Pourquoi se diriger vers la dématérialisation RH ?

·      Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Selon l’archimag, la dématérialisation de documents permet de convertir vos documents papiers au format numérique, mais aussi à les créer de manière digitale directement via son SI (système d’information).

Ainsi, vous pouvez stocker et archiver vos documents en local ou dans un espace de stockage cloud.

Vous aurez deux types de documents RH dématérialisés :

• La dématérialisation native lorsque le document a directement été créé en version numérique.
• La dématérialisation à posteriori, pour l’exportation de vos fichiers papiers au format électronique.

Globalement, c’est la transition de vos fichiers papiers vers des documents exclusivement numériques.

·      Quels sont les avantages de la dématérialisation des ressources humaines ?

Le service RH regroupe de nombreuses tâches administratives nécessitant une multitude de fichiers : contrats de travail, recrutement, maladie, formations…

La dématérialisation RH vous permet de centraliser l’ensemble de vos documents de manière durable et sécurisée. Ainsi, vous regroupez dans un seul et même espace de stockage l’ensemble de vos ressources.

Avantage ?

-> Gain de temps et d’argent :

Vous ne perdez plus de temps à chercher vos documents, l’archivage est beaucoup plus facile, et vous gagnez de la place dans votre bureau !

Ainsi, vous pourrez retrouver et partager les informations de manière beaucoup plus efficiente et vous permettra de libérer du temps sur d’autres tâches (Et on sait que vous en avez besoin !).

De la même manière, nous vivons aujourd’hui la démocratisation du travail à distance. Cela sera donc bien plus pratique que de transporter tous vos documents !

Il faut également prendre en compte le fait que l’archivage papier et la réalisation de documents manuels ont un coût non négligeable au sein d’une entreprise. Les documents nécessitent de l’espace, l’achat de papier, coûts liés à l’impression, aux classeurs de rangements… En plus, vous participez au développement durable en diminuant votre empreinte carbone ! (Pensez RSE…)

Le fait d’avoir un espace numérique dédié aux ressources humaines de votre société, vous permet d’avoir un visuel vos infos salarié. Ainsi, vous pourrez voir l’ancienneté, les bulletins de salaires, ses demandes, son prochain entretien annuel…

Certaines solutions vous accompagnent davantage dans votre gestion administrative, comme la gestion de votre courrier. C’est-à-dire ? Vous pourrez effectuer des mises sous pli, envois recommandés avec accusés de réception (électroniques ou postaux), tout en effectuant un suivi de vos envois. Ainsi, vous aurez la certitude que vos documents sont bien arrivés à destination, et vous anticipez tout litige.

-> Améliorer sa marque employeur :

La marque employeur se développe grâce à vos employés. Globalement, c’est l’image que vous renvoyez en interne mais aussi à l’extérieur de votre entreprise.

En plus de faciliter le travail des ressources humaines, la dématérialisation RH sera aussi un atout considérable pour l’ensemble de collaborateurs. Pourquoi ?

Notre quotidien est maintenant lié à toute sorte de solutions numériques, qui nous donnent accès à toutes les informations dont nous avons besoin en seulement quelques clics. Ainsi, vous renforcez la fidélité de vos collaborateurs avec une solution pratique et performante.

Pourquoi ne pas mettre en place ce confort quotidien au sein de toute l’entreprise ?

Grâce à la dématérialisation RH, vous affichez une image moderne et dynamique dans l’air du temps. Vous améliorez les relations entre les différentes strates de votre entreprise !

-> Sécurisation de vos données :

Intégrer une solution de dématérialisation RH vous permet d’avoir une base de données qui répond aux normes en vigueur. Par exemple, le RGPD, sécurisation des données, mentions obligatoires, coffre-fort numérique, signature électronique… Vous pourrez également avoir une traçabilité de tous les documents numériques en cas de litige.

-> L’amélioration de votre logistique :

De plus, certaines solutions de dématérialisation de vos documents liés aux ressources humaines vous proposent cette dématérialisation à de nombreux processus RH internes à votre entreprise.

-> Que peut-on dématérialiser ?

Globalement, vous pourrez dématérialiser l’ensemble de vos documents liés aux ressources humaines ! Mais ce n’est pas tout. Ci-dessous, une liste exhaustive des documents que vous pourrez dématérialiser, mais aussi créer des workflows (l’automatisation de vos processus) :

Dématérialisation des bulletins de paie : ainsi, vous pouvez avoir des templates pré remplis avec les bonnes informations, pour chaque salarié. On dit donc adieu au bulletin de paie papier ! Ainsi, vos collaborateurs peuvent également avoir accès à leur fiche de paie dématérialisée directement via leur espace personnel

Signature électronique : la signature électronique est, depuis quelque temps, conforme à la loi. Grâce à cette fonctionnalité, vous gagnez un gain de temps considérable. Plus besoin de rendez-vous physique ! Vous pouvez directement envoyer le document à signer de manière numérique.

Dématérialisation des contrats de travail : vous pourrez enregistrer vos modèles de contrats, les remplir et les envoyer directement par mail !

Intégration et départ des collaborateurs : ces processus demandent une multitude de démarche administrative. Certains logiciels vous proposent de créer des workflows, des templates et même une automatisation de ces tâches répétitives.

Dématérialisation des processus de recrutement : comme l’intégration et le départ de collaborateur, le recrutement demande beaucoup de temps et de démarches. Ainsi, certaines solutions vous permettent de faire le « tri » des candidatures, de regrouper chaque demande, afin de simplifier ce processus.

Dématérialisation des notes de frais : les collaborateurs pourront directement faire leur demande via la solution. Ainsi, vous ne perdez plus de temps à regrouper les documents correspondants, sa note de frais sera directement associée à son compte.

Gestion des demandes comme les congés, formations, arrêts maladie : toutes les demandes réalisées en interne pourront être réalisées par les collaborateurs directement via votre solution. Certains logiciels, proposent même l’adaptation des emplois du temps en fonction des demandes. Ainsi, toutes les indisponibilités de vos salariées seront comptabilisées et adaptées directement via votre logiciel de paie.

Dématérialisation des entretiens annuels : tout l’historique de chaque entretien pourra être stocké sur votre solution de dématérialisation RH. Ainsi, vous pourrez suivre minutieusement chaque parcours au sein de l’entreprise. De plus, vos collaborateurs n’en seront que ravis !

·      Quelles solutions pour la dématérialisation RH ?

Skello : Une solution de GED pour les ressources humaines qui vous permet de construire vos plannings selon les disponibilités et les contraintes de chacun de vos collaborateurs. Vous aurez accès à une badgeuse, à l’automatisation de votre paie en comptabilisant chaque facteur (absence, congés, acomptes, heures supplémentaires, primes…)

Vous aurez accès à un espace d’archivage pour vos documents, à un espace employé, templates de documents RH, des alertes, des KPI’s, suivi des personnes en période d’essai…

La solution s’intègre avec 15 logiciels de paies recommandés comme Quadratus, Cegid, Sage…

Cette solution de dématérialisation RH vous propose 4 forfaits selon vos besoins.

Docaposte : c’est une solution qui vous accompagne dans votre transition numérique et mobile, et ainsi, accélérer votre croissance. Le logiciel adapte votre stratégie RH avec l’attraction et la gestion de vos talents, la fidélisation de vos collaborateurs, le respect des réglementations, analyse de vos KPI’s…

Docaposte vous accompagne également dans l’e-administration et la gestion de la relation client au sein de votre entreprise. Vous aurez également accès à la digitalisation de vos bulletins de paie, des processus d’évaluation, aux notes de frais et aux demandes des salariés…

Demat RH de Primobox : c’est une solution modulable pour votre gestion administrative RH et qui évolue en même temps que votre entreprise. La solution prend en compte les arrivées et les départs de vos collaborateurs tout en étant conforme aux réglementations en vigueur.

La solution vous propose également la simplification de vos processus liés aux ressources humaines. Ainsi, vous pourrez dématérialiser vos bulletins de paie, accéder à la signature électronique des contrats, archiver l’ensemble de vos échanges.

D’autres de ses fonctionnalités : collecte, traitement et envoi de vos documents, archivage sécurisé, des fiches employés sécurisées avec possibilité de les partager.

Cegid HR sprint : spécialisé pour la paie et l’administration des collaborateur pour les PME. Les données RH sont analysées afin d’obtenir une visibilité globale. Par exemple, vous pourrez suivre la masse salariale, la performance des salariés…

Ainsi, vous pourrez choisir les informations qui ont besoin d’être visibles par vos salariés et vous fluidifiez la communication entre les différents services. Vos données seront sécurisées dans un centre certifié. 3 grands axes font partie de cette solution : la paie et la gestion d’activité, la dématérialisation RH et l’épargne salariale.