Les logiciels indispensables pour l'événementiel en 2024

L’évènementiel est un secteur particulier dont la charge de travail immense et souvent sous-estimée par les clients.

De l’extérieur, on ne voit que la finalité, à savoir un moment qui en met plein les yeux. Mais si vous travaillez dans ce domaine vous n’êtes pas sans savoir que la quantité de travail à abattre pour un évènement réussi est immense. C’est ici que les logiciels dédiés à l’événementiel entrent en jeu.

Qu’est-ce qu’ils apportent et comment ils ont changé la façon de travailler des agences évènementielles ? Comment ils permettent de suivre l’évolution du secteur pour rester au top de leur forme ?

Pour répondre à ces questions, on a pu questionner des dirigeants de sociétés éditrices de solutions dédiées à l’évènementiel !
 

La place des logiciels dans l’évènementiel

Souvent, les entrants dans l’évènementiel se cantonnent à des outils basiques pour gérer leurs premiers clients. Excel, Google Sheets, Agenda et tout autre outil populaire sont utilisés pour gérer la phase commerciale (prospection, rendez-vous etc…). Mais aussi pour l’organisation en elle-même comme pour les réservations de lieux par exemple !

Bien que ces outils puissent offrir une porte d’entrée dans ce monde, vous n’êtes pas sans savoir qu’ils sont généralistes et par conséquent pas adaptés à 100% au monde de l’évènementiel.

   
Le problème ici, ce que même avec de l’expérience, les jadis débutants de l’évènementiel gardent tout de même ce mode de fonctionnement. Que ce soit par résistance au changement ou tout simplement par manque d’informations.

Mais que va apporter concrètement un logiciel dédié à l’évènementiel comparé à des logiciels grand public ?

Évidemment un logiciel de gestion permet de simplifier la vie de l’entreprise d’un point de vue opérationnel et commercial. Mais pas seulement ! Souvent les logiciels orientés évènementiels permettent d’aller plus loin.

Pour avoir une vision complète des changements que le logiciel peut apporter il faut considérer :

• Ce qu’apporte le logiciel en lui-même.
• Ce qu’apporte l’éditeur du logiciel.

En effet, les logiciels d’évènementiel ont des fonctionnalités en commun, mais surtout bon nombre de touches apportées par les éditeurs pour s’adapter au monde riche et varié de l’évènementiel. Une agence qui gère des événements sportifs ne va pas avoir les mêmes besoins qu'une agence corporate et vice-versa.

Quoi qu'il en soit, exit Excel et son quadrillage qui pique les yeux, les solutions ont permis de transformer et de centraliser la gestion de chaque étape de votre évènement. Tout est automatisé en cascade, ce qui permet de gagner un temps fou habituellement passé à actualiser le statut de vos lieux ou participants.

Par exemple, le logiciel va recueillir les inscriptions, gérer de potentielles listes, gérer l’agenda en fonction de cela, gérer les invitations (mail et SMS…), bref, vous voyez l’idée. La même chose s’applique aux lieux, au matériel, à l’hébergement etc.

Mais le plus ici, c’est le suivi marketing pré et post-évènement qui en découle et qui peut apporter de la valeur et qui peut servir de CRM ! Vous pouvez promouvoir en amont et engager de potentiels prospects une fois l’évènement terminé.

Ça, c'était pour l’outil en lui-même. De ce qui est de l’éditeur ce dernier va vous apporter un élément crucial : Son expertise !

Lorsque l’on se dirige vers ce type de logiciel, on est accompagné, entendus et compris.

Ce qui permet de : 

• Dépoussiérer les process qui peuvent avoir besoin d’un œil nouveau.
• Maîtriser le logiciel rapidement.
• Avoir des conseils dont ont pu bénéficier tous les autres clients avant vous.

Avec tout ça, vous vous en doutez, plein de temps est libéré.

Côté travail, les agences ne peuvent plus se concentrer sur les détails importants et sur leurs clients garants de la réussite de leur évènement. Mais aussi sur l’après évènement !

Maintenant, si vous êtes là, vous vous demandez quels outils choisir concrètement.

Et bien pour visualiser des solutions et ce que peuvent apporter les éditeurs, rien de mieux que le témoignage de ces derniers !

Témoignages

PrezEvent

PrezEvent a débuté en aidant à organiser des assemblées générales, mais nous avons rapidement élargi notre champ d'action. L'événementiel ne se limite pas à la billetterie : il nécessite une gestion complète de l'expérience des participants, de l'invitation à la collecte des retours.

Notre force réside dans notre capacité à simplifier cette gestion. Par exemple, les participants n'ont pas besoin de créer de compte, ils reçoivent des liens uniques, rendant leur expérience fluide. De plus, nos solutions en marque blanche assurent une transparence totale pour nos clients. Sur place, nous nous distinguons par la gestion des imprévus, avec des badges créés en un instant grâce à des imprimantes dédiées. Cela garantit une exécution sans stress, même face à des urgences de dernière minute. Depuis la pandémie, la demande pour des solutions événementielles a explosé. Pour répondre aux besoins, nous lançons deux innovations majeures : un module pour gérer les assemblées générales et une IA générative capable de proposer des programmes personnalisés en fonction des préférences des participants.

Avec PrezEvent, les organisateurs peuvent se concentrer sur l'essentiel : créer des événements mémorables, en toute simplicité et avec une expertise de bout en bout.

Inwink

Inwink est une plateforme SaaS de marketing événementiel et communautaire. Nous travaillons avec des organisations de tous les secteurs d'activité, privé ou public, intégrant une dimension événementielle dans leurs opérations marketing et communication externe. Notre mission est d'améliorer l'organisation de ces événements, de les industrialiser pour faire gagner du temps et de l'argent à nos clients, tout en les aidant à monétiser leurs événements grâce à divers modules activables. La valeur ajoutée de notre solution réside dans son approche « all in one ».

En utilisant notre plateforme, nos clients évitent de jongler avec plusieurs outils, ce qui facilite l'adoption par les utilisateurs et limite les problèmes de compatibilité avec le reste de leur système d'information. De plus, notre module communautaire, lancé il y a deux ans, permet aux clients de continuer à engager leur audience une fois l'événement terminé. Cela transforme les événements en véritables outils pour bâtir des communautés sur le long terme, renforçant ainsi l'image de marque et les opportunités de business. Nos clients apprécient notre proximité et notre capacité à collecter des données précieuses pour eux. La collecte de données leur permet de ne pas voir l'événement comme une fin en soi, mais comme un moyen de construire une relation durable avec leur audience.

Notre ADN est perçu comme étant centré sur l'innovation, la facilité d'utilisation et la construction de communautés fortes et engagées.

Digifactory

Il y a près de 10 ans, nous avons eu l'opportunité d'exposer sur le salon Heavent, où nous avons rencontré les professionnels de l'événementiel, experts dans leur domaine, tels que traiteurs, loueurs de lieux, agences événementielles, de communication, ou d'audiovisuel. En tant que spécialistes des systèmes d'information et de la digitalisation, notre curiosité nous a poussé à explorer les outils utilisés par ces professionnels. Le constat a été clair et sans équivoque : les entreprises du secteur étaient sous-équipées, sans outil complet adapté aux enjeux de ces métiers.
Notre mission était alors claire : développer une solution complète et permettre à ces entreprises de mieux gérer leurs activités. Si vous ressentez un manque d'efficacité, si vous percevez un plafond de verre limitant votre croissance, ou si vous souhaitez éviter la multiplication des outils de gestion, la plateforme DigiFactory est faite pour vous.
Au cours de l'enrichissement de DigiFactory, en concertation avec les utilisateurs et les dirigeants, nous avons acquis une expertise concrète de ces métiers. Notre objectif est d'offrir la puissance d'un ERP complet aux entreprises de l'événementiel, qu'elles soient bien structurées ou aspirant à se développer.
Ce qui distingue DigiFactory, c'est notre recherche de l'efficacité, avec fluidité et facilité d'accès, tant pour les utilisateurs que financièrement. Nous comprenons que chaque entreprise évolue à son propre rythme, c'est pourquoi notre outil évolue en fonction de la progression de nos clients. Nous voulons être le partenaire de confiance qui accompagne votre croissance, qui vous donne la maîtrise totale de votre activité événementielle pour les années à venir.
Optez pour la puissance d'une solution pensée pour vous, par des professionnels qui comprennent vos défis et vos contraintes quotidiennes.

Convaincu ?

En plus de ce que peut apporter un logiciel en termes d'efficacité, c'est ce qui l'entoure qui peut faire la différence. Que ce soit la digitalisation accrue, le suivi et l'accompagnement ou l'approche tout-en-un, tous ces éléments vont vous permettre de choisir la bonne solution !

Au final, prendre un logiciel dédié à l'évènementiel peut impacter bien plus que votre productivité. Cela peut provoquer des transformations profondes dans votre manière de travailler et d'être perçu par vos clients !