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Les bonnes stratégies de relance des impayés

Proposé par Camille BOULET
En poste chez LeBonLogiciel.com
14/09/2022

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Image de l'article Les bonnes stratégies de relance des impayés
Comment protéger votre trésorerie et limiter les factures impayées ?

Quels sont les bons réflexes à adopter en cas de retard de paiement - et que se passe-t-il si un client refuse de payer une facture ? Quels sont les éléments les plus importants à prendre en compte lors du choix d'une agence de recouvrement de créances ? Nous répondons à ces questions et à d'autres dans cet article.

 

Évitez d'être pris au dépourvu par des factures impayées.

Avant de conclure un contrat avec votre cliente, examinez sa situation financière.

Les outils pour ça :

  • Enquêtes sur le terrain (intelligence économique) qui vous fournissent des informations et des réponses à des questions spécifiques sur vos prospects ou vos clients.
  • Des bases de données contenant des informations financières
  • Vos équipes de vente et autres partenaires peuvent être en mesure de fournir des informations sur la santé financière de vos clients.

 

Sécurisez la transaction

Présentez les conditions générales de vente précise et très complète (une clause de pénalité, une clause de retour des marchandises ou une clause d'attribution des compétences), veillez à ce que les documents importants soient signés et renvoyés (contrat, CGV, bon de commande, bon de livraison…) et que vos conditions générales de vente soient répétée au dos de vos autres documents (bon de commande, bon de livraison, factures).

 

Sensibilisez vos clients à l'importance de respecter les délais.

Informez vos clients des frais éventuels qui peuvent résulter d'un retard de paiement (une pénalité de 40 euros pour chaque facture payée en retard et des intérêts sur les factures impayées).

 

Informez toutes les personnes qui interviennent dans le cycle de vente

  • Pour que leurs vendeurs puissent négocier les meilleures conditions de paiement dans le cadre d'une vente, les représentants doivent comprendre Quels sont les différents canaux de paiement pour les clients? ; Comment cela affecte-t-il l'impact financier ?, Le contexte réglementaire...
  • Les services de livraison, de vente et autres pour résoudre les litiges le plus rapidement possible.
  • Les managers peuvent mieux gérer et communiquer avec leurs équipes en consultant des tableaux de bord partagés.

Un client satisfait est un client qui paie à temps et qui vous sera fidèle. Alors, apportez des améliorations qui augmentent la satisfaction de vos clients, et récupérez votre argent plus rapidement.

 

Si vous vous occupez du recouvrement des dettes au sein de l'entreprise

Pour que votre organisation puisse réaliser sa mission, elle doit en avoir les moyens.

 

Vos collecteurs doivent comprendre ce que l'on attend d'eux.

Assurez-vous que vos objectifs sont cohérents avec les buts de votre équipe et les attentes de l'organisation.

 

Le recouvrement doit être effectuée de manière éthique.

Veillez à ce que votre personnel soit correctement formé et motivé pour recouvrer les sommes dues par les clients.

  • Un personnel bien formé reste vigilant et sait tirer parti des nouvelles techniques. Il est au courant des derniers développements, ce qui le rend plus apte à prendre les bonnes décisions.
  • Vous devez savoir comment assurer le suivi, négocier par téléphone et écouter attentivement afin que votre client se sente obligé. Cela vous aidera à être payé sans nuire à la relation.

 

Le recouvrement doit être géré de manière moderne et efficace.

Les logiciels de recouvrement, les outils innovants de contact téléphonique et les méthodes de communication modernes vous permettent de contribuer favorablement au succès de vos efforts de recouvrement en réduisant les délais de paiement et en augmentant le recouvrement des fonds.

 

Vous devez élaborer des stratégies de recouvrement adaptées aux circonstances particulières de chaque client.

Les facteurs clés à prendre en compte lors de l'élaboration de stratégies de récupération sont les suivants :

  • le type de clients (particuliers, organisations publiques/privées d'une part et entreprises pour contrat de travail...),
  • le profil de paiement habituel des clients (bon payeur, expert, insolvable...),
  • le type de demande (civile ou commerciale), si elle concerne des biens ou des services,
  • le montant et l'ancienneté de la créance

En combinant la gestion du risque d'impayés et les stratégies de relance, vous pouvez prendre des mesures ciblées et personnalisées qui sont plus efficaces que les rappels envoyés en masse.

Il est essentiel de planifier vos tâches et de les mener à bien. Une demande de recouvrement réalisé de manière bâclée ou hâtive sera, de fait, bien moins efficace.

Ne laissez pas un client vous payer régulièrement en retard, et faites toujours ce que vous dites que vous ferez. Cela renforcera votre image de personne qui fait ce qu'elle dit - et c'est tout ce que la plupart des gens attendent de leurs fournisseurs !

 

Si vous faites appel aux services d'une société externe pour gérer vos recouvrements

Lorsque vous choisissez une agence de recouvrement, il est important d'en sélectionner une qui possède l'expérience et l'expertise nécessaires pour mener à bien le règlement de votre dette.

 

Avantages de l'externalisation de vos opérations de recouvrement:

  • Vous pouvez vous recentrer sur votre activité principale : les agences de recouvrement mettent à disposition du personnel aux compétences spécifiques et consacrent le temps nécessaire aux activités de relance et de recouvrement, qui peuvent être très coûteuses.
  • L'intermédiaire neutre préserve l'image de votre entreprise. C'est important car cela vous permet de prendre vos distances par rapport à des plaintes qui pourraient autrement donner une mauvaise image de votre entreprise et de ses produits ou services.
  • Vous pouvez augmenter la vitesse à laquelle vous êtes payé en laissant un tiers recouvrer vos dettes en votre nom. Votre client se rendra vite compte que ses factures impayées peuvent être prises au sérieux - surtout s'il sait qui les recouvre !
  • Vous pouvez économiser de l'argent sur les procédures judiciaires en travaillant avec une agence de recouvrement :
  • ils savent comment utiliser les ressources de manière efficace.
  • Ils bénéficient également souvent de tarifs moins élevés pour les services juridiques, à l'exception de ceux qui ont fait l'objet d'une législation spécifique.
  • ils vous permettent souvent d'éviter des procédures coûteuses qui ne sont pas indispensables.
  • Remarque : les avocats et les huissiers peuvent être soit des prestataires de services des sociétés de recouvrement, soit leurs concurrents directs, mais pas les deux.

 

Conseils pour choisir une agence de recouvrement : ne laissez pas le hasard décider.

Pour le recouvrement de vos créances, de nombreux paramètres doivent être pris en compte (ancienneté de la dette, pièces du dossier, etc.) - vous ne pouvez pas laisser place à l'improvisation. Plus un service de recouvrement est spécialisé, plus il sera performant.

Exigez de votre agence de recouvrement:

  • La déclaration obligatoire des activités de recouvrement de créances à la préfecture : cette réglementation est destinée à votre sécurité,
  • sa couverture d'assurance responsabilité professionnelle.
  • sa garantie des fonds provenant de tiers

 

Pour une vue exhaustive des critères qui vous permettront d'évaluer les capacités d'une société de recouvrement à récupérer vos impayés, lisez notre article à ce sujet

Si vous hésitez encore à recourir à l'externalisation, prenez contact avec une entreprise qui vous donnera l'occasion de l'essayer sur une courte mission avant de vous engager à long terme.

La qualité de la prestation finale sera déterminée à la fois par les dossiers qui nous sont remis et par nos processus internes, ainsi que par le choix d'une personne qualifiée et capable de faire son travail.

 

source: https://www.gestioncreditexpert.com/fr/blog/

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