Faire son suivi de TVA sur Excel !

Guide pratique pour créer un tableau de suivi de TVA sur Excel

La gestion de TVA est souvent une étape complexe ou douloureuse pour les entreprises, en particulier lorsqu'il s'agit de suivre et de déclarer les montants de TVA encaissés et payés. Cependant, avec l'aide d'un tableau de suivi de TVA sur Excel, cette tâche peut être simplifiée de manière significative. Dans cet article, nous vous présenterons un guide que vous pourrez adapter pour créer un tel tableau, qui vous permettra de suivre et d'organiser efficacement vos données de TVA.

Ce tableau va intégrer des formules simples et efficaces afin de pouvoir moduler et personnaliser ce tableau selon vos envies ! Vous pourrez ajouter des filtres, des règles d'affichages ou autre avec cette base que nous allons vous présenter !

Étape 1 : Configuration du tableau de suivi de TVA
 

Commencez par ouvrir un nouveau document Excel et créez une feuille de calcul dédiée à votre tableau de suivi de TVA. Identifiez les informations clés que vous souhaitez suivre, telles que la date de la transaction, les références, le montant hors taxe (HT), le ou les taux de TVA utilisés dans votre activité, le montant de TVA et le montant TTC. Créez des en-têtes de colonne correspondants dans votre feuille de calcul.

Pour une meilleure lisibilité, gérez le format des données selon leur nature (monétaire, comptable, pourcentage) via l'onglet "Nombre" de l'Accueil.

Vous pourrez par la suite insérer des lignes ou des colonnes selon vos envies comme pour rajouter des commentaires ou autre par exemple.

Voici à quoi peut ressembler un tableau de suivi :

Étape 2 : Automatisation et incorporation des formules de calcul

L'intérêt de ce tableau réside dans le fait de calculer automatiquement le montant de TVA pour chaque transaction et de les regrouper. Ainsi, il suffit de mettre en place des formules pour automatiser le suivi à chaque saisie ! Cela permettra de réduire les erreurs et de gagner un temps précieux.

En saisissant vos montants HT, vous obtiendrez directement tous les calculs et données liées à la TVA.

Pour calculer votre montant de TVA, utilisez la formule "=Montant HT * Taux de TVA" pour obtenir le montant de TVA correspondant à chaque transaction. Il vous suffira de sélectionner les cellules correspondantes au montant HT que vous aurez saisis et au taux de TVA que vous aurez renseigné.

Idem pour avoir le montant TTC, il vous suffira d'utiliser la formule "=Montant HT + Montant de TVA". Montant de TVA que vous aurez obtenu via la formule précédente.  

Petite astuce pour éviter la saisie systématique des taux de TVA que vous souhaitez appliquer, il vous suffira de vous placer dans la première cellule de taux de TVA, de créer une liste via l'option "Validation des données", puis "Autoriser : Liste" et choisir la plage où vos taux de TVA sont renseignés.
Étirez cela sur l'ensemble de la colonne de votre tableau et voilà !

Pour les totaux, il vous suffira d'utiliser la formule "Somme" sur les plages concernées pour les obtenir. La somme de vos taux n'étant pas nécessaire, vous pouvez griser ces cellules.

N'oubliez pas d'appliquer les formules dans l'ensemble des cellules concernées.

Pour automatiser votre déclaration, il faudra reporter les totaux des montants HT et de TVA collectée (dans vos encaissements) de manière automatisée et calculer vos montants à déclarer. Pour cela, il vous faudra utiliser "=Somme.Si.Ens"

Pour vos montants HT, sélectionnez la colonne de montant HT (Encaissements).
Le premier argument "plage somme" de la formule vous permettra de sommer le montant HT.
Le second, "plage critères", prendra en compte la colonne de taux de TVA et le dernier,"critères" agira comme critère différenciant et permettra d'assigner le taux de TVA correspondant.

Suite à cela, en appuyant sur la touche F4 de votre clavier, figez la plage somme et la plage de critères. Les "$" sur les plages signifient que ces dernières sont figées. Étirez la formule pour avoir les données pour tous les taux.

Le processus sera le même pour la TVA Collectée. La seule différence sera dans le choix de la "plage somme". Sélectionnez la colonne de montant de TVA (Encaissements), pour avoir les bonnes données.

Vous disposerez ainsi de toutes les informations nécessaires pour votre déclaration de TVA au fur et à mesure des saisies !

Étape 3 : Tests et suivi

Avant de vous lancer dans l'enrichissement de votre fichier, voici quelques idées pour un démarrage sans accroc !

Comparez régulièrement les totaux de TVA calculés avec les montants déclarés dans vos déclarations de TVA pour vous assurer de leur exactitude et de leur conformité.

Ajoutez des fonctionnalités supplémentaires à votre tableau de suivi de TVA selon les besoins de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez utiliser des mises en forme conditionnelle pour mettre en évidence les montants de TVA élevés ou ajouter des filtres pour faciliter l'analyse de données spécifiques.

Effectuez des essais avec des montants fictifs simples pour vous assurer du bon fonctionnement de votre fichier.

Voilà ! Vous disposez maintenant d'un tableau de suivi de TVA fonctionnel et simple d'utilisation qui vous fera gagner un temps précieux!

Et si Excel ne vous suffit plus, découvrez les solutions offrant des fonctionnalités de déclaration de TVA comme : Cogilog, ISACompta ou encore Comptabilité Oxygène !