Réforme de la facturation électronique en France : Préparez-vous dès maintenant pour la transition

La facturation électronique est en passe de devenir une réalité incontournable en France. Avec la mise en œuvre imminente de la réforme de la facturation électronique, les entreprises doivent se préparer dès maintenant pour cette transition majeure. Cette réforme vise à simplifier la vie des entreprises, à réduire les charges administratives, à diminuer les retards de paiement et à augmenter la productivité grâce à la numérisation des processus. Dans cet article, nous explorerons les principaux points abordés lors d'un webinaire* animé par les experts sur cette réforme, ainsi que les solutions proposées par l'éditeur de logiciel Open Bee, une entreprise de logiciel spécialisée dans la gestion électronique de documents (GED).

Qu'est-ce que la facturation électronique obligatoire ?

La facturation électronique obligatoire est une mesure prise par le gouvernement français pour lutter contre la fraude fiscale et réduire les écarts de TVA. La réforme implique que les entreprises assujetties à la TVA en France devront dématérialiser leurs processus de facturation et transmettre des données dématérialisées à l'administration fiscale. 

La mise en œuvre de la réforme suivra un calendrier de deux ans, à partir du 1ᵉʳ juillet 2024, les grandes entreprises étant les premières à se conformer, seront tenues de dématérialiser leurs processus de facturation et d'envoyer leurs factures directement à une plateforme privée (PDP). Les petites et moyennes entreprises auront accès à un portail public fourni par le gouvernement français, qu'à son tour, s'est associé à des opérateurs privés tels qu'Open Bee pour faciliter la mise en œuvre en douceur et surmonter les éventuelles difficultés techniques.

Ces plateformes disposeront d'outils logiciels pour s'assurer que les factures sont dans le format attendu et conformes aux exigences légales. De plus, en 2025, il y aura des obligations pour toutes les entreprises concernant la réception des factures.

Bénéfices et avantages pour les entreprises

La facturation électronique obligatoire entraîne une réduction significative des coûts administratifs liés à la gestion des factures papier. En automatisant les processus de facturation, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et accélérer les délais de paiement, ce qui contribue à une meilleure gestion de la trésorerie. De plus, la numérisation des factures permet une meilleure traçabilité des transactions, réduisant ainsi les risques de fraudes fiscales.

Les fonctionnalités clés de la GED 

À partir de leur logiciel comptable ou de leur ERP, les entreprises peuvent créer facilement des factures électroniques en respectant la norme sémantique européenne EN 16931 et en incluant toutes les mentions obligatoires. Le logiciel comptable peut se coupler avec la GED Open Bee, pour définir un cycle de vie pour chaque facture, en suivant les différents statuts tels que le dépôt, le rejet, le paiement ou l'encaissement.

La plateforme offre également la possibilité de transmettre facilement la synthèse des factures à la plateforme de dématérialisation partenaire ou au portail public de facturation. Cette transmission se fait en toute sécurité, assurant ainsi une traçabilité complète des transactions et permettant de se conformer à la Piste d'Audit Fiable (PAF).

L'archivage des factures est une étape cruciale pour respecter la durée légale de conservation des documents. Avec Open Bee GED, les factures peuvent être stockées dans un coffre-fort numérique sécurisé, garantissant ainsi leur intégrité et leur accessibilité à tout moment.

En plus de faciliter l'émission des factures, Open Bee GED offre des fonctionnalités pour gérer efficacement les impayés. Grâce aux circuits de validation de documents, les entreprises peuvent diffuser et relancer automatiquement les clients qui n'ont pas retourné leurs factures, optimisant ainsi la gestion des délais de paiement.

Que ce soit installé localement sur l'ordinateur de l'entreprise ou accessible en cloud, Open Bee GED offre une solution complète et adaptée aux besoins organisationnels de chaque entreprise. Cela leur permet de se conformer aisément à la réglementation tout en améliorant leurs processus de facturation électronique.

Facturation électronique obligatoire : les étapes à suivre

Il est essentiel que les entreprises se préparent dès maintenant pour cette transition. Voici quelques étapes clés à suivre :

Familiarisez-vous avec la législation : Informez-vous sur les dispositions légales de la réforme de la facturation électronique en France. Consultez les textes officiels, les décrets et les guides mis à disposition par l'administration fiscale.

Évaluez vos besoins : Analysez vos processus de facturation actuels et identifiez les modifications nécessaires pour vous conformer à la facturation électronique. Identifiez les ressources internes ou externes nécessaires pour mettre en place ces changements.

Choisissez une solution adaptée : Selon la taille de votre entreprise, choisissez une plateforme de dématérialisation privée (PDP) ou utilisez le portail public fourni par le gouvernement. Sélectionnez une solution qui répond à vos besoins spécifiques et assurez-vous qu'elle est conforme aux exigences de l'administration fiscale.

Mettez en place les outils indispensables : Équipez-vous des logiciels et des outils requis pour générer, envoyer et archiver vos factures électroniques. Assurez-vous que ces outils sont compatibles avec les normes de facturation électronique.

Testez et pilotez : Effectuez des tests pour vous assurer que vos processus de facturation électronique fonctionnent correctement. Pilotez le système avec quelques clients ou fournisseurs pour vous familiariser avec le processus et résoudre d'éventuels problèmes.

Formez votre personnel : Assurez-vous que vos employés comprennent les nouvelles procédures de facturation électronique et sont formés à l'utilisation des outils nécessaires. Organisez des sessions de formation et fournissez un support continu pour répondre à leurs questions.

Communiquez avec vos partenaires commerciaux : Établissez une communication claire avec vos clients et fournisseurs pour les informer de votre transition vers la facturation électronique. Discutez des modalités de transmission des factures et des formats requis pour assurer une transition fluide.

Respectez les délais : Tenez compte du calendrier de mise en œuvre de la réforme et respectez les échéances fixées pour votre catégorie d'entreprise. Ne tardez pas à prendre des mesures pour vous conformer aux nouvelles exigences.

La réforme de la facturation électronique en France est une étape importante vers la transformation numérique des entreprises. En se préparant dès maintenant avec l'aide d'une plateforme de gestion électronique de documents telle que celle proposée par Open Bee, les entreprises peuvent bénéficier des avantages de la dématérialisation des factures tout en se conformant aux nouvelles exigences légales. La GED d'Open Bee offre une gamme complète de fonctionnalités pour simplifier le processus de facturation électronique et améliorer l'efficacité opérationnelle globale. Alors, préparez-vous dès maintenant pour cette transition inévitable vers la facturation électronique obligatoire et tirez parti des nombreux avantages qu'elle offre aux entreprises françaises.

*source : voir le replay du webinaire réforme de la facture