Une comptable, trop de factures, une solution : Open Bee

Trop, c'était trop

Dans une PME du BTP d’une vingtaine de salariés, la comptable gérait seule des centaines de factures chaque mois.
Les documents arrivaient de partout : courriers, mails, impressions internes.
Elle les imprimait, les saisissait manuellement, les faisait valider à la main.
Une validation orale, un papier perdu, une facture oubliée… c’était devenu la norme.
À la fin du mois, elle passait un temps fou à remettre de l’ordre dans ce chaos.

Une recherche pour changer les choses

Un jour, après avoir imprimé pour la troisième fois la même facture, elle ouvre Google.
Elle tape : "logiciel gestion documentaire comptabilité".
Elle explore plusieurs outils, mais Open Bee attire son attention.
Pas de solution lourde ou trop technique.
Juste un outil clair, pensé pour les PME comme la sienne.
Elle demande une démo, à laquelle toute l’équipe assiste.

Un déclic pour toute l'équipe

Dès la présentation, elle comprend l’intérêt :
Open Bee s’intègre à ses outils existants, sans tout chambouler.
L’OCR détecte automatiquement les infos clés des factures.
Les circuits de validation se configurent simplement, sans compétence technique.
Elle peut reproduire son process actuel… en mieux.

Le DAF y voit aussi un levier pour d’autres services : RH, administratif, achats.
Petit à petit, l’idée d’une gestion documentaire unifiée prend forme.

Une mise en place rapide, à leur image

Avec un consultant Open Bee, ils rédigent un cahier des charges basé sur leur fonctionnement réel.
Une réunion de cadrage implique les services concernés.
Moins de 4 jours plus tard, l’outil est opérationnel.

La comptable démarre avec les factures.
Elle suit une visite guidée, consulte des tutoriels, pose ses questions au chatbot.
Elle progresse à son rythme :

• visite interactive en ligne
• chatbot disponible à tout moment
• vidéos courtes et pratiques

Peu à peu, elle ajoute les bons de commande, puis les devis.
Elle montre même aux RH comment utiliser l’outil pour les dossiers du personnel.

Un avant / après sans appel

Aujourd’hui, plus de 5 000 factures fournisseurs sont dématérialisées chaque année.
Le traitement est deux fois plus rapide.
La comptable ne gère plus que les exceptions : une facture bloquée, un écart de montant, un doublon à vérifier.
Elle n’imprime plus. Elle ne court plus après les validations. Elle ne ressaisit plus les mêmes infos dix fois.

Le matin, elle ouvre Open Bee et voit d’un coup d’œil où en est chaque document.
Elle relance si besoin, résout un blocage, puis passe à autre chose.
Elle a retrouvé un rythme de travail clair, sans surcharge.

Et ça se voit.
Les autres services ont suivi d’eux-mêmes.
Aujourd’hui, RH, achats, administratif… tous utilisent Open Bee pour leurs documents, chacun à leur manière.

Open Bee, une GED pensée pour le terrain

Aujourd’hui, Open Bee permet à toutes les entreprises de centraliser ses documents — papier ou numériques — dans un seul espace sécurisé et certifié.
L’outil s’adapte selon la taille de chaque structure (TPE/PME, ETI), avec une multitude de fonctionnalités attachées à l’automatisation de votre métier.

Simple à déployer. Facile à utiliser.
Évolutive dans le temps, elle vous permet de rester conforme à la législation (réforme de la facture, durée de conservation des documents, preuve de l’authenticité d’un document, etc.)

Une GED Française qui capitalise sur son expérience depuis toutes ces années et qui s’adapte aux besoins de ses utilisateurs.
Cette fois, c’est le logiciel qui s’adapte à son utilisateur et non l’inverse !