Quel est l'intérêt d'associer la Signature Électronique à un système de GED en entreprise ?

Opter pour une solution de signature électronique couplée à un système de Gestion Électronique des Documents (GED) constitue un gain de temps notable et certifie authentiquement les documents traités. Cette intégration permet aux utilisateurs de bénéficier de l'efficacité de la signature électronique tout en profitant des avantages d'une plateforme GED sécurisée.

L'harmonisation de ces deux technologies assure une intégrité documentaire constante et soutient la conformité aux exigences légales de conservation des documents.

Découvrons dans cet article la manière dont l'alliance de ces technologies marque un progrès majeur pour une gestion documentaire efficiente et protégée.

Pourquoi il est important d’associer la Signature Digitale et la GED ?

L'incorporation de la signature électronique au sein de la GED digitalise et fluidifie le parcours de signature des documents. À travers le système de workflow de la GED, des parcours de validation sont mis en place pour mobiliser les acteurs impliqués, en respectant les échéances et en envoyant des notifications de rappel. Une fois signés, les documents sont classés dans la GED correspondant à leur période d'utilité, ce qui contribue à une meilleure gestion de l'espace de stockage.

La numérisation totale du processus de signature accélère le délai de validation des documents. L'insertion fluide de la fonction de signature électronique dans la GED favorise une exécution rapide des signatures, peu importe la localisation des parties concernées.

Faciliter une gestion complètement numérisée des documents 

La fusion de la signature électronique avec la GED marque le passage à une administration entièrement dématérialisée de vos documents. Chaque étape, de l'élaboration à la signature, en passant par l'archivage, est réalisée de façon numérique.

Prenons l'exemple d'un département des ressources humaines : cela implique que l'ensemble des documents relatifs au personnel (contrats de travail, modifications contractuelles, fiches de paie, etc.) peut être traité de manière électronique, du début à la fin, sans aucune impression papier. Les documents sont produits en format numérique, signés de façon électronique et conservés dans la GED, disponible à tout moment.

Ce passage au numérique facilite l'expérience des utilisateurs, qu'ils soient employés ou clients. Les interactions avec les documents deviennent plus aisées, sans avoir besoin d'imprimer ou de se déplacer physiquement. La GED offre des outils personnalisés pour chaque secteur de l'entreprise. 

Pour saisir les avantages, voici ce que permet la combinaison de la signature électronique et de la GED :

• Digitalisation complète des documents qui inclut leur création, signature et stockage de manière numérique.
• Manipulation et interaction aisé avec les documents sans nécessité d'impression ou de déplacement physique, et leur intégration possible aux applications métier.
• Distribution et conservation automatique des documents signés, assortis de droits d'accès spécifiques pour une sécurité accrue.
• Collaboration améliorée par la centralisation de tous les documents au sein de la GED.
• Conservation légale grâce au système de coffre-fort numérique : une fois signé électroniquement, le document est reconnu comme conforme d'un point de vue légal et réglementaire.
• Option d'ajouter des documents papier dans le système par le biais du module de numérisation intelligente.
   

Satisfaire les normes d'archivage à valeur probante exigées par la législation

Comme indiqué précédemment, l'association de la signature électronique à la GED vous équipe pour un archivage numérique certifié grâce à l'utilisation du coffre-fort électronique.

Pour le dire simplement, concernant les documents soumis à une obligation légale de conservation à long terme, la solution vous offre la possibilité de démontrer que ces documents sont demeurés intacts depuis leur signature et qu’ils sont conservés pour la durée légale exigée. 

Rendre les processus d'audit et de vérification plus efficaces 

Maintenir un registre détaillé des signatures et des différentes versions des documents

 La fonctionnalité de signature électronique, lorsqu’elle est intégrée à la GED, vous offre la capacité de maintenir un registre approfondi pour chaque document. Chaque étape de la signature est soigneusement consignée et datée, tout comme le sont les différentes versions du document.

Pour illustrer, dans le cas d’un contrat qui fait l’objet de plusieurs tours de négociation, il est possible de localiser toutes les moutures précédentes du document dans la GED, complétées par la date précise des signatures des parties impliquées. Vous obtenez ainsi une chronologie complète aboutissant à la version définitive du contrat.

Ce registre sert de preuve d’audit fiable et essentielle pour attester de la légitimité du processus de signature ou de toute modification documentaire. Dans l’éventualité d’une inspection ou d’un audit, cette fonctionnalité permet de retracer sans peine le cheminement de chaque document et de démontrer le suivi des protocoles établis.

Rendre l'accès aux documents dématérialisés facile pour les auditeurs et les instances régulatrices 

Un document qui a été signé électroniquement par le biais de la signature électronique et ensuite sauvegardé dans la GED demeure facilement consultable pour tout processus d'audit ou de vérification réglementaire. Il n'est plus nécessaire de sillonner des dossiers ou des archives physiques à la recherche d'une version papier signée.

Grâce à un système de classement astucieux au sein de la GED, vous êtes en mesure de localiser et d'extraire avec aisance tous les documents signés. Il est possible de mettre en place des permissions d'accès spéciales pour les auditeurs ou les organismes de réglementation, leur conférant un accès immédiat aux documents requis. Les auditeurs et les régulateurs obtiennent donc sans complexité toutes les informations nécessaires : le document avec signature, les dossiers de preuves, les marques temporelles, etc., ce qui contribue à simplifier et accélérer les démarches d’audit et de contrôle.

En somme, la fusion de la signature électronique avec la GED révolutionne la gestion des documents de votre organisation. En dynamisant le cycle de validation des documents, en sécurisant vos archives signées, en assurant la conformité légale et en facilitant les audits, cette synergie vous fait économiser un temps précieux et vous procure une sérénité certaine.