Comment créer une facture avec Excel ?

L'intérêt d'utiliser Excel pour les factures d'une auto-entreprise ou d'une micro-entreprise

Lorsqu'il s'agit de gérer les finances d'une auto-entreprise ou d'une micro-entreprise, la création et la gestion efficace des factures revêtent une importance capitale. Dans cet article, nous explorerons l'intérêt d'utiliser Microsoft Excel pour la création de factures, ainsi que les étapes à suivre pour créer des factures professionnelles et personnalisées.

Les avantages de l'utilisation d'Excel pour les factures

1. Flexibilité et personnalisation

Excel offre une grande flexibilité en termes de personnalisation des factures. Vous pouvez concevoir des modèles de factures uniques et adaptés à votre entreprise. Que vous souhaitiez ajouter votre logo, des couleurs personnalisées ou des informations spécifiques, Excel vous permet de créer des factures professionnelles qui correspondent à votre identité visuelle et à votre activité.

2. Automatisation des calculs

Grâce aux formules et aux fonctionnalités de calcul d'Excel, vous pouvez automatiser les calculs dans vos factures. Cela inclut le calcul des totaux, des taxes, des remises et même l'application de formules plus complexes si nécessaire. Cette automatisation vous permet de gagner du temps et de réduire les erreurs potentielles.

3. Suivi et archivage des factures

Excel facilite également le suivi et l'archivage des factures. Vous pouvez créer un système de numérotation automatique pour chaque facture, organiser vos factures par date ou par client, et ajouter des fonctionnalités de suivi pour savoir si une facture a été payée ou non. Excel vous permet d'enregistrer vos factures sur OneDrive, donc en cloud pour les retrouver partout et sous la plupart des formats ! De ce fait, vous éviterez tout tracas lié à des problèmes techniques sur vos postes fixes.

4. Terrain d'essai

Avec la réglementation actuelle, Excel n'est pas préconisé pour effectuer des factures officielles. Ainsi, le logiciel peut vous servir de bac à sable pour concevoir et tester vos modèles de factures. Suite à cela, vous pourrez transposer vos modèles sur des logiciels de facturation gratuits comme Henrri !

La marche à suivre pour créer des factures sur Excel

1. Choisissez un modèle de facture ou créez-en un

Dans Excel, vous pouvez commencer par choisir un modèle de facture préexistant dans la galerie de modèles ou sur des sites spécialisés. Vous pouvez également créer votre propre modèle en partant de zéro en utilisant les fonctionnalités de mise en forme d'Excel. Assurez-vous d'inclure toutes les informations nécessaires, telles que vos coordonnées, les détails du client, la description des produits ou services, les prix unitaires, les taxes applicables, etc.

Pour cela, choisissez les cellules qui vous serviront d'en-tête, celles qui vous serviront à accueillir les chiffres et remplissez-les comme vous le feriez avec une facture papier !

2. Personnalisez votre modèle de facture

Une fois que vous avez choisi ou créé votre modèle de facture, personnalisez-le en ajoutant votre logo, en ajustant les couleurs et en utilisant des polices adaptées (en allant dans Insertion, Illustrations, Images).

Veillez à ce que la mise en page soit claire et facile à lire. Vous pouvez supprimer les quadrillages à certains endroits (en les sélectionnant) pour plus lisibilité en cochant la case ci-dessous dans Affichage puis Quadrillage.

Vous pouvez aussi ajuster vos marges et la zone d'impression afin d'avoir une facture qui ne sera pas tronquée lors de son impression ou de sa prévisualisation.

N'oubliez pas d'inclure les mentions légales obligatoires, telles que votre numéro de SIRET, le taux de TVA applicable, etc.

3. Ajoutez des formules de calcul automatique

Utilisez les formules Excel pour automatiser les calculs dans votre facture. Par exemple, vous pouvez multiplier la quantité par le prix unitaire pour obtenir le montant total, puis ajouter la taxe appropriée pour obtenir le montant final à payer.

Cela peut être fait via la formule = (CelluleQté*CellulePrix)*TauxTVA dans la cellule où vous souhaiterez faire apparaître le prix total TTC.

Vérifiez que toutes les formules sont correctes et fonctionnent comme prévu. Généralement, les modèles préconçus sont d'ores et déjà dotés de formules.

4. Testez votre modèle de facture

Avant de l'utiliser pour de vraies transactions, effectuez des tests pour vous assurer que votre modèle de facture fonctionne correctement. Créez des factures fictives et vérifiez les calculs, les totaux et les informations. Assurez-vous également que l'apparence générale de la facture est professionnelle et attrayante.

Utiliser Excel pour créer des factures pour votre auto-entreprise ou micro-entreprise présente de nombreux avantages. En suivant les étapes décrites dans la deuxième partie, vous pouvez créer des factures professionnelles et efficaces qui vous aideront à tester vos factures finales et éviter de possibles erreurs pouvant entrainer des pertes de temps et de valeur !