TPE / PME : Formez-vous à l’utilisation des technologies pour la gestion documentaire

La digitalisation des processus administratifs est désormais incontournable pour les TPE et PME, d’autant plus avec l’arrivée de la facturation électronique, qui deviendra progressivement obligatoire à partir de 2026 pour toutes les entreprises.

Pour les accompagner dans cette transition, Open Bee propose une formation gratuite pour aider les TPE et PME à maîtriser les technologies essentielles à la gestion documentaire et à anticiper les enjeux de la facturation électronique.

Pourquoi se former aux outils technologiques de gestion documentaire ?

La gestion documentaire est bien plus qu’un simple moyen de stocker des fichiers : c’est une approche structurée pour sécuriser vos données, respecter les exigences réglementaires, et automatiser vos processus grâce à des outils modernes, y compris ceux basés sur l’IA.

Dans de nombreuses entreprises, même les documents numériques sont parfois mal organisés. Par exemple, les fichiers peuvent être éparpillés dans des dossiers Windows non standardisés, rendant leur recherche compliquée. Partager ces fichiers avec les bonnes personnes devient un casse-tête, tout comme s'assurer que tout le monde travaille sur la dernière version mise à jour. Quant aux documents physiques, leur gestion peut vite virer au chaos entre pertes, duplications inutiles et archivage chronophage.

C’est là que les outils comme une GED (Gestion Électronique des Documents) prennent tout leur sens. Mais pour en tirer pleinement profit, il est indispensable de savoir les maîtriser.
 

Quoi apprendre dans une formation en gestion documentaire ?

a) Sécuriser vos documents

Un des premiers objectifs est de protéger vos données sensibles. Avec un outil comme une GED, vous pouvez :

-    Accorder des accès seulement aux personnes autorisées au sein de votre organisation.
-    Partager des documents en externe tout en les sécurisant, grâce à des fonctionnalités comme les mots de passe ou les accès temporaires.
-    Supprimer ou limiter les accès de manière instantanée, par exemple lorsqu’un projet se termine ou lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise.

La traçabilité est également assurée : vous pouvez savoir qui a modifié, consulté ou téléchargé un document, ce qui garantit un suivi précis et une transparence totale.

Ces pratiques réduisent les risques de fuite ou d'accès non autorisé, tout en assurant une collaboration efficace avec vos partenaires externes.

b) Gérer la conformité réglementaire

Au-delà de la sécurité, une gestion documentaire efficace aide à respecter les obligations légales, comme la conservation des documents pendant une durée réglementaire. Par exemple :

-    Vous pouvez paramétrer une durée de conservation pour chaque type de document.
-    La GED supprime automatiquement les fichiers périmés, optimisant ainsi l’espace de stockage tout en évitant des problèmes de non-conformité.

Cela devient particulièrement utile pour des documents comme les contrats, factures ou dossiers RH, souvent soumis à des règles strictes.

À découvrir également : Comment télécharger une GED Plug&Play ?

c) Automatiser et optimiser vos processus

Enfin, une GED moderne offre des outils d’automatisation et d’intelligence artificielle pour vous faire gagner un temps précieux :

-    Validation automatique : Les circuits de validation de documents (factures, devis, etc.) sont simplifiés, éliminant les délais liés aux processus manuels.
-    Classement intelligent : Les documents sont organisés automatiquement dans les bons dossiers, selon des règles prédéfinies.
-    Outils d’IA : Saisie automatisée, analyse des documents, et suggestions de classement permettent de rendre vos opérations plus fluides et précises.

Ces fonctionnalités transforment la gestion documentaire en un véritable levier de productivité.

Une formation dans la gestion documentaire complète et gratuite

Open Bee a créé une formation complète et gratuite dans la gestion documentaire pour aider les TPE à maîtriser avec aisance l’utilisation d’un tel système.

Au programme :

Deux parcours clés sont proposés grâce à My Organic Learning, une solution innovante, intuitive et accessible d’Open Bee pour se former à l’utilisation de la GED :

La dématérialisation des documents : apprenez à convertir vos documents papier en fichiers numériques pour fluidifier vos processus.
La gestion des documents dématérialisés : découvrez comment organiser, rechercher, archiver et sécuriser vos données en toute autonomie.

De la maîtrise du vidéocodage et du traitement automatisé des documents à la gestion des factures et des taux de TVA, cette formation vous guide pas à pas pour simplifier vos tâches quotidiennes.

Vous apprendrez également à gérer vos notes de frais et à optimiser vos processus grâce à des fonctionnalités comme la signature électronique, le partage sécurisé, et les formulaires électroniques.

Une approche innovante et interactive :

Plus qu’une simple formation, cette plateforme 100 % e-learning vous offre :

• 24 quiz certifiants pour valider vos acquis.
• Plus de 90 vidéos tutorielles courtes et dynamiques pour progresser rapidement.
• Une vingtaine de modèles prêts à l’emploi, conçus pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs.

Découvrez le catalogue : Le programme de formations Open Bee

Accessible à tous les clients, cette formation représente une opportunité unique pour les TPE de prendre en main les outils numériques indispensables à une gestion documentaire efficace et moderne.