefois réalisées manuellement. Elle s’appuie sur des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser les documents physiques et extraire les informations, ou encore la RPA, qui imite les actions humaines pour effectuer des tâches répétitives. Le but ? Permettre aux équipes comptables de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l'analyse des données ou la conformité réglementaire.

L'automatisation réduit non seulement les risques d'erreurs humaines, mais elle permet également d'accélérer les processus comptables, d’améliorer la transparence des données et de faciliter la conformité fiscale. De plus, elle libère du temps pour les comptables, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Quelles tâches automatiser ? Nous allons vous présenter 6 principales tâches qui vont vous permettre de gagner le maximum de temps sur votre compta.

1. La gestion des dépenses
 

La gestion des dépenses peut devenir un véritable casse-tête, notamment lorsque les entreprises doivent courir après les reçus de leurs employés. Entre la saisie manuelle des données, la correspondance entre les reçus et les relevés de cartes de crédit d’entreprise, et le suivi des approbations, ce processus est souvent long et fastidieux.

Automatiser cette tâche permet de :

• Simplifier le téléchargement des reçus via des applications de capture d’image.
• Faire correspondre automatiquement les données des cartes de crédit avec les reçus.
• Créer un flux d'approbation fluide pour les managers.
• Transférer les informations directement dans le logiciel de comptabilité pour la saisie finale.

Cette automatisation simplifie le processus et permet d’éviter les retards de traitement, tout en garantissant une plus grande précision des informations.

2. La gestion de la paie
 

La gestion de la paie est l’une des tâches les plus répétitives et complexes en comptabilité. Entre les calculs des salaires, les déclarations fiscales, et les particularités des contrats des employés, cette tâche demande une précision maximale.

L’automatisation de la paie peut :

• Calculer les salaires nets de chaque employé en tenant compte des heures travaillées, des taxes et des cotisations.
• Distribuer les fiches de paie et verser les salaires en un clic.
• Enregistrer automatiquement les données salariales dans les logiciels comptables, facilitant ainsi le reporting et la conformité.

Automatiser la paie permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs courantes dans les calculs manuels.

3. Le rapprochement bancaire
 

Le rapprochement bancaire, processus consistant à comparer les enregistrements comptables avec les relevés bancaires, est une tâche essentielle pour identifier les écarts et les corriger. Bien que certaines entreprises jugent cette tâche trop délicate pour être automatisée, elle peut en réalité être largement simplifiée grâce à la technologie.

Les avantages de l’automatisation du rapprochement bancaire :

• Comparer rapidement les enregistrements comptables avec les relevés bancaires.
• Signaler les erreurs, les entrées manquantes ou en double.
• Corriger les écarts de manière automatisée et en temps réel.
• Détecter les fraudes potentielles grâce à des contrôles périodiques.

L’automatisation de cette tâche améliore la précision et accélère considérablement le processus, tout en renforçant la sécurité financière.

4. Les comptes clients
 

La gestion des comptes clients, qui comprend la facturation et le suivi des paiements, est vitale pour la trésorerie d’une entreprise. Pourtant, cette tâche est souvent complexe, impliquant plusieurs départements comme les finances, les ventes et le service client.

L’automatisation des comptes clients permet de :

• Générer automatiquement les factures à partir des enregistrements de vente.
• Obtenir des approbations plus rapides des différentes parties prenantes.
• Envoyer des rappels de paiement automatisés aux clients.
• Suivre et rapporter les paiements entrants en temps réel.

Automatiser cette tâche garantit un meilleur suivi des paiements et minimise les retards de règlement, ce qui favorise une gestion de trésorerie plus fluide.

5. Les comptes fournisseurs
 

Les comptes fournisseurs représentent les dettes d’une entreprise envers ses créanciers, comme les factures des fournisseurs ou les loyers. Un mauvais suivi des comptes à payer peut entraîner des retards de paiement, des pénalités, et nuire aux relations avec les fournisseurs.

Les bénéfices de l’automatisation des comptes fournisseurs :

• Centraliser les factures dans un système unique.
• Assurer la correspondance automatique des réceptions avec les factures.
• Automatiser les processus d'approbation des factures.
• Déclencher les paiements et enregistrer les transactions dans le logiciel comptable.

L’automatisation de cette tâche permet de réduire le risque de retard de paiement et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.

6. Conformité fiscale et rapports financiers
 

La conformité fiscale et la production de rapports financiers peuvent devenir des tâches extrêmement complexes, surtout en période de clôture annuelle ou trimestrielle. Calculer les impôts, préparer les déclarations fiscales, et rédiger des rapports financiers sont des processus fastidieux et exigeants.

Automatiser la conformité fiscale et la production de rapports permet de :

• Calculer automatiquement les taxes en fonction de la région et des taux en vigueur.
• Préparer les déclarations fiscales de manière rapide et conforme.
• Créer des états financiers précis en un clic.
• Prévoir les revenus futurs grâce à des analyses automatisées.

Grâce à cette automatisation, les équipes financières peuvent se concentrer sur l’analyse des tendances et l’anticipation des résultats plutôt que sur des tâches répétitives.

Conclusion

Que ce soit pour la gestion des dépenses, des salaires, des comptes fournisseurs ou pour la conformité fiscale, les avantages sont indéniables : gain de temps, réduction des erreurs, amélioration de la productivité et optimisation des processus. En libérant les équipes comptables des tâches répétitives, l’automatisation permet également de recentrer leurs efforts sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l'analyse financière et la stratégie.