Comment un bailleur social a absorbé 40% de factures en plus grâce à Freedz

Quand le papier devient un mur infranchissable

25 000 logements à gérer.
430 salariés.
150 millions d’euros de chiffre d’affaires.

Un bailleur social solide… mais avec une organisation administrative fragile.
Les factures ? Des piles de papier, quelques PDF scannés, puis un parcours interminable :

• réception,

• tri manuel,

• circulation interne pour validation,

• saisie dans l’ERP,

• archivage physique dans des armoires déjà pleines.

Un circuit long, coûteux, qui multipliait les erreurs et allongeait les délais de paiement.

Puis survient une fusion. Du jour au lendemain, le volume de factures bondit de 40%.
Une équipe déjà sous tension se retrouve submergée.
La Directrice Administrative et Financière alerte aussitôt : impossible de tenir le rythme

Le tandem DAF–DSI part en mission

La DAF fixe un mandat clair : trouver une solution capable d’intégrer leur ERP Sopra Steria et de réduire drastiquement la charge de travail.

Le DSI lance ses recherches, échange avec ses pairs, écoute les recommandations de son éditeur ERP.
Un nom revient avec insistance : Freedz.

Ce qui fait la différence :

• une intégration éprouvée avec Sopra Steria,

• une plateforme conçue pour les bailleurs sociaux (avec, par exemple, la dématérialisation des situations de travaux),

• un accompagnement solide des fournisseurs : kits de communication, webinaires, support dédié.

La stratégie de déploiement est progressive.
D’abord les 100 plus gros fournisseurs, qui représentent l’essentiel du volume.
Puis, au fil des mois, les 2 900 autres sont intégrés, aidés par une cartographie qui identifie déjà ceux familiers de Freedz.

Des factures qui circulent à la vitesse du clic

Quelques semaines plus tard, les effets sont visibles.
Dès le premier mois, 50% des factures passent par la plateforme.

Les gains sont nets :

• le coût de traitement chute de 15 € à 5 € par facture,

• un équivalent temps plein est libéré et redéployé sur des missions à plus forte valeur,

• la ressaisie disparaît : les fournisseurs déposent eux-mêmes leurs factures, directement aiguillées vers le bon service.

Les délais de paiement se raccourcissent.
Les fournisseurs, jusque-là parfois irrités par des retards, saluent la fiabilité et la fluidité du processus.
Résultat : une relation apaisée, plus professionnelle.

Désormais, la DAF et le DSI savent qu’ils pourront absorber sereinement de nouvelles fusions.
Sans automatisation, les équipes administratives n’y survivraient pas.

Une transformation qui dépasse la facture

Freedz a offert bien plus qu’un simple gain de temps :

• une vision centralisée de tous les flux,

• une meilleure traçabilité des documents,

• la possibilité de dématérialiser des processus complets comme les situations de travaux,

• une mise en conformité anticipée avec la future obligation de facturation électronique.

En clair, ce bailleur social n’a pas seulement allégé son service comptabilité : il a enclenché une véritable modernisation de son système d’information.

Aujourd’hui, les équipes ne parlent plus de “traiter des factures”.
Elles parlent d’optimiser, de piloter, de se préparer à demain.
Et la case “facturation électronique” est déjà cochée.

Freedz : et si c’était aussi simple pour vous ?

Ce bailleur social a transformé une surcharge administrative en levier de performance.
En choisissant Freedz, édité par Docoon Immo, il a gagné du temps, réduit ses coûts et renforcé sa relation fournisseurs.

Cette transformation s’inscrit dans une tendance plus large.
Côté public, la plateforme Chorus avait déjà montré la voie : centraliser les factures, fiabiliser les flux, automatiser les traitements.
Mais les bailleurs privés n’y avaient pas accès.

Docoon Immo a pris le relais. Avec Freedz, il a créé un “Chorus du privé”, pensé pour leurs contraintes, enrichi de fonctionnalités adaptées au terrain.

Et si vous voulez voir concrètement comment d’autres bailleurs ont franchi le pas : Pourquoi choisir la plateforme Freedz ?