Pourquoi se limiter à la facturation électronique avec un projet GED est une erreur !

GED et dématérialisation, au cœur des entreprises actuelles

La numérisation des processus d'entreprise est devenue une priorité majeure pour de nombreuses organisations à travers le monde.
La législation française exigeant la facturation électronique a incité de nombreuses entreprises à envisager la mise en place d'un projet de logiciel de gestion électronique de documents (GED).
Cependant, se conformer à la seule exigence de la facturation électronique en utilisant un logiciel GED peut être une idée préjudiciable. En effet, un tel projet ne tire pas pleinement parti du potentiel offert par ces solutions polyvalentes.

Qu'est-ce qu'un logiciel de GED ?

Un logiciel de GED, ou logiciel de gestion électronique de documents, est une solution informatique conçue pour faciliter la gestion, l'organisation et la centralisation des documents numériques au sein d'une entreprise. Il s'agit d'un outil puissant qui permet de gérer l'ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu'à leur archivage ou leur élimination, tout en favorisant leur accessibilité et leur partage en interne.

Les caractéristiques essentielles d'un logiciel de GED incluent :

1. Stockage centralisé : Le logiciel de GED offre un espace de stockage centralisé où les documents numériques peuvent être sauvegardés, classés et organisés de manière hiérarchique, ce qui facilite leur recherche et leur récupération.

2. Gestion des métadonnées : Les métadonnées, telles que le titre du document, la date de création, les mots-clés et les catégories, peuvent être attribuées à chaque fichier pour en faciliter l'identification et l'indexation.

3. Sécurité et contrôle d'accès : Les logiciels de GED intègrent généralement des mécanismes de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents sensibles, assurant ainsi la confidentialité des données.

4. Collaboration : Ils offrent des fonctionnalités de collaboration qui permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document, de suivre les modifications et de partager des commentaires.

5. Gestion des versions : Les logiciels de GED gardent une trace de l'historique des versions des documents, ce qui permet de revenir à des versions antérieures si nécessaire.

6. Recherche intelligente : Grâce à des capacités de recherche avancées, les utilisateurs peuvent trouver rapidement les documents dont ils ont besoin en utilisant des mots-clés, des filtres et des critères de recherche spécifiques.

7. Automatisation des flux de travail : Certains logiciels de GED proposent des fonctionnalités d'automatisation pour rationaliser les processus métier, tels que l'approbation des documents ou la notification des tâches.

8. Intégrations avec d'autres systèmes : Ils peuvent être intégrés à d'autres applications métier, comme les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les logiciels comptables, pour une gestion cohérente des informations.

La polyvalence d'une GED

Le logiciel GED, bien qu'il puisse être utilisé pour gérer efficacement les factures électroniques, est bien plus qu'un simple outil de conformité. Il offre des fonctionnalités et des avantages bien au-delà de la simple dématérialisation des factures. Les entreprises qui choisissent de limiter leur utilisation de la GED à la facturation électronique passent à côté d'opportunités précieuses.

Une GED peut jouer un rôle central dans la transformation numérique d'une entreprise. Il permet de gérer et d'organiser tous les types de documents, qu'il s'agisse de contrats, de rapports, de données clients, de ressources humaines ou de tout autre fichier essentiel à l'activité d'une entreprise. En centralisant et en sécurisant ces informations, la GED facilite l'accès et la collaboration, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle globale.

De plus, ce type de logiciel offre des fonctionnalités avancées telles que la recherche intelligente, l'automatisation des flux de travail et la gestion des versions. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises de rationaliser leurs processus internes, d'optimiser leur productivité et de réduire les erreurs. En utilisant un logiciel GED de manière holistique, les entreprises peuvent transformer leurs opérations, gagner du temps et économiser des ressources précieuses.

Automatisation et gain de temps avec la GED

L'un des avantages majeurs d'un logiciel de GED réside dans sa capacité à automatiser des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée qui, autrement, prendraient beaucoup de temps aux employés. En utilisant les fonctionnalités d'automatisation disponibles, les entreprises peuvent définir des règles et des flux de travail pour que certaines actions soient effectuées automatiquement dès que des conditions spécifiées sont remplies.

Par exemple : 
lorsqu'un document est ajouté dans le système, le logiciel de GED peut être programmé pour attribuer automatiquement des métadonnées, appliquer des autorisations d'accès spécifiques, envoyer des notifications aux parties concernées ou même déclencher des actions complémentaires, telles que des rappels de tâches. De cette manière, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, laissant au logiciel le soin d'effectuer les actions routinières de manière rapide et précise..

De plus, l'automatisation des processus grâce à un logiciel de GED garantit une cohérence dans la manière dont les tâches sont effectuées. Chaque étape du processus est suivie de manière systématique, réduisant ainsi le risque de variations et d'incohérences dans l'exécution des tâches. Cela contribue à instaurer une meilleure discipline opérationnelle et à améliorer la qualité globale des résultats.

Des solutions dédiées à la facturation

Il est également important de souligner qu'il existe des solutions dédiées à la dématérialisation de la facturation. Ces logiciels sont conçus spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises en matière de facturation électronique et offrent des fonctionnalités spécifiques pour ce domaine.
En utilisant ces solutions dédiées, les entreprises peuvent se conformer aux exigences légales de manière plus efficace et ciblée, sans sacrifier les avantages globaux d'un logiciel GED complet et la mobilisation des ressources liée à l'implémentation d'une telle solution.

Pour illustrer cela, voici quelques logiciels dédiés à la dématérialisation des factures :

• Henrri, un logiciel de facturation performant et gratuit dédié aux petites et moyennes entreprises avec une grande évolutivité.
• Zervant, dans le même esprit, vous permet de gérer votre facturation proposant de nombreuses offres selon vos envies.
• INFast, vous permet de gérer la dématérialisation de vos factures et d'y ajouter une dimension d'automatisation.

Ainsi, dresser et sonder vos besoins en profondeur est nécessaire pour ne pas passer à côté du potentiel de la GED que vous souhaitez implémenter. Si après avoir exhaustivement sondé vos besoins en termes de dématérialisation, vous vous rendez compte que vous n'avez besoin que de dématérialiser vos factures, un logiciel dédié fera très facilement l'affaire.

Mais pour avoir une réponse complète et un avis complet sur la question, rien de mieux que celui d'experts !

Avis d'experts, les dirigeants / directeurs de logiciel de GED nous répondent :

Pour étayer nos recherches, nous avons sollicité l'avis de dirigeants d'éditeurs et d'intégrateurs de logiciels GED :

Christophe BASTARD, Directeur marketing de la société EFALIA Editeur de la solution Efalia Doc.

"L'arrivée de la facture électronique a été un véritable catalyseur pour la mise en place d'un logiciel de GED.
Cependant, il serait dommage de se limiter à la gestion exclusive des factures électroniques, car cela ne couvrirait qu'une partie des besoins de l'entreprise.

Imaginons :
En tant que Directeur Administratif et Financier, je souhaitais pouvoir accéder à l'ensemble des documents pertinents pour une gestion financière efficace, tels que les bons de livraison et tout ce qui entoure les factures. Il serait essentiel d'avoir un référentiel unique où tous les documents pourraient être consultés facilement, qu'ils soient d’origine au format papier ou électronique.

Cela permet aussi gérer une piste d'audit fiable pour faire face à d'éventuels contrôles. Cela permet de prouver que les factures sont bien liées à des commandes, des livraisons, des devis ou des contrats, afin d'éviter toute suspicion de fraude.
La GED est  bien plus qu'un simple outil de dématérialisation pour la facturation, c'est un pilier essentiel pour la fiabilité des opérations financières.

D'autres départements d'entreprise pourraient bénéficier de la GED.
Par exemple, le service commercial et l'ADV ont besoin d'accéder à certains documents pour reconstituer des dossiers clients et fournisseurs. De même, le service des ressources humaines utilise la GED pour centraliser les dossiers salariés, ce qui facilite la consultation par les managers selon leurs droits d'accès.

On imagine souvent la GED pour un périmètre donné, mais la meilleure option est de démarrer via un périmètre et d'étendre l'usage à d'autres domaines : la finance, les ressources humaines, le service qualité... Tout a intérêt de mettre en place un référentiel unique avec une gestion de droit.
On peut aussi parler de GED métier pour des métiers spécifiques, mais aussi de la GED transverse où là on va plutôt présenter l'ensemble des documents de l'entreprise pour les dématérialiser au fur et à mesure. L'idée est de démarrer petit mais en voyant grand pour les utiliser de manières plus large dans le futur.

C'est pourquoi nous avons opté pour une suite logicielle dans le domaine de la dématérialisation, composée de différents modules. Par exemple, pour produire des factures électroniques conformes aux formats réglementaires Factur-X, UBL ou CII, nous utilisons des solutions d’éditique. Ces formats sont ensuite inclus dans notre logiciel de GED, aux côtés des autres pièces comptables telles que les bons de commande, les bons de livraison et les contrats associés, pour constituer des dossiers complets.

Cette approche nous a permis de mettre en place des processus de validation avec des modules de workflow, permettant la gestion du cycle de vie des documents en impliquant différents intervenants pour les étapes de validation et de signature.

En résumé, la GED est bien plus qu'une simple réponse à la facturation électronique. C'est un outil essentiel pour centraliser, gérer et sécuriser l'ensemble des documents de l'entreprise, mais aussi pour pouvoir établir des processus."

Mathieu Dumasdelage, Directeur marketing de la société DELTIC Intégrateur de solutions de GED.

"Vouloir investir dans un logiciel de GED uniquement pour se conformer à la réglementation serait passer à côté de ses nombreux avantages.
Cependant, nous constatons un point positif : cette nouvelle loi a permis de mettre en lumière les solutions de dématérialisation.
Hors, il est important de souligner que la dématérialisation ne se résume pas uniquement à se conformer à la loi pour éviter la fraude à la TVA.

Un logiciel de dématérialisation va bien au-delà de la simple suppression de tâches à faible valeur ajoutée.
Son objectif premier est de libérer du temps et d'automatiser des tâches à faible valeur ajoutée pour augmenter la productivité et améliorer le confort de travail.
Prenons l'exemple de la facture fournisseur : il serait dommage de passer à côté du gain de temps d'automatiser la saisie comptable et de mettre en place un processus simple et efficace.
Autre exemple : on peut automatiser les étapes de validation pour les factures fournisseurs, et demander automatiquement une validation au DG uniquement si elle dépasse un certain montant.

Chez Deltic, nous avons une approche différente : nous ne validons pas un projet s'il n'y a pas de process.
Notre rôle consiste à rendre cette loi aussi simple que possible, mais jamais sans automatisation ni gain de temps.
Nous refusons de nous limiter à ajouter un document automatiquement sur Chorus (fonctionnalité que nous avions déjà pour les collectivités).
Nous sommes convaincus qu'une solution de dématérialisation doit offrir un retour sur investissement significatif en termes de gain de temps.

Si je devais résumer, choisir d'implémenter un projet GED uniquement pour se conformer à la facturation électronique ne pourra générer aucun retour sur investissement.
Chez Deltic, nous encourageons les entreprises à ne pas considérer la GED comme un simple outil pour la facturation électronique, mais à saisir toutes les opportunités de transformation numérique et d'optimisation des processus qu'elle offre. C'est essentiel pour exploiter pleinement le potentiel d'une GED et en tirer tous les avantages qu'elle peut offrir."

Courtney Kunzig, Industry Solutions Manager, Accounting - de la société M-Files Editeur de solutions de GED.

"L’obligation légale concernant la facture électronique est une bonne chose car les entreprises vont ainsi regarder de plus près ce qu’il est possible de faire en matière de gestion et de partage de documents. Elle va servir de tremplin car elles se rendront vite compte de l’ensemble des possibilités offertes par les logiciels de GED pour opérer leur transition numérique et augmenter leur efficacité.

Certaines plateformes de GED, comme M-Files, permettent d’automatiser la facturation en toute légalité et permet aussi de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs.
Une plateforme de gestion documentaire basée sur les métadonnées permet aux collaborateurs de trouver instantanément la bonne information dans n'importe quel contexte, d'automatiser les processus métier et d'assurer le contrôle de l'information. Les collaborateurs gagnent un temps précieux qu’ils consacrent à leurs clients et les erreurs manuelles sont réduites grâce aux workflows et aux politiques de gouvernance des données. Les entreprises bénéficient ainsi d'un avantage concurrentiel et d'un retour sur investissement substantiel en offrant une meilleure expérience client et un travail de meilleure qualité avec moins de risques.

A l’heure où il est difficile d’attirer des talents et de les retenir, la modernité des outils utilisés devient un avantage compétitif non négligeable. L’expérience des collaborateurs est améliorée par l’utilisation d’outils qui complètent leur travail par des tâches automatisées, leur faisant gagner du temps sur les tâches administratives et leur permettant d’en consacrer davantage à des missions à valeur ajoutée.

Chez M-Files, notre plateforme de gestion de l’information propose également un portail collaboratif, M-Files Hubshare, qui permet de partager l’information grâce à des espaces de travail sécurisés et personnalisables appelés hubs, dans lesquels vous pouvez inviter des interlocuteurs internes et externes à partager des documents, communiquer et organiser des projets, par exemple. Cet outil collaboratif est très apprécié des collaborateurs.

Parmi les bénéfices constatés par nos clients : des gains de productivité supérieurs de 40%, un retour sur investissement de plus de 270%, l’augmentation de la satisfaction client grâce à une réactivité accrue, de la transparence et moins d’erreurs, et des collaborateurs heureux dont les tâches sont facilitées par l’automatisation des workflows."

Guillaume Marmet, Responsable marketing de la société T2i Editeur de la solution Youdoc.

"Un projet de GED ne doit pas être opportuniste et contraint par les réglementations à court terme, car c’est le meilleur moyen pour se retrouver à l’avenir avec une multitude de solutions mises en place pour des besoins précis, avec donc une multitude de paramétrages à réaliser et des coûts élevés pour l’entreprise. Une GED d’entreprise ne révèle tous ses bénéfices que si elle est transverse, globale et adaptée à toutes les typologies de documents.

Grâce à une solution globale et modulaire, on met en place une dématérialisation qui anticipe d’ores et déjà tous les besoins des différents services, mais « pas à pas », ce qui permet aux collaborateurs de se l’approprier petit à petit, en être les ambassadeurs en interne, et surtout de lisser ses coûts financiers en commençant par des postes à fort ROI, comme la dématérialisation des factures par exemple. Par la suite, une fois le socle technique en place et amorti, vous n’avez plus qu’à choisir quelle sera votre prochaine étape de dématérialisation et l’implémenter à moindre coûts."

Karim HAMIDA, de la société INDEXWARE Intégrateur de la solution ZYLAB.

Se contenter d’une GED-Workflow qui ne traiterait qu'un seul processus métier, à savoir le traitement des factures est une aberration pour plusieurs raisons.
Pour faire une analogie, c’est comme si l’on utilisait Office 365 pour le seul service comptable!

La digitalisation de tous les secteurs de l’entreprise est incontournable, qu’on le veuille ou non. La solution GED-WORKFLOW doit donc impérativement adresser l’ensemble des process métiers, du savoir et de l’information d’une structure.

Chaque entreprise et même chaque utilisateur d’une GED-WORKFLOW doit pouvoir
•    utiliser une solution adaptée à son métier
•    bénéficier d’une solution transversale  
•    optimiser financièrement ses applicatifs
•    permettre un pilotage facilité  

Ce qu’il faut retenir, pour les structures encore non équipées, le passage à la facturation électronique ne doit être qu’une première pierre de la GED avec la structuration de vos process au travers de workflows, il serait dommage de se limiter qu’à 5% de ses capacités.
 

Lewis ETESSE, Responsable commercial de la société Numy (Groupe NVL) Editeur de la solution Ededoc.

"La GED, ou Gestion Électronique de Documents, est une solution logicielle qui permet de centraliser et d'intégrer les informations au sein d'une entreprise. Elle sert à gérer de manière stratégique et fluide les documents administratifs et commerciaux, facilitant ainsi la communication et la recherche d'information.

La facturation électronique, en revanche, concerne la manière dont les entreprises communiquent leurs factures avec d'autres entreprises, en réponse à une obligation légale européenne qui entrera en vigueur en 2024 pour les grandes entreprises. Les factures électroniques sont généralement au format PDF, mais elles contiennent également un fichier XML qui permet leur lecture par des logiciels pour vérification fiscale.

Il est essentiel de comprendre les différences entre un projet de GED et un projet de facturation électronique. Alors que la GED concerne principalement l'organisation interne de documents et la recherche d'informations, la facturation électronique répond à une obligation légale et facilite la communication commerciale entre entreprises.

La facturation électronique présente de nombreux avantages, comme la facilité d'émission et de réception des factures, la vérification des TVA et l'amélioration des flux commerciaux. Elle devrait générer entre 2 et 3 milliards d'euros de chiffre d'affaires dans les années à venir, ce qui en fait un marché porteur.

Donc finalement, avoir un projet de GED et un projet de facture X, c'est totalement différent. 
Le projet de facture X c'est vraiment se mettre en conformité avec l'administration et une une obligation légale qui va arriver.
Alors qu'un projet de ged c'est un projet en interne de visualisation. "

Yelena Yevtykhova Responsable commerciale et partenariats, Ana Bastos Freitas, Chargée de marketing de la société CEO-Vision Editeur de la solution GoFAST

"Mettre en place un projet de Gestion Électronique de Documents (GED) uniquement dans le but de se conformer à la facture électronique peut être une mauvaise idée pour plusieurs raisons.

Si le seul objectif est de se conformer à la facture électronique, cela peut entraîner un coût disproportionné par rapport aux avantages réels de la GED pour l'entreprise.

Beaucoup d'organisations continuent à travailler avec des fichiers sur des serveurs de fichiers, ce qui entraîne des problèmes de gestion, de sécurité et de productivité. En comparaison, la GED offre de nombreux avantages, traitant n'importe quel type de document et améliorant l'efficacité  opérationnelle (permettant par exemple des recherches beaucoup plus précises). Se concentrer uniquement sur la facture électronique, peut conduire à négliger les opportunités à plus long terme que la GED peut apporter à l'entreprise. La tendance est en effet à des GED de plus en plus transversales et collaboratives.

En adoptant une GED collaborative, les entreprises peuvent régler plusieurs  problèmes en même temps, évitant les doublons entre services, bannissant les pièces  jointes des mails*, et centralisant les données pour gagner en efficacité  (stockage et recherche). Certaines GED sont de véritables Digital Workplace permettant des économies en utilisant 1 seul outil totalement intégré contre 5 ou 6 habituellement (GED, Parapheur, Visio, ...).

Avec  GoFAST, nous apportons une dimension collaborative à la GED, plaçant le document au cœur des échanges. Contrairement aux serveurs de fichiers traditionnels, la GED permet une gestion des droits facilité, une collaboration efficace (sans mail avec pièces jointes) , du versionning, une recherche très puissante et une traçabilité des informations.

En conclusion, la GED va bien au-delà de la simple facturation  électronique. C'est un outil essentiel pour la transformation digitale des entreprises, offrant une gestion intelligente des documents, une collaboration optimisée et un gain de temps et de coûts significatif."

Franck DECKER, Gérant fondateur de la société PROGEDOC Editeur de la solution OxyGED.

"La réforme de la loi de finances 2024, par le passage obligatoire à la facturation électronique, a pour objectif premier la lutte contre la fraude à la TVA.

Elle a aussi l'avantage pour les entreprises d'une réduction du coût global du traitement d'une facture, l'accélération des paiements, et surtout une automatisation des processus. À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises BtoB devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. À compter de cette date, l’émission obligatoire des factures électroniques se fera de manière progressive en commençant par les Grandes entreprises, puis les ETI, et enfin les PME/TPE.

Cette digitalisation des factures fournisseurs et de ventes ne manque pas d'atouts pour l'entreprise, et c'est aussi une opportunité vers une démarche globale de dématérialisation.
C'est pourquoi, utiliser un portail dématérialisé pour le traitement unique des factures, n'est en soit pas une réponse ultime à la mise en oeuvre d'une telle démarche.
Face à ce nouveau défi, un logiciel de gestion électronique des documents (GED) peut s'imposer comme un outil incontournable pour augmenter l'efficacité de la gestion des données de l'entreprise.
Pour rappel, un logiciel de gestion électronique de documents (GED) englobe toutes les étapes de la gestion documentaire, de l'acquisition à l'archivage, en passant par l'indexation.

1) La collecte des documents
 Comme son nom l'indique, cette première étape consiste à intégrer les documents au sein du logiciel de gestion électronique des documents. Pour ce faire, plusieurs moyens existent :

• L'importation de documents papier numérisés par scanner, grâce à des technologies de reconnaissance automatique de documents (RAD) ou de reconnaissance optique des caractères (OCR), et bientôt via l'IA métier,
• L'intégration de fichiers électroniques natifs (au format PDF, Office par exemple),
• L'acquisition de documents par le biais d'un système d'échange de données informatisées (EDI).

2) L'indexation des documents
 La phase d'indexation a pour objectif de classer les documents de manière optimale, afin de simplifier et de fluidifier leur recherche, et donc de gagner du temps. Plusieurs types de classements sont envisageables et peuvent être combinés, notamment :

• L'indexation par mot-clé, qui permet de retrouver rapidement un document à partir d’une requête,
• L’indexation par type, qui classe chaque document dans une catégorie spécifique,
• L'utilisation de l'IA pour automatiser la reconnaissance du contenu et permettre une classification automatique et une recherche améliorée.

3) L'hébergement des documents
 Le stockage des documents électroniques est une étape cruciale, car elle a pour objectif de protéger et de sécuriser les fichiers, mais aussi les données qu'ils contiennent. L'hébergement doit tenir compte de nombreux aspects, par exemple :

• Le volume de données à stocker,
• La confidentialité des informations,
• La durée de conservation des documents.

4) La diffusion des documents
 Le logiciel de gestion électronique de documents (GED) permet une diffusion des documents plus fluide et plus intuitive pour les utilisateurs. C'est également une plateforme collaborative dotée d'un système de droits d'accès : chacun peut donc accéder facilement aux documents qui le concerne. La centralisation des informations dans un espace commun apporte un réel gain de temps et de productivité, tant pour des utilisateurs internes qu'externes.

5) L’archivage des documents
 Si une solution de gestion électronique de documents est capable d'héberger des documents, elle n'est pas forcément conçue pour garantir leur archivage intégre comme le prévoit les normes en vigueur. Cependant il est possible d'associer une GED à un système d'archivage électronique à valeur probante, répondant ainsi aux exigences légales.

 6) Le suivi des documents
 Un logiciel de gestion électronique des documents permet une traçabilité compléte des actions menées sur les données. Un véritable suivi permettant un audit fiable.

Vous comprendrez qu'avec une Plateforme Documentaire (GED) tout type de document peut être intégré et pas uniquement un document de type "FACTURE". Cette dernière peut très bien être intégrée dans une GED et être exploitée par tout utilisateur ayant les droits d'accès à ce type de document sans forcément être le comptable. N'oublions pas que l'utilisation d'une "FACTURE" peut également être exploitée par les métiers transverses d'une entreprise. Mais inutile de dépenser des licences pour tous les utilisateurs, la GED est là pour y répondre.

La facture reste cependant et principalement un élément comptable et financier, et n'a pas d'intérêt majeur à être traitée dans une GED, surtout dans le cadre de la nouvelle réforme.

En effet, des solutions dédiées et reconnues par l'Etat vont pouvoir:

• Lire l’intégralité de la facture, indexer tout le document, et déduire les informations dont elles ont besoin pour créer des automatisations, notamment d’enregistrement comptable ou de rapprochement facture/commande. Dès lors, un processus d’achat complet peut être géré: demande d’achat, validation par un valideur, gestion des budgets, possibilité de générer le bon de commande, de l’envoyer au fournisseur correspondant, puis de faire le rapprochement.
• Mettre en place un circuit de validation avancé qui va permettre d'intégrer plusieurs critères (par exemple validation en fonction du montant limite), détection des fraudes (détection si une facture a été falsifiée, modifiée).
• Gérer des paiements par l'édition d’un BAP (Bon à Payer) vers l’ERP. Dans le cas où l’ERP utilisé par l’entreprise n’est pas en mesure de faire les paiements, il est possible de générer un fichier SEPA. Ainsi, les collaborateurs n’ont plus besoin de saisir ni de déclencher les paiements manuellement.
• Gérer le format Factur-X : format important dans le cadre de la réforme de la Facturation Electronique.
• Garantir la Piste d’Audit Fiable et de copie conforme.

Aussi, l'interopérabilité entre les deux systèmes (GED vs application facture électronique) permet un traitement fiable et performant des factures, à tous les niveaux :

• La collecte et l'indexation automatique des factures, quel que soit leur format : papier, e-mail, EDI, etc.
• La consultation et le téléchargement rapides des documents grâce au partage collaboratif.
• Le rapprochement et la réconciliation des factures avec les bons de livraison et les bons de commande.
• La gestion des litiges et du circuit de bons à payer.
• La traçabilité de la facturation et la visibilité totale sur les opérations.
• L'intégration immédiate des factures dans le logiciel comptable.
• L'affichage instantané des factures et de leurs éventuelles pièces jointes.
• L’archivage sécurisé des factures, dans le respect des normes en vigueur.
• Les tableaux de bord de pilotage mis à jour en temps réel.
• L'intégration des fournisseurs dans le processus de facturation, via la création d'un portail dédié.
• Des circuits de validation des factures automatisés et personnalisés.

Mais une application de facturation électronique seule ne pourra pas gérer vos autres flux documentaires ;-).
Alors êtes-vous convaincu que se limiter à la facturation électronique sans un projet GED associé est une erreur ?"

Laurence DESOULIERE, Directrice marketing de la société SAGES INFORMATIQUE Editeur de la solution Zeendoc.

"Une plateforme de GED (Gestion Électronique de Documents) joue un rôle essentiel dans la transformation numérique des entreprises. Elle permet de passer d'un environnement papier à un environnement numérique, offrant ainsi de nombreux avantages en termes d'efficacité, de productivité et de respect de l'environnement.
Une solution de GED ne répond pas uniquement à la facturation électronique, une solution complète doit répondre à 7 critères clés pour assurer une transition fluide et réussie :

1. Centralisation des Documents
Le 1er critère crucial pour une plateforme de GED est de permettre la centralisation de tous les documents d'une entreprise. Zeendoc propose une solution qui permet aux utilisateurs de stocker tous leurs documents administratifs, commerciaux, RH, et autres dans un seul et unique emplacement en ligne. Cette centralisation facilite l'accès et la recherche de documents, évitant ainsi les pertes de temps liées à la dispersion des informations sur différents systèmes ou supports physiques. Avec Zeendoc, les entreprises peuvent dire adieu aux armoires remplies de papiers et bénéficier d'un espace numérique organisé, simplifiant ainsi la gestion documentaire et valorisant le patrimoine documentaire de l’entreprise.

2. Conformité Réglementaire
Le 2ème critère important consiste à garantir la conformité réglementaire des documents archivés. Zeendoc offre des fonctionnalités de conformité permettant de respecter les différentes obligations légales concernant la conservation des documents, leur authenticité ou encore leur intégrité. En s'appuyant sur une piste d'audit fiable par exemple, Zeendoc assure que chaque facture correspond bien à une transaction réelle, renforçant ainsi la fiabilité des archives. Il est aussi possible de signer certains documents afin d’assurer l’intégrité des transactions.

3. Contrôle de l'inflation
Le 3ème critère est de proposer un contrôle de l'inflation. Non seulement l’engagement d’une GED en mode Saas Garantit un prix stable sur la durée du forfait mais elle peut aussi offrir des fontionnalités de contrôle
Un exemple concret est celui d'un client de Zeendoc qui a réussi à réduire ses coûts en activant la comparaison de ses devis et de ses factures. Ce client, a pu contrôler efficacement les prix avec ses fournisseurs et. Il a réussi à agir rapidement et à prendre des décisions, lui permettant de réduire ses dépenses de 1/5. Cette fonctionnalité est particulièrement bénéfique pour les TPE et PME qui cherchent à optimiser leurs coûts sans nécessiter des investissements importants dans des systèmes de gestion trop onéreux pour de petites structures.

4. GED Intelligente
Le 4ème critère consiste à adopter une GED intelligente qui automatise le processus de numérisation et de classement des documents. Grâce à cette fonctionnalité, Zeendoc permet aux utilisateurs de ne pas avoir à ranger manuellement les documents dans la plateforme. La GED intelligente est capable de scanner les documents et de les indexer automatiquement en fonction de leur contenu et de leurs métadonnées. Ainsi, les documents sont automatiquement classés dans les catégories appropriées, facilitant la recherche et la gestion des informations.

5. Engagement environnemental
Le 5ème critère est d'adopter une approche respectueuse de l'environnement. Zeendoc s'est engagé dans une démarche écologique en créant une GED bas carbone.
Chaque année, Sages Informatique réalise un bilan carbone intermédiaire pour évaluer son empreinte carbone . Suite à cela, elle a décidé de faire fonctionner sa plateforme Zeendoc dans le cloud sur des serveurs mutualisés et à la norme ISO 50001, ce qui a réduit considérablement leur consommation énergétique. En estimant l'empreinte carbone générée par l'utilisation de ses services, Sages Informatique a compensé ces émissions résiduelles en replantant des arbres avec la start-up écoTree. Cette démarche permet à ses clients d'accéder à une GED bas carbone, tout en participant à des projets de reforestation et en préservant l'environnement.

6. Limiter "l'info obésité"
Le 6ème critère consiste à limiter l'infobésité, c'est-à-dire la surabondance d'informations non essentielles. La GED doit offrir des outils de détection de doublons et de gestion des versions pour éviter la multiplication inutile des documents. Elle peut également intégrer un chat documentaire pour faciliter la communication entre les utilisateurs et éviter l'envoi excessif d'e-mails avec pièces jointes.

7. Accessibilité et adoption
Le 7ème critère est d'assurer l'accessibilité et l'adoption de la GED par l'ensemble des utilisateurs de l'entreprise. L'interface doit être simple et intuitive, afin que les différents acteurs de l'entreprise, quels que soient leur âge et leurs compétences, puissent s'approprier facilement la plateforme. Une adoption réussie favorise la transition numérique complète de l'entreprise et l'adoption d'un mode de travail collaboratif et efficace.
Une plateforme de GED offrant ces 7 critères aux entreprises un ensemble complet de services pour leur transition numérique, favorisant une gestion documentaire optimisée, une conformité réglementaire rigoureuse, une collaboration fluide et une responsabilité environnementale."

Pascal Sei, Président de la société ANT'INNO Editeur de la solution ANT'box.

"ANT’inno a pensé, conçu et développé, en partenariat avec le CEA, une plateforme de gestion collaborative de documents, à destination des acteurs « métiers ».

Dans notre esprit, une telle application a pour objectif de capitaliser et protéger les documents et informations de l’organisation concernée, de faciliter l’exploitation de ce contenu (organisation de ce dernier via des métadonnées plutôt que par arborescences, moteur de recherche en langage naturel, OCR intégré pour profiter du contenu textuel des documents scannés, collaboration sécurisée entre ses acteurs : « chat », notifications, workflow, etc.), via une formation "légère" (2 ou 3 jours maximum).
Tout est fait pour que son usage soit le plus simple possible et nos utilisateurs peuvent en témoigner (Airbus, CEA, France Télévision, Cosmed, APGP, Gouvernement mauritanien, etc.)

Que viendrait faire la facturation électronique dans ce paysage de documents internalisés ? quasiment rien ! Si ce n’est peut-être engranger les factures en tant que document numérique, mais sans exploiter leur contenu (calculs associés), ce qui relève du rôle du service comptable (interne ou externe) exploitant à cette fin des outils spécifiques (ERP).

Considérer la facturation électronique comme une fonction de la GED est donc de notre point de vue tout à fait  « à côté de la plaque », d’autant plus qu’elle induit un échange sécurisé entre une entreprise, ses clients, fournisseurs et partenaires, à l’instar de ce que propose Chorus Pro, par exemple, ce qui n’est pas, a priori, du ressort d’une GED interne."

Christophe Bouvier, Gérant de la société Osiged Intégrateur de la solution M-Files.

"Selon mon expérience, un projet de Gestion Électronique de Documents (GED) uniquement pour se mettre en conformité avecla facture électronique ne permet pas de tirer pleinement parti des avantages offerts par une GED complète.

4 avantages clés de la GED se démarquent :

1. Gestion globale des documents : La GED offre une approche globale pour gérer l'ensemble du cycle de vie des documents, de leur création, leur stockage, leur archivage jusqu'à leur suppression. Contrairement à la seule facturation électronique, une GED permet de gérer tous types de documents, tels que, par exemple, les contrats, les documents de qualité et les ressources humaines.

2. Centralisation des données : Une GED centralise les données dans un référentiel unique, facilitant l'accès et le partage entre collaborateurs. En revanche, la facturation électronique seule peut entraîner des systèmes de stockage disparates (silos documentaires) et des difficultés de recherche de documents.

3. Workflow : La GED permet de mettre en place des flux de travail et d'automatiser les processus de collaboration, d'autorisations, d'approbations et de révisions de documents. Elle offre ainsi la possibilité d'améliorer les processus de gestion documentaire au sein de l'entreprise. En ne considérant que la facturation électronique, on passe à côté de cette opportunité d'optimiser les processus internes.

4. Sécurité et conformité des données : Une GED permet la mise en place de sauvegardes, d'audits, de contrôles d'accès, offrant une meilleure protection des données sensibles. De plus, elle peut encrypter les données lors de leur transit entre le serveur et les postes de travail, assurant ainsi le respect du RGPD et d'autres normes. En négligeant l'aspect GED au profit de la facturation électronique, l'entreprise risque d'exposer ses documents à des vulnérabilités.

En considérant la GED dans sa globalité, les entreprises peuvent bénéficier d'une gestion documentaire efficace, d'une collaboration améliorée, d'une sécurisation des données et d'une meilleure productivité.

Que doit-on retenir ?