Les logiciels indispensables pour l'événementiel en 2024

L’évènementiel est un secteur particulier dont la charge de travail immense et souvent sous-estimée par les clients.

De l’extérieur, on ne voit que la finalité, à savoir un moment qui en met plein les yeux. Mais si vous travaillez dans ce domaine vous n’êtes pas sans savoir que la quantité de travail à abattre pour un évènement réussi est immense. C’est ici que les logiciels dédiés à l’événementiel entrent en jeu.

Qu’est-ce qu’ils apportent et comment ils ont changé la façon de travailler des agences évènementielles ? Comment ils permettent de suivre l’évolution du secteur pour rester au top de leur forme ?

Pour répondre à ces questions, on a pu questionner des dirigeants de sociétés éditrices de solutions dédiées à l’évènementiel !
 

La place des logiciels dans l’évènementiel

Souvent, les entrants dans l’évènementiel se cantonnent à des outils basiques pour gérer leurs premiers clients. Excel, Google Sheets, Agenda et tout autre outil populaire sont utilisés pour gérer la phase commerciale (prospection, rendez-vous etc…). Mais aussi pour l’organisation en elle-même comme pour les réservations de lieux par exemple !

Bien que ces outils puissent offrir une porte d’entrée dans ce monde, vous n’êtes pas sans savoir qu’ils sont généralistes et par conséquent pas adaptés à 100% au monde de l’évènementiel.

   
Le problème ici, ce que même avec de l’expérience, les jadis débutants de l’évènementiel gardent tout de même ce mode de fonctionnement. Que ce soit par résistance au changement ou tout simplement par manque d’informations.

Mais que va apporter concrètement un logiciel dédié à l’évènementiel comparé à des logiciels grand public ?

Évidemment un logiciel de gestion permet de simplifier la vie de l’entreprise d’un point de vue opérationnel et commercial. Mais pas seulement ! Souvent les logiciels orientés évènementiel permettent d’aller plus loin.

Pour avoir une vision complète des changements que le logiciel peut apporter il faut considérer :

• Ce qu’apporte le logiciel en lui-même.
• Ce qu’apporte l’éditeur du logiciel.

En effet, les logiciels d’évènementiel ont des fonctionnalités en commun, mais surtout bon nombre de touches apportées par les éditeurs pour s’adapter au monde riche et varié de l’évènementiel. Une agence qui gère des événements sportifs ne va pas avoir les mêmes besoins qu'une agence corporate et vice-versa.

Quoi qu'il en soit, exit Excel et son quadrillage qui pique les yeux, les solutions ont permis de transformer et de centraliser la gestion de chaque étape de votre évènement. Tout est automatisé en cascade, ce qui permet de gagner un temps fou habituellement passé à actualiser le statut de vos lieux ou participants.

Par exemple, le logiciel va recueillir les inscriptions, gérer de potentielles listes, gérer l’agenda en fonction de cela, gérer les invitations (mail et SMS…), bref, vous voyez l’idée. La même chose s’applique aux lieux, au matériel, à l’hébergement etc.

Mais le plus ici, c’est le suivi marketing pré et post-évènement qui en découle et qui peut apporter de la valeur et qui peut servir de CRM ! Vous pouvez promouvoir en amont et engager de potentiels prospects une fois l’évènement terminé.

Ça, c'était pour l’outil en lui-même. De ce qui est de l’éditeur ce dernier va vous apporter un élément crucial : Son expertise !

Lorsque l’on se dirige vers ce type de logiciel, on est accompagné, entendus et compris.

Ce qui permet de : 

• Dépoussiérer les process qui peuvent avoir besoin d’un œil nouveau.
• Maîtriser le logiciel rapidement.
• Avoir des conseils dont ont pu bénéficier tous les autres clients avant vous.

Avec tout ça vous vous en doutez, plein de temps est libéré.

Côté travail, les agences peuvent plus se concentrer sur les détails importants et sur leurs, clients garants de la réussite de leur évènement. Mais aussi sur l’après évènement !

Maintenant, si vous êtes là vous vous demandez quels outils choisir concrètement.

Eh bien pour visualiser des solutions ou et ce que peuvent apporter les éditeurs, rien de mieux que le témoignage de ces derniers !

Temoignages

Inwink

"Inwink est une plateforme SaaS de marketing événementiel et communautaire. "Nous travaillons avec des organisations de tous les secteurs d'activité, privé ou public, intégrant une dimension événementielle dans leurs opérations marketing et communication externe. Notre mission est d'améliorer l'organisation de ces événements, de les industrialiser pour faire gagner du temps et de l'argent à nos clients, tout en les aidant à monétiser leurs événements grâce à divers modules activables. La valeur ajoutée de notre solution réside dans son approche « all in one ». En utilisant notre plateforme, nos clients évitent de jongler avec plusieurs outils, ce qui facilite l'adoption par les utilisateurs et limite les problèmes de compatibilité avec le reste de leur système d'information. De plus, notre module communautaire, lancé il y a deux ans, permet aux clients de continuer à engager leur audience une fois l'événement terminé. Cela transforme les événements en véritables outils pour bâtir des communautés sur le long terme, renforçant ainsi l'image de marque et les opportunités de business. Nos clients apprécient notre proximité et notre capacité à collecter des données précieuses pour eux. La collecte de données leur permet de ne pas voir l'événement comme une fin en soi, mais comme un moyen de construire une relation durable avec leur audience. Notre ADN est perçu comme étant centré sur l'innovation, la facilité d'utilisation et la construction de communautés fortes et engagées."

NETISSE

NETISSE, présenté par Nicolas Paris Chez NETISSE. "Notre mission est de simplifier le parcours des collaborateurs et des clients au sein des entreprises de toutes tailles, des PME aux grands comptes. Nous créons des interfaces digitales qui facilitent l'adaptation aux nouveaux modes de travail, comme avec notre solution de FLEX office. De plus, nos bornes d'accueil améliorent l'accueil et l'orientation des nouveaux arrivants, qu'ils soient collaborateurs ou clients. Enfin, notre application de gestion d'événements permet de réunir collaborateurs et clients lors d'événements, offrant des parcours enrichis et interactifs. Notre valeur ajoutée repose sur notre expertise en digitalisation des parcours collaborateur et client. Nos clients apprécient notre capacité à comprendre rapidement leurs besoins et à proposer des solutions innovantes. Ils valorisent également notre adaptabilité, qui nous permet de personnaliser nos solutions selon leurs besoins spécifiques, et notre évolutivité, grâce à laquelle nos logiciels évoluent constamment pour répondre aux demandes du marché. Notre engagement envers l'expérience client, l'adaptabilité et l'innovation continue font partie de notre identité. Nos clients reconnaissent notre capacité à les accompagner dans leurs projets de transformation en leur offrant des solutions sur mesure qui s'adaptent à leurs processus existants. Nous investissons en permanence dans la R&D pour intégrer les fonctionnalités attendues par le marché, assurant ainsi que nos produits restent à la pointe des besoins actuels et futurs."

En plus de ce que peut apporter un logiciel en termes d'efficacité, c'est ce qui l'entoure qui peut faire la différence. Que ce soit la digitalisation accrue, le suivi et l'accompagnement ou l'approche tout-en-un, tous ces éléments vont vous permettre de choisir la bonne solution !

Au final, prendre un logiciel dédié à l'évènementiel peut impacter bien plus que votre productivité. Cela peut provoquer des transformations profondes dans votre manière de travailler et d'être perçu par vos clients !